Digitale Öffentlichkeitsarbeit: Wie Vereine in der Coronakrise sichtbar bleiben

Die Coronakrise hat bei vielen Vereinen, Hochschulgruppen und sozialen Organisation den Alltag ganz schön durcheinandergewirbelt. Vereinstreffen finden jetzt online statt, geplante Veranstaltungen fallen aus oder wurden verschoben, der Jahresplan 2020 ist für die Katz.

Hinweis: Dieser Beitrag ist auch als Podcast erschienen!

Was hat Corona für euch verändert?

Bevor wir mit unseren Öffentlichkeitsarbeits-Tipps loslegen, möchten wir euch bitten, dass ihr mal überlegt und auflistet, wie genau eure Vereinsarbeit durch die Coronakrise beeinflusst/gestört wird. Hier ein paar Beispiele:

Gemeinsame Veranstaltungen können nicht mehr stattfinden: „Wir waren gerade mitten in den Proben für unsere Aufführung. Die liegt jetzt erstmal auf Eis.“
Fundraising-Probleme: „Unser jährliches Tierheim-Fest mussten wir leider absagen. Das Fest war immer ein wichtiger Teil unserer Fundraising-Strategie. Wahrscheinlich können wir jetzt nicht wie geplant das Katzenhaus erweitern.“
Probleme, die Zielgruppe zu erreichen: „Unsere Mitglieder sind nicht so technik-affin. Wir haben Angst, dass sie an einem digitalen Treffen nicht teilnehmen würden.“
Verschiebung des Tätigkeitsschwerpunkts: „Normalerweise unterstützen wir mit unserer Arbeit ein Schulprojekt in Bolivien. Aktuell fließen die Gelder in die Beschaffung von Hygienematerial vor Ort.“
Erschwerte Teammeetings: „Normal treffen wir uns jeden Montagabend nach der Uni. Wegen der Online-Vorlesungen ist unser Stundenplan verschoben und wir können nicht mehr so einfach einen gemeinsamen Termin finden.“
Eure Aktivität konnte sich relativ problemlos ins Digitale verlegen: „Unsere Lese- und Diskussionsrunden klappen online überraschend gut!“
Es ändert sich eigentlich nichts: „Unsere Vereinstreffen fanden eh schon über Videokonferenz statt, seit Gisela in eine andere Stadt gezogen ist. Wir sind es schon gewohnt, zusammenzuarbeiten, ohne am gleichen Tisch zu sitzen.“

Was ist es bei euch? Einer dieser Aspekte, oder etwas ganz anderes? Egal, was es ist – kommuniziert es! Selbst wenn sich nicht viel bei euch ändert – lasst von euch hören und gebt ein Update!

Für stark betroffene Vereine lohnt es sich, eine FAQ-Liste zu erstellen: Der Sportverein kann keine Kurse mehr anbieten – wie kann ich fit bleiben? Das Konzert wurde abgesagt – werden die Tickets erstattet? Die FAQs sorgen dafür, dass ihr immer einheitliche Antworten auf die Fragen gebt bzw. proaktiv kommuniziert.

Mit Digitaler Öffentlichkeitsarbeit trotzdem sichtbar bleiben

Auch, wenn die Tür zu eurem Vereinsheim erstmal verschlossen bleibt: ihr als Verein solltet trotzdem nicht aufhören, von euch zu erzählen. Wir schreiben euch dafür drei Aufgaben auf eure To-Do-Liste:

To-Do 1: Website aktualisieren

Eure Website ist die erste Anlaufstelle für bestehende Mitglieder und Leute, die gerade erst von euch erfahren haben gleichermaßen. Deshalb solltet ihr (a) eure Website grundsätzlich übersichtlich, informativ und aktuell halten und (b) die aktuellen Corona-Infos aus dem vorherigen Abschnitt dort unterbringen.

Punkte, auf die ihr bei eurer Website achten solltet:

Übersichtlichkeit und erster Eindruck
W-Fragen: Wer, Was, Warum, Wozu, Wie, Wo, Wann?
Engagement: Was bietet ihr? Was sucht ihr?
Kontaktmöglichkeit und Ansprechpartner*innen
Fotos: Was sieht man auf den ersten Fotos? Sieht man Menschen?
Aktualität: Von wann sind die letzten Beiträge?
Datenschutz und Impressum – alles aktuell?

Tipp: Das beste Feedback bekommt ihr von außen. Sucht euch eine Person, die nicht Mitglied im Verein ist und selten oder noch nie eure Website besucht hat. Nur dann seht ihr, ob sie im Menü wirklich den richtigen Punkt findet und wie sie sich auf der Website bewegt.

To-Do 2: ein digitales Event planen

Wir wissen nicht, wie lange es noch dauert, bis die Hygienemaßnahmen noch bestehen müssen. Deshalb solltet ihr auf keinen Fall die Coronakrise einfach aussitzen und euch darauf verlassen, dass eure abgesagten Veranstaltungen schon bald wieder stattfinden können.

Stattdessen solltet ihr euch überlegen, wie ihr mit Hilfe eines digitalen Events auf eure Vereinsziele hinarbeiten könnt. Soll es eine Veranstaltung für bestehende Mitglieder sein, oder wollt ihr dadurch mit neuen Leuten in Kontakt kommen? Ist es euch wichtig, Informationen zu verbreiten oder wollt ihr den Leuten eine gute Zeit geben?

Je nachdem gibt es viele verschiedene Möglichkeiten für digitale Events:

Vorträge, Infoabende oder Diskussionsrunden als Webinar (Beispiel: Die Selbsthilfegruppe lädt einen Arzt für einen Vortrag über die optimale Ernährung bei Gicht ein)
Online-Workshops oder „mach es mit uns“-Livestreams. (Beispiel: Der portugiesische Kulturverein backt Pasteis de Nata im Facebook-Livestream)
Konzerte und Kultur per Livestream. (Beispiel: Der Literaturzirkel trägt selbstgeschriebene Gedichte vor)
Fachtage oder Online-Konferenzen, bei denen über den Tag verteilt verschiedene Angebote stattfinden. (Beispiel: Don’t cancel go digital Online-Summit über Digitalisierungsmöglichkeiten für Selbstständige)
Kreative Online-Formate, z.B. virtuelle Jahrbücher, Zoom-Speeddating oder andere lustige Formate

Denkt dran: ihr könnt mit eurem digitalen Event auch erstmal klein starten! Nehmt zum Beispiel ein bestehendes Konzept für einen Infoabend oder einen Kurzworkshop und übertragt es auf „online“.

To-Do 3: Social-Media-Strategie anpassen

Weder „Business as usual“ noch Funkstille sind professionell. Wenn ihr fröhlich eure vorgeplanten Beiträge postet, kommt ihr schnell als unsensibel oder ignorant rüber. Wenn ihr gar nichts mehr von euch hören lasst, wissen Außenstehende nicht, dass eure Vereinsaktivitäten weitergehen.

Hier ein paar Anregungen, was ihr aktuell auf Social Media posten könnt:

Corona-Updates: Wie geht’s euch, was ändert sich, was plant ihr? Haltet die Leute auf dem Laufenden!
Habt ihr ältere Inhalte, die zur aktuellen Situation passen? Wir haben zum Beispiel unsere Tipps für Livestreams und Webinare nochmal entstaubt und herausgekramt.
Zeigt behind the scenes, was ihr gerade macht. Vereinssitzung aus dem Homeoffice? Planung eines ersten Online-Workshops? Nehmt uns mit!
und natürlich: Teaser und Einladungen für euer digitales Event!

Fazit: Digitale Öffentlichkeitsarbeit macht sich – wie reguläre Öffentlichkeitsarbeit auch – nicht von alleine. Ihr müsst ein bisschen Zeit und Hirnschmalz hineinstecken, eure Kommunikation anzupassen. Das lohnt sich aber, um bestehende Mitglieder und Kontakte auf dem Laufenden zu halten und weiterhin auf eure Vereinsziele hinzuarbeiten.