Ja, wir haben hier bei erzähl davon jahrelang von Trello geschwärmt, Trello-Tipps zusammengestellt und Templates zur Verfügung gestellt. Aber schon seit einiger Zeit hat ein neues Tool unser Herz erobert und Trello ganz klar vom Siegertreppchen geschubst: Notion! Auf den ersten Blick kommt Notion ganz schlicht und minimalistisch daher, aber wenn man die zahlreichen Funktionsweisen durchschaut hat, merkt man das volle Potenzial von Notion. Es ist (fast) ein All-in-one-Tool: Projektmanagement, Wissensmanagement, Teamkollaboration und Co sind alles mögliche Einsatzfelder von Notion.

Da es schon viele Beiträge und Videos darüber gibt, wie man Notion für die persönliche Produktivität, im Studium oder als Unternehmen einsetzen kann, wollen wir uns hier auf die Potenziale von Notion für Vereine konzentrieren. (Wenn ihr eine grundsätzliche Einführung ins Tool braucht, könnt ihr euch z.B. dieses deutschsprachige Notion-Tutorial angucken.)

Vor ein paar Monaten haben wir schonmal eine Podcastfolge mit Notion-Liebhaberin Jennifer Kosche aufgenommen. Ihr könnt sie hier hören (oder das Transkript nachlesen), wenn ihr eine allgemeine Beschreibung des Tools braucht oder euch besonders der Vergleich mit Trello interessiert.

Wir gucken uns in diesem Blogpost jetzt ganz konkrete Einsatzfälle an:

Notion als Einzelperson vs. im Team

Zunächst eine wichtige Unterscheidung: Nutze ich Notion als Einzelperson, um meine To-Dos und Lebensbereiche (z.B. Studium, Job, Weiterbildung, Hobby) zu organisieren oder ist Notion als offizielles Tool im Verein eingeführt? Selbst wenn letzteres nicht der Fall ist, kann Notion sehr nützlich sein.

Als Engagierte*r wurden mir im Vereinsteam ja Aufgaben anvertraut, für die ich Notion nutzen kann, um den Überblick zu behalten, Rechercheergebnisse oder nützliche Links (wie nehme ich nochmal diese eine Einstellung an der Website vor?!) zu speichern oder To-Do-Listen zu führen.

Falls man das System nutzt, eine „Master-Liste“ mit To-Dos aus allen Lebensbereichen zu führen, kann man das Ehrenamt einfach als einen solcher Bereiche anlegen. (Vgl. auf YouTube Thomas Frank).

Das funktioniert natürlich nur für Aufgaben, an denen ich alleine arbeite (z.B. ich bin beauftragt den monatlichen Newsletter zu schreiben und abzuschicken oder ich bin die Grafik-Beauftragte und erstelle auf Zuruf neue Flyer für das Eventteam.) Für Aufgaben, bei denen man miteinander arbeitet (z.B. wir schreiben gemeinsam den Förderantrag) oder Dateien/Daten, auf die mehrere Leute zugreifen (z.B. das gesamte Kommunikationsteam auf den Redaktionsplan, das gesamte Finanzteam auf die Budgetkalkulation) muss man sich auf Vereins- oder zumindest Teamebene dafür entscheiden, Notion einzusetzen. Entweder als Ersatz für ein anderes Tool (wie Trello, Asana, Google Sheets, ….) oder generell im Rahmen einer Digitalisierungsmaßnahme.

Notion für persönliche Produktivität

Wenn wir uns ehrenamtlich engagieren, ist das natürlich nur ein Teil der Dinge, die wir im Alltag zu erledigen haben. Schule, Ausbildung, Studium oder Job; Hobbies und Sport; Weiterbildung und Co fordern ebenfalls unsere Aufmerksamkeit. Mit einem guten Projektmanagementtool kann man alles unter einen Hut bringen. Wie ärgerlich wäre es, wenn man den Überblick verliert, weil die Notizen vom Studium in einem Papierkalender stehen, die Weiterbildungsunterlagen online und der Trainingsplan an der Pinnwand hängt?!

Auf YouTube findet ihr zahlreiche Tutorials, wie man Notion z.B. im Studium oder als Sport-Tracker einsetzen kann. Das tolle am Tool ist, dass man viele verschiedene Seiten und Datenbanken anlegen kann und sich das Tool so für die persönlichen Bedürfnisse individualisieren kann.

Mögliche Einsatzzwecke von Notion fürs Ehrenamt auf persönlicher Ebene:

  • Notizen
  • To-Do-Listen
  • Checklisten
  • Zeit-Tracker (wie viele Stunden habe ich diesen Monat in mein Ehrenamt investiert?)

Notion-Vorlage von uns: Leonie aus dem erzähl davon Team hat dieses Notion-Dashboard für Student*innen erstellt. Ihr könnt es hier duplizieren und euch hier einen kleinen Walkthrough anschauen.

Und noch eine weitere Vorlage von Leonie: Dieses Dashboard könnt ihr benutzen, um verschiedene To-Dos (z.B. Job, Hobby und Ehrenamt) und Notizen im Blick zu behalten. Ihr könnt es hier duplizieren und euch hier einen kleinen Walkthrough anschauen.

Projektmanagement im Verein mit Notion

Wenn ihr auf Team- oder Vorstandsebene mit Notion arbeitet, könnt ihr es zum Beispiel nutzen, um Events zu planen oder Aktionen zu koordinieren.

Mögliche Einsatzzwecke von Notion fürs Projektmanagement:

  • Ziele und Meilensteine des Projekts
  • Projekt-Timeline (als Kalender oder Gantt-Chart)
  • To-Do-Listen und Checklisten
  • Budget, Einnahmen und Ausgaben
  • Teamübersicht: Wer ist für was zuständig?
  • Meetingprotokolle
  • Redaktionspläne

Notion als Plattform für digitale Kollaboration im Verein

Was die digitale Kommunikation angeht ist Notion kein Chat-Tool wie Slack, aber dank einer übersichtlichen Kommentarfunktion vergleichbar mit der Arbeit in Google Docs oder Dropbox-Dokumenten. Wenn man sichergehen möchte, dass eine bestimmte Person einen Kommentar oder eine Änderung sieht, kann man sie mit dem @-Befehl auch direkt taggen und ihnen eine Benachrichtigung schicken.

Mögliche Einsatzzwecke von Notion für digitale Kollaboration:

  • gemeinsam Texte schreiben (z.B. Förderantrag, Newsletter, Website-Text)
  • brainstormen, Ideen sammeln
  • Notizen und Protokolle zusammenführen
  • und natürlich alles aus dem Bereich Projektmanagement, siehe oben!

Notion als Wiki, Archiv oder Wissensspeicher

Sich als Verein mit Wissensmanagement auseinanderzusetzen finden wir total wichtig – deswegen haben wir dem Thema auf unserer Plattform ja einen ganzen Kurs gewidmet. Aufgrund der Flexibilität und der Datenbanken ist Notion für Wissensmanagement sehr gut geeignet! Ihr könnt mit verlinkten Seiten sogar ein eigenes Wiki erstellen!

Mögliche Einsatzzwecke von Notion für Wissensmanagement:

  • Anleitungen, Tutorials, Vorlagen, Prozesse
  • Referenzen (z.B. Corporate Design)
  • Weiterbildungsmaterialien
  • Sammlungen von Ressourcen, Kontakten und Co. (z.B. welche Veranstaltungsräume gibt es in unserer Stadt, die wir für unser Event anmieten könnten?)
  • Archiv: So haben wir es früher gemacht (z.B. alte Pressemitteilungen als Vorlage)

Öffentliche Seiten anlegen und teilen

Der letzte Einsatzzweck bezieht sich auf eine ganz bestimmte Funktion von Notion: Mittels „Share to Web“ könnt ihr einzelne Seiten öffentlich schalten. Die Seite ist dann mittels einer URL öffentlich aufrufbar. Normalerweise würdet ihr ja eure Website nutzen, um Informationen der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, aber es gibt Sitationen, wo das nicht möglich ist und eine öffentliche Notion-Seite eine gute Alternative darstellt. Zum Beispiel wenn eure Website nur schwer zu ändern ist, wenn die Informationen sich immer wieder kurzfristig ändern oder wenn eines der Notion-Formate (z.B. Datenbank) sehr gut passt.

Mögliche Einsatzzwecke von öffentlichen Notion-Seiten:

  • sich kurzfristig ändernde Infos, z.B. zu einer Demo oder einer anderen Aktion
  • Roadmap (was als nächstes bei euch ansteht)
  • Stellenausschreibungen
  • Presseinfos, Presseseite
  • Brand Board/Corporate Design

Wie ihr seht bietet Notion jede Menge Möglichkeit, um euch die Zusammenarbeit im Verein zu erleichtern. Wir werden diese Seite im Laufe der Zeit aktualisieren und auch eigene Templates zur Verfügung stellen. Wenn ihr einen Vorschlag habt, mailt uns gerne!