Vollständiger Redaktionsplan für den Verein – in 10 Schritten

“Was wollten wir am Wochenende nochmal auf Facebook posten? Und wann ist der letzte Blogpost erschienen…?”

Vereine nutzen meist mehrere mediale Kanäle, über die sie mit der Öffentlichkeit kommunizieren, News mitteilen und ihre Botschaft verbreiten. Dabei ist es wichtig, den Überblick zu behalten und die Kanäle regelmäßig zu nutzen.

Verliert man die Übersicht über diese Kanäle, können….

• Neuigkeiten nicht mehr verbreitet werden
• Fans den Verein “vergessen”
• potentielle SpenderInnen den Eindruck bekommen, der Verein sei inaktiv
• Stress und Zeitdruck aufkommen: “Oh nein, wir müssen dringend etwas bei Facebook posten! Aber was?!”
• uneinheitliche Text- und Bildsprachen auf den unterschiedlichen Kanälen entstehen

Es ist daher wichtig, sich ein System zu entwickeln, mit dem die zukünftige Kommunikation des Vereins geplant und vereinfacht werden kann. In diesem Artikel zeigen wir euch, wie ihr in 10 Schritten einen umfassenden Redaktionsplan für alle eure Kanäle erstellen könnt. Dabei ist es egal, was ihr alles benutzt:

• Blog/News auf der Website
• E-Mail-Newsletter
• Facebook-Seite
• Twitter, Instagram oder andere soziale Netzwerke
• Podcast, Vlog
• Offline-Medien (z.B. Postkarte, Rundbrief)
• …

Ihr könnt alle Kanäle, die ihr nutzt, in diesem einen Plan kombinieren!

Redaktionsplan – muss das sein?

Zunächst einmal denkt ihr vielleicht, dass ein Redaktionsplan für euren Verein nur zusätzliche Arbeit bedeutet und für eine kleine Organisation gar nicht notwendig ist.

Wir empfehlen euch dennoch, das Thema ernst zu nehmen und dem Redaktionsplan eine Chance zu geben. Ihr verhindert damit unprofessionelles Auftreten (“Eine Hand weiß nicht, was die andere tut”) und könnt die Öffentlichkeitsarbeit innerhalb eurer Gruppe fairer aufteilen.

Noch eine kleine Warnung vorweg: Dieser Guide ist zugegebenermaßen sehr umfangreich… Dafür muss er auch nicht jeden Monat komplett gemacht werden. 🙂

So funktioniert diese Anleitung

Das Grundprinzip für einen Redaktionsplan sieht so aus: Kommunikationsanlässe finden; Details planen; Aufgaben verteilen; Produktion durchführen; auswerten.

Wenn ihr diese zehn Schritte befolgt, legt ihr eine solide Basis für die nächsten Monate. Wir empfehlen euch, eine Partypizza zu bestellen und einen Abend mit Brainstorming zu verbringen. Sammelt Formate und Ideen; Entwickelt MindMaps auf Flipchartpapier; Füllt eure Notizbücher oder Google Docs mit Ideen.

Langfristig könnt ihr euren Redaktionsplan entweder auf Papier oder mit digitalen Tools führen. Am Ende des Artikels findet ihr zwei Videotutorials dafür.

Sobald ihr eine ausgearbeitete Kommunikationsstrategie habt, müsst ihr für die Monatsplanung nur noch alle paar Wochen die mittleren Schritte dieses Guides durchführen. Klingt gut? Dann geht’s jetzt los! Happy planning!

Schritt 1: Relevante Termine und Feiertage recherchieren

So, beginnen wir mit Schritt 1!Als erstes recherchiert ihr alle Feiertage, Gedenktage, Aktionstage oder Spaßtage, die etwas mit eurem Vereinsthema zu tun haben. Der Tag des Hundes ist also ein super Termin für einen Tierschutzverein, nicht jedoch für einen Buchclub. (Außer ihr wollt an dem Tag ein Hundebuch vorstellen…)

Für eine NGO in der Entwicklungszusammenarbeit könnte der Unabhängigkeitstag eines Landes, in dem die NGO aktiv ist, relevant sein. Für die Freiwillige Feuerwehr ist der 11. Februar, der Europäische Tag des Notrufs 112, wichtig. (Und das ist mein Geburtstag ;))

Für eure Recherche könnt ihr zum Beispiel die folgenden Seiten nutzen

• www.kuriose-feiertage.de/kalender
• www.kleiner-kalender.de
• Wikipedia: Liste von Gedenk- und Aktionstagen
• Tipp: Wir erstellen jedes Jahr eine Vorlage mit Kommunikationsanlässen, die besonders gut zu Vereinen und sozialen Organisationen passen. Klicke hier, um die aktuelle Vorlage zu finden.

Natürlich können auch “normale” Feiertage, z.B. Weihnachten oder Ostern, relevant für euren Verein sein. Wie wäre es mit Ostergrüßen oder einem Adventskalender?

Euer Ziel ist, Kommunikationsanlässe zu finden, die zum Vereinsthema passen. Für euren Kalender müsst ihr also nicht alles übernehmen, sondern nur das, was gut passt.

Schritt 2: Vereinstermine recherchieren

Nach den allgemeinen Terminen füllt ihr euren Kalender als nächstes mit den Terminen des Vereins.

Dazu gehören…

• konkrete Tage und Events (z.B. Sommerfest, Wahl des neuen Vorstands)
• Phasen der Vereinsarbeit (z.B. Sommerpause, Anwerbephase)
• Jubiläen (z.B. heute vor einem Jahr haben wir das Vereinsheim eingeweiht)

Überlegt dabei: was könnt ihr an dem Tag kommunizieren? Möglicherweise bietet ein Termin sogar mehrere Kommunikationsanlässe.

Beispiele:

• Feiertag: Grüße am jeweiligen Tag
• (öffentliches) Event: Vorher Einladung(en), Live-Berichterstattung beim Event, Nachberichterstattung
• Bei internem Event: später Bericht/Fotos

Fragt euch dabei: Was muss dafür frühzeitig bedacht werden? Event-Einladungen müssen etwa schon einige Wochen vor dem eigentlichen Termin vorbereitet werden. Notiert euch das für euren Produktionsplan.

So, nach diesen beiden Schritten haben wir unseren Redaktionsplan mit den fixen Terminen bestückt. Jetzt müssen wir das mit unserer “normalen” Kommunikation auffüllen.

Tipp: Ihr könnt euch diese Termine in eine Liste schreiben, oder ihr nutzt gleich einen Blanko-Monatskalender. (Druckvorlage DIN A4 als PDF herunterladen)

Schritt 3: Content-Formate

Was ist die “normale” Kommunikation? Das, was ihr auch ohne externe Anlässe auf euren Kanälen postet! Zum Beispiel…

• Blogposts, Podcast-Folgen oder Youtube-Videos
• Posts bei Facebook, Twitter, Instagram, …
• E-Mail-Newsletter, WhatsApp-Broadcast, …

Wir gehen jetzt mal davon aus, dass ihr eure Kanäle schon fest- und angelegt habt. Wenn nicht, solltet ihr einen Blick in unseren Kurs “Öffentlichkeitsarbeit” werfen.

Innerhalb dieser Kanäle könnt ihr Formate entwickeln: Was posten? Wie oft? Welche Medien? …   Zum Beispiel könntet ihr einmal pro Woche jemanden von eurem Team bei Facebook vorstellen, jeden zweiten Tag ein Behind-The-Scenes-Foto auf Instagram posten und einmal pro Monat ein Erklärvideo auf YouTube hochladen.

Tragt eure Formate in euren Redaktionsplan ein. Dabei muss noch nicht geklärt sein, was genau ihr macht – also welches Mitglied ihr vorstellt oder zu welchem Thema das Erklärvideo sein soll. Das machen wir im nächsten Schritt!

Schritt 4: Ideen sammeln

Im Idealfall habt ihr schon einen Grundstock an Ideen für die einzelnen Formate. Falls eure Ideen-Schublade (oder Mindmap, oder Google Doc, …) überquillt, könnt ihr direkt zum 5. Schritt weitergehen.

Wenn nicht, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um Ideen für die konkrete Umsetzung eurer Formate zu sammeln. In manchen Fällen ist das ganz einfach, zum Beispiel bei der Mitgliedervorstellung – geht einfach reihum euer Team durch.

Für andere Formate müsst ihr ein wenig brainstormen:

• Welche inspirierenden Zitate können wir teilen?
• Wen könnten wir im Podcast oder Blog interviewen?
• Zu welchen Themen können wir Blogposts schreiben oder Videos drehen?

Am besten sammelt ihr die Ideen erstmal in einer offenen Brainstorming-Session. Die Auswahl erfolgt erst danach. Vielleicht habt ihr auf ein bestimmtes Thema besonders viel Lust, während sich ein anderes später als nicht mehr so passend herausstellt?

Speichert eure Ideen auf jeden Fall für die Zukunft! Geeignete Tools sind analoge oder digitale Mindmaps, analoge oder digitale Notizbücher, Tools wie Trello oder Notion oder einfach eine Excel-Liste. Aus einer gefüllten Ideenliste könnt ihr monatelang schöpfen!

Schritt 5: Postings auswählen

Aus euren “leeren” Format-Ideen im Redaktionsplan macht ihr jetzt konkrete Planungen. Wählt aus, welche Themen ihr in den nächsten Wochen ausarbeiten wollt. Ihr könnt euch dabei an den Nachrichtenwertfaktoren orientieren. (Eine Auffrischung, was das ist, findet ihr im Kurs Pressearbeit)

Alternativ könnt ihr euch einfach fragen, was jeweils zur Saison passt. Angenommen, ihr seid eine Vegane Hochschulgruppe und wollt euren KommilitonInnen einfache und leckere Rezepte vorstellen. Dann wäre es wohl besser, die Kürbisrezepte im Herbst statt im Frühjahr zu teilen.

Vermerkt in eurem Redaktionsplan also nun die konkreten Themen. Mehr Details planen wir im nächsten Schritt:

Schritt 6: Kanal, Inhalt, Datum und Zuständigkeit festlegen

Wenn ihr euch entschieden habt, was ihr an welchem Tag posten wollt, müsst ihr nun die Details festlegen. “Große” Kanäle wie ein Blog brauchen dabei natürlich mehr Aufmerksamkeit als die Planung eines Tweets.

(Achja: Jetzt ist die Zeit, eure Formate auf feste Tage festzulegen, falls ihr das noch nicht gemacht habt.)

Ansonsten müsst ihr noch klären:

• Zuständigkeiten: Wer schreibt/erstellt dieses Posting? (Bei größeren Projekten: Wer fotografiert? Wer bearbeitet?)
• Inhalt: Was gehört in dieses Posting? (Sammelt Stichpunkte/Links. Habt ihr eine Vorlage für dieses Format?)
• Deadline: Welche Termine gibt es für dieses Posting? Für Interviews müsst ihr zum Beispiel einen Gesprächstermin ausmachen, bei längeren Blogposts eine Korrekturschleife einbauen

Wenn ihr Trello oder ein anderes digitales System benutzt, könnt ihr jetzt euren Text (z.B. in Google Drive oder Dropbox) direkt verknüpfen!

Schritt 7: Übersicht verschaffen und Lücken mit Content füllen

So, euer Redaktionsplan sollte jetzt schon ziemlich gut gefüllt sein. In diesem Schritt verschafft ihr euch einen Überblick über den aktuellen Stand.

• Gibt es vielleicht Tage, an denen mehrere Postings zusammenfallen?
• Gibt es Lücken?
• Ausgehend von den fixen Terminen aus den ersten beiden Schritten: Solltet ihr ein paar flexible Termine verschieben, um den Redaktionsplan zu optimieren?

Denkt an das “Content Curation”-Prinzip. Nicht jeder Post, den ihr in Sozialen Netzwerken absetzt, muss von euch selber erstellt worden sein. Teilt interessante, inspirierende, hilfreiche oder lustige Post von anderen Vereinen oder Organisationen aus eurem Themenfeld.

Richtet eine Sammelstelle ein, in der jedes Vereinsmitglied coole Posts speichern kann, z.B. ein Google Doc oder eine Trello-Liste. Wenn ihr euren Redaktionsplan im Detail füllt, könnt ihr euch an diesem Speicher bedienen.

Auf Facebook, Twitter und Co könnt ihr die Posts anderer Accounts direkt teilen. Bei Instagram könnt ihr Fotos reposten. Und auch auf Blogs könnt ihr euch dieses Prinzip zu Nutze machen. Beachtet dabei aber auf jeden Fall die Urheberrechte! Lustige Tweets oder schöne Instagram-Bilder solltet ihr nicht kopieren und abspeichern, sondern einbetten.

Erstellt Blogposts oder Podcastepisoden, in denen ihr eure Empfehlungen teilt. Wie wäre es mal mit euren 10 Lieblingsblogs, 5 Varianten für Kürbisrezepte oder 3 Artikel, die euch dieses Jahr inspiriert haben? Solche Posts zu erstellen geht meist sogar schneller, als eigene Inhalte zu entwickeln.

Wenn euer Redaktionsplan für die nächsten Wochen fertig ist, könnt ihr mit dem Produzieren anfangen. Macht Termine mit euren Interviewpartnern aus, schreibt Blogpost und bereitet Grafiken für Social Media vor.

Schritt 8: Produktionsstatus überwachen

Eure Termine sind jetzt im Redaktionsplan – super! Aber sie produzieren sich nicht von alleine. Deshalb müsst ihr das ganze auch kontrollieren:

• Was muss gemacht werden?
• Was ist schon fertig?
• Wurde es schon kontrolliert?
• Ist noch etwas neues dazwischen gekommen, zum Beispiel eine Eilmeldung?

Nutzt das Vier-Augen-Prinzip: Lasst stets jemanden Korrektur lesen, bevor etwas veröffentlicht wird. Haltet nicht nur nach Rechtschreibfehlern Ausschau, sondern prüft auch:  Passt das zum Ton oder zur Stimme des Vereins?

Ein weiterer wichtiger Punkt: Funktioniert die Aufgabenteilung? Ihr wollt euren Redaktionsplan nachhaltig gestalten. Das funktioniert nicht, wenn ihr euch dauerhaft überarbeitet, oder die beteiligten Personen mit ihren Aufgaben unzufrieden sind. Schaut also: Sind die Zuständigkeiten gut geklärt? Geht es fair zu? Oder bleibt all die Arbeit an einer Person kleben? Wenn ja: Optimiert euren Prozess!

Schritt 9: Vorlagen nutzen

Langfristig solltet ihr euch für wiederkehrende Formate Vorlagen anlegen. Das hat zwei Ziele:

a) Routine reinbringen -> gut für die Leserschaft und Algorithmen
b) Zeit sparen -> mehr Zeit für andere Aufgaben (Öffentlichkeitsarbeit soll nicht nervig sein!)

Das gehört zu Vorlagen:

• Veröffentlichungsplan
• gute Ideen abspeichern
• Formatvorlagen nutzen
• für Grafiken etc. änderbare Vorlagen anlegen (Photoshop: .psd)
• Best Practice (was ist gut beim Publikum angekommen?)
• Größere Projekte (z.B. Adventskalender, wie wird das geplant? Was muss man beachten? Wie kann man sich die Arbeit beim nächsten Mal/im nächsten Jahr vereinfachen?)
• Workflow für größere Prozesse (Beispiel: Podcast – Vorbereitung, Aufnahme, Schnitt, Shownotes….)

Schritt 10: Plan auswerten und optimieren

Alle paar Wochen solltet ihr euch Zeit nehmen, den Plan und eure Kommunikationsstrategie zu reflektieren. Im Idealfall habt ihr euch bereits vorher Ziele und Meilensteine/Etappenziele gesetzt. Dann könnt ihr jetzt prüfen, ob ihr sie erreicht habt.

Nutzt die Statistikfunktionen der verschiedenen Plattformen. Ihr könnt verschiedene Zahlen auswerten, zum Beispiel…

• Kommen auf Facebook Fotos oder Videos besser an?
• welche Überschriften werden geklickt?
• zu welcher Zeit sollen wir ein Foto oder Video veröffentlichen?
• Bei welchem Instagram-Post haben wir viele Kommentare bekommen?
• Welcher Post wurde oft geteilt?
• …

Auch individuelles Feedback, das ihr zum Beispiel als Blog-Kommentar oder Instagram Direct Message erhaltet, solltet ihr speichern und berücksichtigen.

Geschafft! Jetzt habt ihr die zehn Schritte kennengelernt. Die ersten beiden müsst ihr im besten Fall nur ein Mal pro Jahr machen; ein Ideen-Brainstorm und eine Auswertung könnt ihr einmal pro Quartal einplanen.

Für die konkrete Planung empfehlen wir euch Zeiträume von vier bis acht Wochen. Dafür wiederholt ihr dann die Schritte 5 bis 8. Mit unserer Checkliste (Download) könnt ihr eure ersten Redaktionsplan-Sessions begleiten.

Plant ihr lieber auf Papier oder digital? Wir haben auf jeden Fall Tutorials für beide Varianten angefertigt.

Variante 1: Redaktionsplan mit Papier

Variante 2: Redaktionsplan mit Trello

Wir freuen uns über eure Rückmeldungen – haben die zehn Schritte für euren Redaktionsplan für den Verein gut funktioniert? Oder habt ihr den Prozess für euch angepasst?