Ressourcen teilen als Öffentlichkeitsarbeitsstrategie

Es gibt eine Strategie für Öffentlichkeitsarbeit, die ungewöhnlich ist, aber ohne viel (Mehr-)Aufwand tolle Resultate erzielen kann: Das Teilen von Ressourcen. Ein Beispiel dafür ist unsere jährliche Liste mit Kommunikationsanlässen.

Unser eigenes Beispiel: Das Kommunikationsanlässe-Board

Dafür erzähl ich erst einmal von der Geschichte unseres Kommunikationsanlässe-Board, das wir einige Jahre auf Trello und mittlerweile auch auf Notion anbieten. Wir mögen Trello als Tool für Projekt- und Wissensmanagement und Zusammenarbeit total gerne und haben uns deswegen gedacht, eine Liste mit Kommunikationsanlässen, die besonders für Engagierte und Vereine interessant sind, anzulegen.

Mit Kommunikationsanlässen meine ich so etwas wie zum Beispiel Feier- oder Aktionstage. Nun ist der schwedische Nationalfeiertag für die meisten Vereine – mit Ausnahme von schwedischen Kulturvereinen – wahrscheinlich nicht so spannend. Der Tag des Baumes ist jedoch für alle Initiativen, die was mit Natur, Umweltschutz oder Nachhaltigkeit zu tun haben, interessant.

Wir sind verschiedene Quellen, auf denen solche Aktions-, Gedenktage & Co verzeichnet sind, durchgegangen sind und haben dort kuratiert, welche Tage für viele Vereine interessant sein könnten. Unsere Sammlung haben wir dann als Trello-Board veröffentlicht. Das praktische an diesem Trello-Board ist, dass man es öffentlich schalten kann, so dass alle es wie eine ganz normale Website anschauen können. Alternativ kann man es auch in den eigenen Trello-Account kopieren und weiterbearbeiten. Also zum Beispiel könnte man dann alles, was mit Kindern oder Sozialem zu tun hat, behalten, aber die ganzen sportbezogenen Tage rauskicken. Außerdem kann man direkt die eigenen Kommunikationsanlässe mit vermerken: das jährliche Sommerfest, das Gründungsjubiläum, Veranstaltungen und Co.

Das war natürlich ein bisschen Arbeit für uns – das ist klar, dass man das nicht in fünf Minuten erstellen kann. Allerdings haben wir sehr viel positives Feedback für diese Ressource erhalten, und als wir 2020 das Board nicht mehr machen wollten, erreichten uns mehrere Nachfragen. Das hat uns signalisiert, dass unsere Kommunikationsanlässe-Sammlung so wertvoll ist, dass wir die Arbeit investieren sollten, das Board jedes Jahr zur Verfügung zu stellen. (Geht übrigens prima, wenn man nebenbei einen Film guckt…)

Vorteile des Teilens

Das hier soll keine plumpe Werbung für unser Board sein, sondern eigentlich möchte ich heute darüber sprechen, welche Vorteile das Teilen von Ressourcen für andere Leute bringt. Denn das ist leider nicht selbstverständlich. Viele Leute und Vereine kochen ihre eigene Suppe und denken gar nicht daran, Sachen zu teilen. Entweder weil sie denken, sie haben dort so viel Arbeit reingesteckt und wollen das nun nicht an andere Leute verschenken, oder weil sie denken, so wie sie ihre Checkliste verfasst haben, verstehen nur sie das und man müsste das für andere Leute noch umschreiben, was mit Zeit und Energie verbunden wäre. Diesen Gedanken kann ich auch grundsätzlich nachvollziehen, allerdings hat das freimütige Teilen auch viele Vorteile:

1. Vorteil: Bekanntheit

Der erste Vorteil ist natürlich Aufmerksamkeit. Denn eine Ressource, die von anderen als nützlich und wertvoll empfunden wird, wird weiterempfohlen!

Wenn ihr das geschickt angeht, hinterlasst ihr damit eine Spur, die automatisch wieder zu euch als Verein oder Initiative zurückführt.

Kennzeichnet eure Ressource mit eurem Logo und einem Urheberhinweis, zum Beispiel so: „Diese Checkliste wurde erstellt von Beispielverein im Jahr 2021. Weiterverwendung nur für nicht-kommerzielle Zwecke. Wenn ihr mehr von uns erfahren wollt, hier unsere Website: beispielverein.de“ (Übrigens, wenn ihr bestimmen wollt, wer euer Material wie nutzen darf, eignen sich dafür die Creative-Commons-Lizenzen super!)

Wenn andere Menschen eure Ressource dann teilen (z.B. indem sie es in den sozialen Netzwerken teilen oder per Mail weiterleiten) bleibt immer enthalten, von dem das Material eigentlich kommt.

Ein anderer Weg, wie Leute darauf stoßen, ist natürlich durch Suchmaschinen. Je mehr Content ihr auf eurer Website veröffentlicht, desto mehr Potenzial habt ihr, durch verschiedene Suchanfragen gefunden zu werden.

Sprich, vielleicht google ich nach „Zeltlager Ideen Kinder“, „Fußballturnier Müll vermeiden“ oder „Förderantrag 38B ausfüllen“ – und lande dann bei eurem Blogartikel, eurem Erfahrungsbericht oder eurer Checkliste.

Dabei erreicht ihr nicht unbedingt eure Haupt- oder Kernzielgruppe. Die Tipps zum Förderantrag helfen eher anderen Vereinen als euren Mitgliedern oder Stakeholdern. Oder ihr erstellt Inhalte für die Zielgruppe („Knieschonende Aufwärmübungen für Basketballspieler*innen“), aber die Leute, die das lesen, haben schon längst einen Basketballverein und wohnen eh 500km von euch entfernt – werden also nicht zu neuen Mitgliedern.

Doch so kurzfristig solltet ihr nicht denken. Langfristige Effekte sind:

• Brand Awareness
• Law of Reciprocity (mehr dazu gleich)
• Bessere Sichtbarkeit eurer Website

Wenn Leute einen Suchbegriff eingeben, auf eurer Website landen und sich dort aufhalten, gibt das für Google und Co nämlich das wertvolle Signal, dass eure Website relevant und hilfreich. Damit wird eure Website besser auffindbar. Ihr müsst ja vorher noch nicht mal eine große Website gehabt haben, aber wenn man mit einem bestimmten Schlüsselbegriff immer wieder bei eurer hilfreichen Ressource landet, dann ist das auch so ein guter Weg, gefunden zu werden.

2. Vorteil: Law of Reciprocity

Unter dem Law of Reciprocity versteht man, dass Menschen sich freuen, wenn sie etwas geschenkt bekommen – und gewillt sind, etwas zurückzugeben. Wenn sie durch eure Vorlage zum Beispiel fünf Stunden Arbeit einsparen, dann überlegen sie natürlich auch, wie sie euch als Verein etwas Gutes tun können – das kann man nutzen, wenn man zum Beispiel Unterstützung aus der Community braucht. Angenommen, ihr seid für den Integrationspreis eurer Stadt nominiert und ihr bittet jetzt euer Netzwerk, kurz für euch abzustimmen: Wenn ich das Gefühl habe, ich „schulde“ euch noch was, weil eure Materialien immer so praktisch sind,  dann bin ich natürlich viel gewillter, euch zu unterstützen, als wenn ich keine Beziehung zu euch habe.

3. Vorteil: Wertebasiert handeln

Dadurch, dass man etwas zur Verfügung stellt, sagt man auch etwas über die eigenen Werte aus. Wenn ihr für bestimmte Werte wie Nachhaltigkeit, Innovation oder Aufklärungsarbeit steht oder ein bestimmtes Ziel habt, macht es ja keinen Sinn, gewisse Informationen, die anderen Leuten helfen könnten, ebenfalls das Ziel zu erreichen, zurückzuhalten.

Als Beispiel: wir bei erzähl davon möchten, dass Vereine besser kommunizieren und wenn wir dieses Kommunikationsanlässeboard für 50€ verkaufen oder nur an Vereine schicken würden, die wir persönlich schon kennen, wäre die Reichweite – und damit der Impact – viel geringer.

Eine offene, kostenlose Ressource wird einfach viel häufiger geteilt. Dadurch werden viel mehr andere Vereine, die uns noch nicht kennen, auf uns aufmerksam.

Die Ressource ist ein einfach verständlicher und niedrigschwelliger Weg, sich mit unseren Inhalten zu befassen. Auf so einem Board stöbert man kurz und findet etwas, das einen inspiriert. Es kann dann als Einstieg dienen, sich auch mit unseren anderen Inhalten, zum Beispiel dem Podcast, zu beschäftigen.

Unser Organisationsziel ist es, Vereinen dabei zu helfen, besser zu kommunizieren. Deswegen wäre es Quatsch, diese Ressource nicht zu teilen. Zumal wir uns bei diesem Board nur einmal die Arbeit machen mussten. Wie viele Leute das letztendlich nutzen, macht für uns keine Mehrarbeit. Es ist schließlich keine Dienstleitung, wie wenn wir für alle interessierten Vereine einen kostenlosen, individuellen Redaktionsplan erstellen würden. Es ist ja dem Trello-Board egal, ob das jetzt zehn, hundert oder tausend Leute nutzen. Deswegen können wir das gerne Teilen und eben damit unserem Ziel näher kommen und unseren Werten gerecht werden.

Das ist auch spannend für alle Vereine, die sich so was wie Nächstenliebe, Hilfsbereitschaft, Gemeinschaftsgefühl oder Solidarität auf die Fahne schreiben. Dass die das auch im Blick haben, wenn es zum Beispiel um einen täglichen Umgang miteinander geht, ist klar, aber auf welcher Art könnten sie diesen Werten denn noch gerecht werden? So etwas wie Ressourcen teilen ist auf jeden Fall etwas, was dazu passt!

„Teilenswerte“ Infos finden: ein Beispiel

Jetzt fragt ihr euch vielleicht: „Okay Katrin, alles klar. Wir sind jetzt bereit, was zu teilen. Aber was könnten wir denn überhaupt teilen?“

Da habe ich mir ein Beispiel überlegt: Angenommen, es gibt einen deutsch-italienischen Kulturverein in Hessen. Dann könnte der eine Liste erstellen mit Informationen, die sie bestimmt selber oft nutzen. Zum Beispiel eine Liste mit Möglichkeiten, italienische Lebensmittel in der Region einzukaufen, oder was für Möglichkeiten es gibt Italienischkurse zu belegen. Also klar, so ein Basic-Kurs gibt es wahrscheinlich an fast jeder Volkshochschule, aber vielleicht brauche ich einen Kurs speziell für meine Kinder, weil ich das Gefühl habe, deren Italienisch rostet etwas ein, wenn wir nicht dauernd in Italien sind. Dann suche ich speziell nach einem Konversationskurs für Kinder und Jugendliche und hab da den passenden Tipp, dass es in dieser bestimmten Bildungseinrichtung ein Angebot gibt. Oder ich suche nach authentisch italienischen Restaurants, weil ich so doll Heimweh nach meinem sizilianischen Dorf habe und wenn ich von irgendwem den Tipp für dieses sizilianische Restaurant in Darmstadt bekomme, dann ist diese Info für mich ja Gold wert. Ich weiß nicht, wie es genau in einem italienischen Kulturverein zugeht, aber das sind Beispiel für Infos, die dort vielleicht ausgetauscht werden. Das sind jetzt keine Infos, die sie extra für andere Leute recherchiert haben, sondern die sie bereits selbst haben und sich gegenseitig geben. Diese Ressourcenliste zum Beispiel zum Thema italienische Kultur in Hessen könnte man nett aufbereiten, auf eine Website stellen oder als PDF zum Download zur Verfügung stellen.

Die ist dann hilfreich für alle Leute, die sich ebenfalls in Hessen für italienische Kultur interessieren, aber diesen bestimmten Kulturverein noch gar nicht kannten und in diesem Kontext vielleicht sogar über eine Mitgliedschaft nachdenken. Aber auch wenn die Person die Liste nur einmal braucht, um einem Freund einen Gefallen zu tun und eine bestimmte Zutat für ein Rezept zu besorgen.

Diese Liste kann auch für andere Vereine als Inspiration dienen, wenn zum Beispiel der deutsch-griechische Kulturverein diese praktische Liste findet und nun auch Listen mit griechischen Restaurants und Griechischkursen erstellen möchten.

Das Beispiel zeigt: Versetzt euch in andere Menschen rein, dann seht ihr, welche Infos für andere interessant sind oder was ihr selber auch gut hättet gebrauchen können!

Weitere Möglichkeiten oder Formate

Außer Ressourcenlisten gibt es noch weitere Möglichkeiten:

Überlegt einfach mal, was ihr in eurem Verein schon habt. Was schlummert in eurem Projektmanagement- oder Wissensmanagementtool? Wozu habt ihr viele Erfahrungen gesammelt? Mit welchen Fragen kommen Leute immer wieder auf euch zu?

Teilt eure Ressourcen online oder vielleicht sogar offline als Printprodukt (Broschüre, Workbook, …). Nutzt eure aktuellen Kooperationspartner als erste Multiplikator*innen, die eure Ressource in die Welt tragen… und dann lehnt euch zurück und wartet, bis die ersten Mails eintrudeln, in denen sich völlig fremde dabei bedanken, dass ihr diese superpraktische Checkliste oder den spannenden Erfahrungsbericht zur Verfügung gestellt habt!