Sommer 2022: 6 Aufgabenbereiche für den Kommunikations-Frühjahrsputz

26. Juni 2022

Eigentlich nutzt man ja gerne die Frühjahrszeit, um mal aufzuräumen, auszumisten und alles auf Vordermann zu bringen – den berühmten Frühjahrsputz!

Wir haben uns gedacht, dass eigentlich auch der Sommer eine ganz gute Zeit dafür ist – zumindest, wenn mal wieder das Sommerloch begonnen hat, nicht so viel los ist und dank Urlaubszeit auch nicht alle Vereinsmitglieder am Start sind.

Letztes Jahr haben wir euch Ideen für Soloaktivitäten mitgebracht, dieses Jahr könnt ihr eure Sommerzeit mit Aufräum-Aktivitäten verbringen. Und falls ihr kein Büro oder Clubhaus habt und jetzt denkt, ihr braucht keinen Putzlappen oder Besen zu schwingen… Wir meinen Aufräumen in eurer Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit!

🎧 Wenn ihr lieber hören als lesen wollt, findet ihr diesen Beitrag auch im Podcast.

Dafür schauen wir uns sechs verschiedene Bereiche an und haben jeweils 5 “Aufräum-Aufgaben”. Vielleicht möchtet ihr euch den Sommer über jede Woche eine Aufgabe vornehmen? Oder eine 30-Tage-Challenge daraus machen? Wir sind gespannt, welche Aha-Erlebnisse bei euch aus dem Entrümpeln und Neu-Ordnen entstehen!

Die sechs Bereiche:

  1. Website
  2. Social Media
  3. Projektmanagementsystem
  4. Kontakte
  5. Tools und Apps
  6. Prioritäten und To-Dos

Bereich 1: Website

  • Ist das Impressum korrekt? Das Impressum einer Website wird häufig aufgerufen, wenn man direkt sehen möchte, wer verantwortlich für einen Internetauftritt ist und wenn man direkt die Kontaktdaten wie Mailadresse oder Telefonnummer sucht. Geht sicher, dass alles aktuell ist! Manchmal vergisst man sowas z.B. nach Vorstandswahlen und im Worst Case steht dann dort jemand, der/die gar nicht mehr bei euch aktiv ist!
  • Könnt ihr euch noch mit der Über-uns-Seite identifizieren? Auch diese Seite wird sehr häufig aufgerufen und vermittelt Menschen, die euch noch nicht kennen, einen ersten Eindruck. Für potenzielle Mitglieder oder Sponsor*innen ist diese Seite also sehr wichtig! Ihr solltet sie regelmäßig überprüfen und ggf. anpassen.
  • Sind Team und Ansprechpartner*innen noch aktuell? In Vereinen ist es ganz normal, dass Posten neu besetzt werden und Leute mal mehr, mal weniger Verantwortung übernehmen. Dementsprechend solltet ihr aber schauen, ob eure Website noch den aktuellen Stand widerspiegelt und man je nach Anliegen bei der richtigen Person “landet”. Tipp: Erstellt nicht einfach nur ein 0-8-15-Kontaktformular, sondern leitet Interessierte direkt zur richtigen Person, am besten inkl. Namen und Foto. Wenn man weiß, bei wem eine Mail landet oder wer den Hörer abnimmt, ist die Verbindung größer (und damit Hürde geringer), als ein standartisiertes Kontaktformular abzuschicken oder eine Mail an info@ zu schreiben. Das macht euch mehr Arbeit bei der Websitepflege, kann aber die Rate und Qualität der Anfragen erhöhen. (Und Arbeit verringern, weil dann nicht eine Person den info@-Account verwalten und die Nachrichten jeweils weiterleiten muss!)
  • Könnt ihr den “News”-Bereich übersichtlicher gestalten? Viele Vereine nutzen einen Bereich auf der Website, wo sie unter dem Stichwort News, Aktuelles o.ä. aktuelle Nachrichten aus dem Verein veröffentlichen. Damit der Bereich für Besucher*innen wirklich hilfreich ist, sollte er aber nicht aus 200 News-Artikeln bestehen… Schaut also: könnt ihr irrelevante Meldungen löschen? Oder in ein Archiv überführen? Oder durch eine Tagging-Struktur übersichtlicher machen?
  • Lässt sich die Linkstruktur bzw. Menüstruktur der Website vereinfachen? Hier noch eine neue Seite mit Corona-Infos hinzugefügt, da eine Kategorie für das neue Angebot, und hier noch etwas verlinkt… Es braucht nicht viel, um das Menü einer Website so zu überfrachten, dass die Übersichtlichkeit verloren geht. Schaut mal genau hin, ob ihr auch bei eurem Menü ausmisten könnt. Seiten, die nicht so wichtig sind, dass sie ins Hauptmenü gehören, könnt ihr bestimmt an anderer Stelle unterbringen, z.B. im Footer oder in einem Widget in der Seitenleiste. Oder ihr schafft durch eine Menüstruktur mit mehreren Ebenen Ordnung.

Linktipps zum Thema Website:

Bereich 2: Social Media

  • Ist es Zeit, euer Profil zu aktualisieren? Bei den meisten Plattformen habt ihr nicht viel Platz für eine Profilbeschreibung und müsst euch kurz fassen! Außerdem könnt ihr bei vielen Plattformen nur einen Link setzen (vgl. Link in Bio) und bei Instagram gibt es zusätzlich die Story Highlights… Diesen Platz solltet ihr gut nutzen und daher die beste Beschreibung texten, um auf euch und aktuelle Angebote aufmerksam zu machen.
  • Könnt ihr alte Beiträge archivieren oder löschen? Nicht alle Beiträge sind noch relevant. Eine Info-Abend-Einladungen vom vorletzten Jahr oder Infos über Angebote, die gar nicht mehr gültig sind, könnt ihr mit gutem Gewissen löschen oder archivieren. (Bei letzterem wird der Beitrag unsichtbar geschaltet, aber ihr könnt ihn noch abrufen und ggf. wieder reaktivieren.)
  • Wem folgt ihr? Zu Überprüfen, wem man folgt, hilft, eure Social-Media-Erfahrung zu verbessern. Entfolgt Profilen, die euch nicht mehr interessieren, und folgt stattdessen Profilen, die frischen Wind in euren Feed bringen. (Tipp: wenn ihr nicht entfolgen wollt, euch aber auch die Beiträge nicht mehr interessieren, könnt ihr ein Profil auch stummschalten!)
  • Auf welchen (irrelevanten) Beiträgen seid ihr markiert? Wir haben in der Knigge-Folge schonmal darüber geschrieben, dass (leider!) manche Profile die Angewohnheit haben, andere auf Beiträgen zu markieren, um ihre Aufmerksamkeit zu erhaschen. Wir finden das eher nervig, aber naja… Das Problem ist, dass Markierungen ja auch von Außenstehenden genutzt werden, um ein Bild von euch zu bekommen. Wenn jetzt aber die Hälfte euer Markierungen nur Spam sind, ist das eine Chance für einen guten Eindruck, die verloren geht. Nutzt ruhig die Option, einen Tag zu entfernen oder schaut in die Einstellungen des jeweiligen Netzwerks, ob ihr die Option, dass Dritte euch markieren können, ganz deaktivieren könnt.
  • Möchtet ihr ungenutzte Accounts umnutzen oder löschen? Die schwierigste Social-Media-Frage zum Schluss! Wenn wir über Aufräumen sprechen, müssen wir natürlich auch über Accounts reden… Habt ihr noch eine brach liegende Facebookseite? Oder habt ihr mit TikTok angefangen und dann festgestellt, dass die Kurzvideos doch nichts für euch sind? Entweder ihr löscht die Accounts, oder ihr macht daraus etwas, was wir ein Visitenkarten-Profil nennen: Ihr packt die wichtigsten Infos drauf (wer seid ihr, was macht ihr, die ganzen W-Fragen halt – vgl. auch Basissatz und Basistext) und gebt dann einen Verweis, wie man euch besser erreichen kann, z.B. via Kontaktformular oder auf einem aktivieren Social-Media-Account.

Linktipps zum Thema Social Media:

Bereich 3: Projektmanagementsystem

  • Sind Dateien und Ablageorte geordnet? Wir kennen es alle, wenn man nach einer wichtigen Datei oder Info sucht, und die Zeit drängt. Nutzt die ruhige Sommerzeit, um mal die analogen und digitalen Ablagesysteme (z.B. Projektmanagementsysteme wie Trello, Notion, MS Teams und Co) aufzuräumen.
  • Warten Papiere darauf, digitalisiert zu werden? Sowohl bei Offiziellem (z.B. Behördenschreiben) als auch spontan entstandenen Notizen, Flipchart-Skizzen vom letzten Workshop und Co. gilt: Was nur an einem Ort in Papierform existiert, ist nicht zugänglich und droht verloren zu gehen. Der Sommer ist eine gute Gelegenheit, mal persönliche Notizen (z.B. im Notizbuch) und Zettel durchzugehen.
  • Können alte Chats oder Projekte archiviert werden? Für einen besseren Überblick bietet es sich an, ältere Sachen regelmäßig zu archivieren.
  • Habt ihr einen Überblick über Festplatten, Speicherorte, Cloud-Ordner und Co? Hoffentlich macht ihr regelmäßig Backups! Aber wo sind die gespeichert? Und was ist das für ein ominöser USB-Stick im Vereinsheim: Sind da Fotos vom Sommerfest drauf, oder was ganz anderes…?
  • Wer hat Berechtigungen für was? Fluktuation im Verein ist normal. Nicht immer geht aber das Off-Boarding komplett und geordnet von Statten. Deshalb haben manchmal noch Ex-Mitglieder der Organisation Zugriff auf gemeinsame Arbeitsplätze, Systeme, Apps oder auch Social-Media-Accounts. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um nicht mehr benötigte Zugriffe zu entfernen.

Linktipps zum Thema Projektmanagementsystem:

Bereich 4: Kontakte

  • Habt ihr ein CRM-System oder legt ihr eins an? Größere Organisationen arbeiten mit einem Customer-Relationship-Management-Tool, um Kontakte zu systematisieren.
  • Bei wem solltet ihr euch mal wieder melden? Gute Beziehungen sind super hilfreich für die Öffentlichkeitsarbeit und Vereinsarbeit. Doch manchmal schlafen Kontakte ein. Macht euch doch mal eine Liste, bei wem ihr euch mal wieder melden könntet – und vielleicht fällt euch auch ein passender Anlass ein? Z.B. ein Geburtstag oder ein Jubiläum der Zusammenarbeit?
  • Was ist der beste Weg, um mit dieser Person oder Gruppe in Kontakt zu bleiben? Eine Mail? Ein Telefonat? Eine Postkarte aus dem Urlaub?
  • Könnt ihr inaktive Kontakte auf eurer E-Mail-Liste entfernen? Es ist ganz normal, dass nicht alle eure Abonnent*innen super aktiv sind. Manchmal verliert man das Interesse am Thema, manchmal nutzt man den Account gar nicht mehr… Sprich: Es ist normal, dass ihr inaktive Kontakte in eurer Liste habt. Entfert sie oder versendet eine letzte Reaktivierungs-Kampagne.
  • Könnt ihr eure E-Mail-Kontakte smart gruppieren oder segmentieren? Nicht alle eure Newsletter-Kontakte haben die gleichen Interessen. Mit einer Umfrage oder anderen Segmentierungsmöglichkeiten könnt ihr sie besser einteilen und in Folge passendere Mails versenden!

Linktipps zum Thema Kontakte:

Bereich 5: Tools und Apps

  • Welche Apps brauchen wir überhaupt – und welche können wir kündigen? Gerade bei Abonnements kann es sich schnell lohnen, hier und da ein paar Euro zu sparen oder auf einen kleineren Plan downzugraden.
  • Können Prozesse verschlankt werden? Bestimmt habt ihr wiederkehrende Aufgaben im Verein (z.B. einmal im Monat den Newsletter schreiben oder einmal im Quartal die Umsatzsteuervoranmeldung machen). Habt ihr diese Prozesse schonmal visualisiert und aufgeschrieben? Wer macht was, welche Tools kommen zum Einsatz, und kann man das einfacher gestalten?
  • Kann man innerhalb der Tools Ordnung schaffen? Auch in vielen Tools hat man die Möglichkeit, Dateien hochzuladen oder anzulegen. Habt ihr noch die Übersicht über eure Social-Media-Templates in Canva oder verschiedene Formulare im Umfragetool? Bringt Ordnung rein und löscht, was ihr nicht mehr braucht!
  • Ist euer Wissensmanagement aktuell? Prozesse, Tutorials, Checklisten, Linktipps und Co: Überprüft, ob in den letzten Monaten etwas dazugekommen ist, für das ihr euer Wissensmanagement aktualisieren könnt.
  • Wer hat Zugangsdaten zu welchen Apps? Wie auch beim Projektmanagementsystem gilt hier: Wer hat eigentlich das Passwort für diese oder jene Anwendung? Regelmäßig neue, sichere Passwörter zu vergeben ist nie verkehrt!

Linktipps zum Thema Tools und Apps:

Bereich 6: Prioritäten und To-Dos

  • Wie sieht aktuell eure Vision aus? Es ist grundsätzlich keine schlechte Idee, sich regelmäßig auf die Vision des Engagements zurückzubesinnen. Vielleicht habt ihr Lust, daraus eine kleine Gruppenübung oder einen Workshop zu machen und gemeinsam ein Vision Board für euren Verein zu gestalten?
  • Welche To-Dos wurden verschleppt? Das Jahr ist schon halb rum. Eine gute Gelegenheit, mal zu schauen, welche To-Dos in letzter Zeit immer wieder verschoben statt erledigt worden sind. Woran liegt’s? Was braucht ihr, um die To-Do endlich abhaken zu können? Oder könnt ihr die Entscheidung treffen, das Projekt doch nicht anzugehen?
  • Was müsste man mal machen? Kennt ihr das, diese “man müsste mal…”-Ideen? Jetzt in der Sommerpause ist doch die perfekte Gelegenheit, die mal genauer unter die Lupe zu nehmen und entweder direkt umzusetzen, für später einzuplanen oder endgültig zu streichen!
  • Welche To-Do ist beim Aufräumen aufgekommen? Beim Ausmisten der fünf vorherigen Bereiche hat sich bestimmt die ein oder andere Sache ergeben, die ihr noch in Angriff nehmen wollt. Erstellt eine Liste und verteilt die Aufgaben.
  • Wie sehen eure Prioritäten und euer Zeitplan für den Rest des Jahres aus? Damit ihr sofort gut weiterarbeiten könnt, wenn das Sommerloch vorbei ist, alle Teammitglieder aus dem Urlaub zurück sind und alle anderen Projekte und Aktionen auch wieder in den Startlöchern stehen, solltet ihr euch jetzt Zeit nehmen, den Plan für Q3 und Q4 zu schreiben!

Linktipps zum Thema Prioritäten und To-Dos:

Wir hoffen, es kribbelt euch jetzt schon in den Fingern, die ein oder andere Aufräum-Aufgabe anzugehen! Wenn ihr dazu Anmerkungen habt, weitere Frühjahrs-, äh, Sommerputztipps teilen möchtet oder von euren Erfahrungen berichten, schreibt uns gern bei Instagram eine DM oder einen Kommentar unter dem Post zu dieser Folge.

Wir hören uns im September wieder!

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