Mit der Effort-Impact-Matrix die eigenen Kommunikationskanäle unter die Lupe nehmen

„Lohnt sich überhaupt, was wir hier machen?!“ Mit der Effort-Impact-Matrix, die wir euch heute vorstellen, könnt ihr das leicht herausfinden!

Mit dieser Matrix misst man (wie der Name schon sagt) den Aufwand (englisch Effort) und die Wirkung (englisch Impact) von Tätigkeiten oder Maßnahmen. In meinen Workshops nutze ich die Effort-Impact-Matrix gerne, um zu erheben, welche Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit besonders viel bringen und welche eigentlich nur ein Zeitfresser sind.

Ich möchte euch heute die Methode erklären und wenn ihr möchtet, könnt ihr dabei direkt mitmachen!

Schritt 1: Die Matrix erstellen

Wir zeichnen uns jetzt als allererstes einen Graphen mit einer x-Achse und einer y-Achse. Wir markieren jeweils die Mitte der Achse und ziehen dort einen horizontalen und einen vertikalen Strich, so dass insgesamt eine Matrix mit vier verschiedenen Feldern bei rauskommt:

Die eine Achse beschriftet ihr jetzt mit Effort/Aufwand und die andere mit Impact/Wirkung. Jeweils die erste Hälfte des Strichs steht dann für wenig und die andere Hälfte steht für viel. Dadurch ergeben sich vier Kombinationen:

1. wenig Aufwand, viel Wirkung
2. viel Aufwand, viel Wirkung
3. wenig Aufwand, wenig Wirkung
4. viel Aufwand, wenig Wirkung

Schritt 2: Die Kanäle sammeln

Als nächstes nehmt ihr die Post-Its (analog oder digital) und erstellt ein Post-It pro Öffentlichkeitsarbeit-Kanal, den ihr nutzt. Das könnten zum Beispiel diese Kanäle oder Maßnahmen sein:

Wichtig: Auf diese Liste kommen nur die Sachen, die zum laufenden Betrieb gehören. Also wenn ihr zum Beispiel vor ein paar Monaten eure Website neu gestaltet habt, war das mit Sicherheit viel Arbeit/Aufwand, aber das gehört nicht in diese Matrix! Das Gleiche gilt für Printmaterialien, also zum Beispiel das einmalige Erstellen von Flyern oder Broschüren. Hier würde nur das Verteilen der Materialien in die Matrix gehören, weil ich davon ausgehe, dass ihr die Broschüre einmalig erstellt und dann monate- oder jahrelang nutzt. Wenn ihr hingegen alle paar Wochen neue Flyer oder sowas wie eine Mitgliederzeitung erstellt, dann gehört das zum laufenden Betrieb und somit in die Matrix.

Schritt 3: Die Kanäle bewerten und anordnen

So, jetzt kommt der spaßige Teil! Wir haben nun unsere Matrix auf der einen Seite und einen Stapel Post-Its auf der anderen Seite.

Wir gucken uns jetzt jedes einzelne Post-It (also jeden einzelnen Kanal/jede einzelne Maßnahme) an, und überlegen, wo wir es auf dieser Matrix verorten würden. Ist der Aufwand groß oder überschaubar? Hat es viel Wirkung oder bringt es nicht so viel?

Wichtig: Das ist natürlich individuell! Es gibt keine „richtige Lösung“ alá „Twitter bringt nie was, aber Infoabende sind immer super effektiv“. Für die einen ist Twitter der wichtigste Kanal, für andere funktioniert es nicht.

Ebenfalls wichtig: Bitte messt die Wirkung nicht bloß an der Reichweite, Followerzahlen oder Klicks. Überlegt euch stattdessen ausgehend von euren Vereinszielen Metriken zur Wirkungsmessung. Zum Beispiel wie viele Spenden eingegangen sind, wie viele Gespräche ihr mit Interessierten hattet oder wie viel Lob ihr für euren neuen Blogbeitrag bekommen habt. Manches davon kann man einfach messen, andere Sachen müsst ihr abschätzen.

Wenn ihr diese Übung jetzt gerade alleine macht, dann hört einfach auf euer Bauchgefühl! Wenn ihr das in einer Gruppe macht (was ich euch empfehlen würde) dann verhandelt das. Der eine macht die Social-Media-Postings und kann da den Aufwand gut abschätzen, die andere organisiert die Infoabende und weiß, was alles dahinter steckt.

Entscheidend ist, dass ihr euch bei den ersten 1-2 Post-Its nicht verkünstelt und stundenlang diskutiert. Denn: je mehr Post-Its ihr auf der Matrix anordnet, desto leichter fällt es euch, da ihr die Post-Its dann miteinander in Verhältnis setzen könnt. „Wir haben Twitter da angeordnet – ich würde aber sagen, dass Facebook mehr Aufwand ist!“ – dann verschiebt die Post-Its einfach entsprechend! Darum nehmen wir ja Post-Its und schreiben nicht direkt in die Matrix rein.

Macht das jetzt für alle eure Post-Its, also für alle eure Kanäle und Maßnahmen, und diskutiert darüber, bis ihr damit zufrieden seid und das Gefühl habt, dass diese Matrix ganz gut den aktuellen Stand widerspiegelt. Dann schaut ihr euch an, in welchem der vier Bereiche der Matrix die Post-Its jetzt gelandet sind:

Schritt 4: Die Matrix auswerten

Die Matrix besteht ja aus vier verschiedenen Bereichen:

1. wenig Aufwand, viel Wirkung
2. viel Aufwand, viel Wirkung
3. wenig Aufwand, wenig Wirkung
4. viel Aufwand, wenig Wirkung

Wenn ihr wollt, könnt ihr diese gerne farbig markieren. Der erste Bereich wird grün, der letzte rot und die beiden dazwischen gelb.

Damit habt ihr jetzt erstmal einen Überblick darüber, welche Kanäle sich für euch besonders lohnen und welche nicht. Vielleicht merkt ihr an dieser Stelle schon, dass es sich für euch überhaupt nicht lohnt, weiter zu twittern oder Pressemitteilungen rauszuschicken. Oder ihr merkt, dass ein Kanal total effektiv für euch ist, den ihr nur so nebenbei genutzt habt und jetzt mit mehr Aufmerksamkeit bedenken wollt. Zum Beispiel habe ich neulich mit einem Verein gesprochen, der mehrmals in Podcasts eingeladen wurde, um dort über die Vereinsarbeit zu sprechen. Das hat viel Wirkung gezeigt. Der Verein kann sich jetzt überlegen, wie sie – statt nur passiv auf weitere Einladungen zu hoffen – aktiv auf Podcasts zugehen und sich als Gesprächspartner*innen pitchen können.

Schritt 5: Eine Zukunfts-Matrix entwerfen

Ihr könnt jetzt aufhören – oder noch weitermachen! Mit der Matrix könnt ihr auch überlegen, wie es in der Zukunft aussehen könnte. Macht dafür ein Foto von eurer analogen Matrix oder dupliziert die digitale Matrix. (Wer digital arbeitet, ist hier im Vorteil ;)) Dann bearbeitet ihr eure Matrix weiter:

Frage 1: Wie können wir es schaffen, Kanäle aus dem gelben Bereich in den grünen Bereich zu bringen? Dafür könnt ihr entweder den Aufwand reduzieren oder die Wirkung erhöhen.

Beispiel 1: Ihr macht YouTube-Videos, für die ihr viel tolles Feedback bekommt, aber das Drehen und Schneiden dauert EWIG! Wie wäre es, wenn ihr eine neue ehrenamtliche Mitarbeiterin sucht, die schon Erfahrung in der Videoproduktion mitbringt und mit der sich der Aufwand pro Video verringert? Dadurch könnte das YouTube-Post-It in den grünen Bereich rutschen!

Beispiel 2: Ihr schreibt einen E-Mail-Newsletter, der nicht sooo viel Aufwand ist (siehe Zwei-Stunden-Methode), aber ihr habt bisher nur eine gerine Anzahl von Abonnent*innen. Wenn ihr es mit neuen Marketingmaßnahmen schafft, die Abo-Zahl zu erhöhen, wird der Newsletter von 1000 statt 100 Menschen gelesen – und mit hoher Wirkung rutscht das Post-It ebenfalls in den grünen Bereich.

Frage 2: Wo würden wir neue Kanäle auf der Matrix verorten?

Vielleicht habt ihr mit dem Gedanken gespielt, ein neues Soziales Netzwerk wie LinkedIn oder TikTok mit in eure Öffentlichkeitsarbeit zu integrieren. Oder ihr wollt digitale Events ausprobieren. Dann könnt ihr anhand der Matrix abschätzen, wie viel Wirkung das bringen muss bzw. wie viel Aufwand es sein darf, damit es sich „lohnt“. Ihr könnt zum Beispiel ein paar Wochen lang experimentieren und die Zeit, die ihr sonst in Instagram gesteckt habt, in LinkedIn investieren. Was ist euer Eindruck vom Ergebnis? Hat die neue Plattform ein größeres Potential? Probiert es aus und checkt es in ein paar Wochen wieder mit der Effort-Impact-Matrix!

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Wie ihr seht, ist diese Methode wirklich nicht schwer auszuführen, kann aber zu tollen Aha-Erlebnissen und Ideen führen. Nehmt euch als Kommunikationsteam gemeinsam die Zeit und schaut: Was machen wir eigentlich alles und was bringt das? Selbstverständlich müsst ihr nicht streng alles wegstreichen, was sich nicht „lohnt“. Vielleicht ist euer Podcast wegen des hohen Aufwandes und der geringen Reichweite im roten Bereich gelandet, aber er macht euch einfach so wahnsinnig viel Spaß – dann macht ihn bitte weiter!! ?

Wir wünschen euch viel Spaß beim Ausprobieren! Schreibt uns gerne auf Instagram oder auf Twitter was eure Ergebnisse waren und was in eurem grünen Kasten gelandet ist.