Folge 171: Tools für die Öffentlichkeitsarbeit finanzieren

„Wir können keine kostenpflichtigen Tools und Apps benutzen, dafür haben wir nicht das Budget!“

– oder doch?! In dieser Folge geht es um verschiedene Möglichkeiten zur Finanzierung von Hard- und Software, die ihr für die Öffentlichkeitsarbeit braucht.

Wir zeigen euch 10 verschiedene Möglichkeiten, von Skilled Volunteering und Kooperationen mit Unternehmen zu Lifetime Deals oder Rabatten. Da ist sicher etwas dabei, was ihr ausprobieren könnt!

Inhalt

 Links

• Canva für Nonprofits
• Stifter helfen
• Blogpost über AppSumo

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Transkript

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Hi, mein Name ist Katrin und ich mache häufig Workshops zu Öffentlichkeitsarbeit, Social Media und Co. Und häufig werde ich da gefragt, welche kostenlosen Tools es denn gibt. Denn wenn wir verschiedene Sachen machen möchten, wenn wir zum Beispiel Social Media benutzen möchten, wenn wir Medien produzieren möchten, dann gibt es eben sowohl Kosten für Hardware, also zum Beispiel um eine Kamera oder ein Podcast-Mikrofon zu holen, und für die Software, zum Beispiel für Videoschnitt- Programme oder Social Media Planungs-Apps. Und Teilweise sind das einmalige Kosten, häufig sind es aber Abos, weil das ja einfach üblich geworden ist in den letzten Jahren, dass man Software nicht mehr einmalig kauft alle paar Jahre für eine neue Version, sondern dass man es abonniert. Und ich verstehe das total, wenn Vereine und soziale Organisationen mit einem Null-Euro-Budget haushalten und sagen, nee, sorry, wir können kein Geld ausgeben, wir haben kaum Einkommen oder wir haben nur ein paar Euro Spendengelder, wir können jetzt nicht für so vermeintlich unwichtige Sachen wie Öffentlichkeitsarbeit Geld ausgeben. Aber dann entgehen euch auch viele Chancen. Dann könnt ihr vielleicht manche Sachen nicht richtig machen. Oder wenn ihr immer nur mit der kostenlosen Variante dann es versuchen müsst, irgendwie hinzubekommen, dann müsst ihr anderweitig zum Beispiel eure Zeit oder eure Energie investieren.

Also wenn es zum Beispiel für irgendetwas eine App gibt, mit der ihr das in zehn Minuten machen könnt, die App kostet aber was, ja, vielleicht könnt ihr es auch manuell machen, dann dauert es aber vielleicht eine Stunde. Oder ihr könnt ein anderes Programm lernen, was kostenlos ist, open source, wo ihr euch aber umgewöhnen müsst und wo ihr dann erstmal ein paar Stunden da rein investieren müsst, um welche YouTube-Videos zu gucken, um euch das überhaupt anzueignen. Da ich im Kontakt mit Vereinen und Co. Häufig direkt höre, wie, das kostet was, dann geht das nicht. Nein, machen wir nicht. Höre, habe ich mir überlegt, ich bringe euch mal ein paar Möglichkeiten mit, wie man vielleicht diese kostenpflichtigen Tools dann doch nutzen und finanzieren kann, auch wenn eigentlich die Vereinskasse leer ist. Es sind zehn Möglichkeiten geworden und ich hoffe, dass zumindest eine davon für euch auch attraktiv erscheint und ihr das mal ausprobieren könnt. Möglichkeit 1.

Reicht die kostenlose Variante? Denn viele Tools haben eine kostenlose Variante und normalerweise ist sie natürlich als so eine Art Testversion gedacht, dass man dadurch das Tool in Ruhe ausprobieren kann und dann eben merkt, hey, das ist praktisch, das hilft mir, das unterstützt mich, also mache ich jetzt ein Upgrade auf die kostenpflichtige Version. Und kostenlose Varianten haben häufig einen limitierten Umfang, also dass nicht alle Funktionen dabei sind oder dass man zum Beispiel nur 10 Minuten Material hochladen kann und beim kostenpflichtigen kann man dann 60 Minuten hochladen oder sowas. Oder sie haben ein Wasserzeichen, also zum Beispiel bei Schnitt-Apps ist es häufig so, wenn man da nicht die kostenpflichtige Variante hat, dann wird einfach ein Wasserzeichen mit dem Logo und dem Namen der App unten rechts eingeblendet im exportierten Video. Oder sie zeigen Werbung, was natürlich auch nervig ist, aber vielleicht noch das geringste Übel hiervon, weil man dann vielleicht trotzdem viele gute Funktionen hat, aber eben dann die nervige Werbung ignorieren muss. Also bevor ihr bei einem Tool direkt sagt, nein, das geht nicht, schaut doch mal, ob das Tool eine kostenlose Variante hat und ob die euch vielleicht erstmal reicht, um wirklich damit zu arbeiten oder um wirklich sicher zu gehen, dass sich da ein Investment lohnt und dass ihr dann wirklich damit Zeit spart oder bessere Medien produziert oder mehr Spaß an der Öffentlichkeitsarbeit habt oder was auch immer. Die zweite Variante ist zu gucken, ob es eine kostenlose oder Open Source Alternative gibt. Also nicht das gleiche Tool in der kostenlosen Variante, sondern gibt es ein ähnliches Tool, was so ähnliche Dinge macht, was aber entweder einfach kostenlos ist oder was zum Beispiel Open Source ist. Und viele Open Source Projekte haben sich ja auch auf die Fahne geschrieben, dass man ihre Produkte dann kostenlos nutzen kann.

Viele kennen das wahrscheinlich, weil es da zum Beispiel, ich weiß gar nicht wie aktuell das noch ist, aber vor ein paar Jahren war immer so die Frage, kaufe ich Microsoft Word und Excel und so weiter, das was sich jetzt glaube ich 365 nennt, Ich bin kein Fan von diesen Produkten, deswegen weiß ich es nicht genau. Oder nutze ich eine Open Source Alternative und da gab es ja einige. Da gab es irgendwie Star Office und Open Office und Free Office. Also da gab es gleich einen ganzen Blumenstrauß an Alternativen. Und so ähnlich gibt es das natürlich auch bei einigen Tools, also sowohl für Videoschnittprogramme als auch für Fotobearbeitungssachen. Man muss dazu sagen, dass häufig diese Open-Source-Alternativen dann nicht ganz so viele Funktionen haben oder vielleicht auch nicht so ein schönes Interface, weil das halt von ein paar Menschen in ihrer Freizeit zum Beispiel weiterentwickelt wird. Aber das kann je nachdem, was ihr für ein Tool sucht, auch durchaus eine Alternative sein. Die dritte Möglichkeit gibt es von dem Tool, was ihr euch ausgeguckt habt, vielleicht einen Rabatt oder sogar Gratis-Zugänge für gemeinnützige Zwecke.

Und das ist zum Beispiel bei Canva so. Viele kennen ja Canva, wir haben auch schon öfter darüber gesprochen hier bei uns, als Tool, mit dem man zum Beispiel Grafiken für Social Media machen kann, aber auch noch viele andere Dinge. Also man kann damit auch Flyer gestalten, man kann Präsentationen damit gestalten, mittlerweile sogar einfache Websites. Also das hat sich wirklich auch stark weiterentwickelt in den letzten Jahren. Und bei Canva ist es tatsächlich so, dass da gemeinnützige Organisationen einen gratis Pro-Zugang erhalten. Man muss das nachweisen, man muss da Dokumente hochladen, aber ich habe jetzt schon von einigen Organisationen gehört, dass das sehr flott und unkompliziert ging und sie jetzt sehr happy sind mit ihrem Canva Pro-Zugang. Also schaut da doch mal, ob es das gibt. Wenn ihr ein Tool habt, was aus den USA kommt, dann schaut doch mal oder googelt doch mal Tool XY for NGOs zum Beispiel.

Das ist dann häufig der Begriff, den dort verwendet wird, um über gemeinnützige Organisationen zu sprechen. Alternativ, und das ist Möglichkeit Nummer vier, könnt ihr auch schauen, ob ihr vielleicht über ein anderes Förderprogramm einen kostenlosen oder rabattierten Zugang zu diesem Tool bekommt. Da gibt es zum Beispiel Stifter helfen. Das ist eine Plattform, auf der es Hard- und Software für gemeinnützige Organisationen vergünstigt gibt und da kann man zum Beispiel mal schauen, ob da die Software, die ihr euch ausgesucht habt, dabei ist oder eben eine alternative Software, die das, was ihr gerne hättet, ja, auch kann. Auch wenn ihr vielleicht von dieser Software jetzt noch nichts gehört habt, vielleicht hat die die gleiche Funktion, die ihr brauchtet und für die ihr auf der Suche wart. Die fünfte Variante ist die Frage, kann man einen Lifetime Deal kaufen, statt das Tool zu abonnieren? Mit Lifetime Deals ist gemeint, dass man einmalig für eine Software bezahlt. Das ist dann in der Regel ein höherer Betrag als das monatliche Abo. Also wenn die Software monatlich sonst vielleicht 10 oder 20 Euro kostet, dann würde man einmalig vielleicht 50 Euro dafür bezahlen.

Dafür kann man sie dann aber auf Lebenszeit verwenden. Also danach gibt es dann keine Abogebühren mehr, sondern danach hat man dann einfach den Zugang. Und da gibt es verschiedene Plattformen. Die Plattform, die ich am besten kenne und schon oft benutzt habe, nennt sich AppSumo, also AppSumo.com und dort kann man Lifetime Deals kaufen für Software. Meistens handelt es sich dabei um neue Startups, neue Projekte. Ab und zu gibt es aber auch schon etablierte Tools, die dort bei AppSumo so einen sogenannten Deal anbieten und so ein Deal dauert in der Regel auch nur ein paar Tage oder vielleicht vier, fünf Wochen, dann ist dieser Deal auch schon wieder vorbei. Also da muss man sich dann relativ schnell entscheiden, da kann man nicht sagen, ah ja, gucken wir uns im Sommer nochmal an, sondern wenn dann muss man jetzt zuschlagen. Man kann aber bei AppSumo auch ziemlich kulant bis zu 60 Tage später das wieder umtauschen, wenn man dann merkt, oh, das klappt doch nicht.

Bei AppSumo wäre es also wahrscheinlich so, dass ihr nicht euer Wunsch-Tool dort findet, sondern ein ähnliches Tool mit einer ähnlichen Funktion. Und da gibt es natürlich auch immer ja so Hypes. Also im Moment sind natürlich diese ganzen KI-AI-Tools ein Hype und ploppen da auf wie so Pilze im Wald. Und wenn ihr dann zum Beispiel sagt, okay, wir hätten gern ein Tool, mit dem man Audio oder Video per Text bearbeitet und das bekannte Tool, was da der Platzführer ist, Das wäre im Moment zum Beispiel DScript. Das heißt, man lädt dort sein Audio oder Video hoch, eine KI transkribiert das dann und man erhält dann den Text. Und wenn man das dann bearbeiten oder schneiden möchte, dann muss man nicht im Video selber rum schneiden und die richtige Stelle suchen, sondern man nimmt einfach den Text, markiert den und kann dann sagen zum Beispiel löschen oder daraus ein Clip machen. Ja, dann schneidet er die Stelle im Audio oder Video raus, die quasi mit diesem Text korrespondiert. Das bedeutet, man muss wirklich gar keine Schnittkenntnisse mehr haben, sondern so wie man ein Word-Dokument bearbeiten könnte oder ein Textdokument, so kann man dann da auch seine Audios und Videos bearbeiten.

Und wenn man jetzt zum Beispiel sagt, so eine Funktionalität suchen wir, dann kann man da eben die Augen offen halten, ob es irgendwelche Startups gibt, die quasi die Script herausfordern wollen oder die sagen, hey, das ist ein interessanter Markt, da möchten wir ein Stück von Kuchen mit abhaben und die dann auch so eine Funktionalität bieten. Man muss dazu sagen, und da möchte ich auch das nicht jetzt zu sehr anpreisen, man muss dazu sagen, dass das eben häufig Start-ups sind, die sich bei AppSumo für so einen Lifetime-Deal bereitstellen und dass die manchmal auch noch nicht so ganz ausgereift sind oder dass es sein kann, dass die nur die Grundfunktionen haben und zwar vorhaben, weitere Funktionen dann auch später irgendwann zu implementieren, dass es aber sein kann, dass das bis dahin noch Wochen oder Monate dauern. Deswegen, ich habe da auf meinem privaten Blog auch einen Artikel zugeschrieben, den werde ich hier in den Shownotes verlinken. Es gibt da so ein paar Sachen, auf die man achten kann, um zu schauen, ob das ein guter Deal ist oder nicht. Und wie gesagt, im Worst Case probiert es dann rechtzeitig aus, damit ihr das Tool noch umtauschen könnt, wenn ihr merkt, nee, das ist doch nichts oder das ist noch nicht ausgereift oder oder oder. So, die sechste Möglichkeit ist, ob ihr eine Spende oder Förderung speziell für Tools euch holen könnt oder Leute danach fragen könnt. Und woran ich da denke, es gibt ja manchmal so Pakete, wo man quasi Fundraisingzwecke in ein Paket packt. Und das klingt jetzt sehr abstrakt, ich nenne ein Beispiel.

Wenn man zum Beispiel einen Lebenshof für Tiere hat, dass man dann eben Pakete macht und nicht einfach nur sagt, Spende für uns und für die Tiere, sondern dass man zum Beispiel sagt, mit einer 5 Euro Spende bezahlst du das Futter für ein Kaninchen für einen Monat, mit einer 10 Euro Spende bezahlst du das Futter für eine Ziege für einen Monat und hey, vielleicht willst du ja sogar eine Patenschaft übernehmen für dieses Kaninchen und einfach einen Dauerauftrag einrichten, 5 Euro im Monat und dann weißt du, das Candy-Cane wird quasi von dir versorgt. Und so ähnlich könnte man das ja auch mit den Tools machen, wenn man das eben mal ausrechnet und sagt, okay, wir brauchen 10 Euro im Monat für dieses und jenes, wir brauchen 20 Euro im Monat für unseren Podcast, Hoster oder sowas, dass man das eben auch als so eine Art Patenschaft kommuniziert und dann gibt es vielleicht Personen oder Organisationen oder Unternehmen, die sagen, hey, das ist doch cool, ich möchte euch dabei unterstützen, deswegen übernehme ich hier diese Patenschaft für euch und spende euch das im Monat oder einmal pro Jahr, damit ihr davon dieses Tool bezahlen könnt. Apropos Unternehmen, das wäre jetzt die siebte Möglichkeit. Ihr könnt auch mal schauen, ob ihr eine Kooperation machen könnt mit einem Unternehmen, das euch da irgendwie unterstützt. Und ich habe ja jetzt die ersten paar Möglichkeiten viel über Software gesprochen und wie man Software finanziert. Das jetzt hier wäre auch ein Fall, wo man zum Beispiel Hardware bekommt. Also zum Beispiel angenommen, ihr wollt als Verein einen Podcast machen, um über euer Thema zu sprechen und Öffentlichkeitsarbeit zu machen. Vielleicht gibt es ja ein Unternehmen in eurer Stadt, in eurem Netzwerk, das Podcast Equipment hat und euch das ausleihen kann oder euch das schenken kann, wenn sie sich zum Beispiel ein neues, besseres Mikro kaufen, dann kriegt ihr vielleicht das abgelegte, was aber für eure Zwecke bestimmt immer noch gut funktioniert, oder die eben für euch das Sponsoren, so wie eben schon bei der Möglichkeit 6 mit dieser Patenschaft für Tools genannt.

Da kann man natürlich kreativ werden und eben schauen, wie das Unternehmen, also was denen lieber ist. Wollen die euch Geld geben, wollen die euch Material geben, wollen die euch Zeit geben, wollen sie sagen, hey einmal im Monat kommt ihr in unser Studio und wir berechnen euch keine Miete dafür und ihr könnt hier eure nächsten Podcastfolgen aufnehmen. Da kann man ja sehr flexibel sein und etwas ausmachen, was für beide Seiten gut ist. Möglichkeit 8 geht in eine ähnliche Richtung und das ist skilled volunteering. Vielleicht habt ihr davon schon mal was gehört, ich glaube wir haben auch schon mal eine Podcast-Folge darüber gemacht. Damit ist gemeint, dass Menschen sich engagieren, nicht einfach in irgendeinem Bereich, sondern in dem Bereich, was sie gut können, weil sie das zum Beispiel beruflich machen, weil sie darin eine Ausbildung gemacht haben, weil sie damit sonst auch ihre Brötchen verdienen. Und das wäre jetzt hier ein Beispiel, angenommen ihr braucht neue Fotos für eure Website und euren Social Media Account, dass das dann nicht irgendjemand macht, der halt eine Kamera zu Hause rumliegen hat und Hobbyfotograf oder Fotografin ist, sondern dass das jemand macht, der selber professionell Fotograf ist. Und der würde das dann quasi pro bono für euch machen oder der ist vielleicht eh Mitglied in eurem Verein und normal kümmert er sich um was anderes, aber weil er eben professioneller Fotograf ist, wäre es für ihn sehr einfach, diesen Job zu machen.

Die Ergebnisse wären wahrscheinlich besser und es würde euch sehr viel Zeit und Arbeit sparen, als wenn jetzt ein Hobbyvereinsmitglied sagt, okay, ich entstaube noch mal meine Digitalkamera, die ich im Schrank habe. Ich gucke mir noch mal ein paar Tutorials an und ich versuche, das dann selber zu machen. Für den Fotograf wäre das also ein Pro Bono Job, dass er die Fotos macht und vielleicht auch bearbeitet. Und dadurch hätte er eben auch das Gefühl, dass er jetzt nicht nur mit seiner Zeit was Gutes tut, sondern auch seine Skills, seine Fähigkeiten hier gut einsetzt. Deswegen also der Begriff Skilled Volunteering. Die neunte Möglichkeit wäre ein Klassiker, nämlich dass man so was wie Fördergelder beantragt, um eben hier diese Anschaffung zu tätigen oder sich auf ein Stipendium bewirbt oder ähnliches. Ich muss ganz ehrlich sagen, das ist nicht meine Lieblingsmethode, deswegen nenne ich sie auch so spät erst, weil das natürlich immer noch mal viel länger dauert und weil das viel Arbeit ist, dann da passende Förderprogramme rauszusuchen und die Anträge zu schreiben und so weiter. Ich persönlich würde dann, glaube ich, lieber direkt ein Unternehmen anschreiben und nach einem Rabatt fragen oder nach einer Kooperation.

Aber Vielleicht habt ihr da ja schon Kontakte zu irgendwelchen Fördermittelgebern, vielleicht habt ihr ja schon auf dem Schirm, hey, da gibt es zum Beispiel ein Programm zur Digitalisierung von Vereinen. Da habe ich auf jeden Fall schon einiges gesehen in die Richtung. Und dazu würde unser Vorhaben passen. Da können wir uns doch mal bewerben und hier danach fragen, ob die uns damit unser Vorhaben finanzieren. Und zu guter Letzt, die Möglichkeit Nummer 10 wäre, ein internes Fundraising-Event zu organisieren, wo ihr quasi auf einen Schlag die Menge fundraised, die ihr für euer Vorhaben benötigt. Also nicht jetzt so eine Patenschaft, wo euch jemand 5 oder 10 Euro im Monat dafür überweist, um ein Tool zu finanzieren, sondern dass ihr zum Beispiel überlegt, okay, wir möchten einen YouTube-Kanal starten. Was brauchen wir dafür? Wir brauchen eine Kamera, wir brauchen Schnittprogramme und wir brauchen ein Stativ und wir brauchen ein Mikrofon und dass ihr zum Beispiel sagt, okay, wir haben hier einmalig diese Summe von was weiß ich, 500 Euro, 800 Euro, 1000 Euro, die wir brauchen, um diese ganzen Anschaffungen zu tätigen. Und dafür machen wir jetzt ein Fundraising-Event, zum Beispiel einen Flohmarkt, einen Kuchenbazar, eine Charity-Aktion, irgendwas.

Und damit haben wir dann quasi einmalig das Geld auf dem Konto und können dann damit diese Anschaffungen tätigen. Das waren die zehn Möglichkeiten. Ich hoffe, dass da mindestens eine dabei war, die euch inspiriert hat und wo ihr denkt, hey, das ist cool, das könnten wir doch mal ausprobieren. Denn ich fände es sehr schade, wenn irgendwelche Pläne und Ideen dann daran scheitern sollen, dass man eben sich nicht darauf committen möchte, ein Tool-Abo für 10 Euro im Monat abzuschließen. Was ich euch zum Ende noch mitgeben möchte, ist der Gedanke des Return on Investment. Das ist so ein Marketing- oder Business-Begriff, den man aber auch hier nutzen kann, um mal darüber nachzudenken, was bringt es uns denn, wenn wir so ein Tool anschaffen oder wenn wir eine Kamera kaufen oder wenn wir hier diesen neuen Kanal ausprobieren. Also zum Beispiel bekommt ihr mehr Anfragen, wenn eure Website professioneller ist oder spart ihr Zeit in der Social Media Arbeit, wenn ihr dieses Tool einsetzt, statt es manuell zu machen? Und wenn ihr diese Zeit dann woanders einsetzen könnt, die ihr da jetzt gespart habt, was könnt ihr dann stattdessen mit dieser Zeit machen? Also wenn ihr da mal drüber nachdenkt, dann werdet ihr vielleicht einige Sachen merken, wo ihr sagt, hey, das ist eigentlich Quatsch, dass wir hier uns mit der komplizierten alten Website herumschlagen, wo jedes Update eine Stunde dauert. Wenn wir doch stattdessen eine neue Website hätten, die wir besser, einfacher, sicherer selber bearbeiten könnten, dann müsste man nicht, was weiß ich, acht Stunden im Monat auf die Website-Pflege verbringen, sondern vielleicht würde man das in ein, zwei Stunden schaffen und damit hätte dann die Person, die für die Website zuständig ist, auch noch mehr Zeit für andere inhaltliche Sachen.

In diesem Sinne wünsche ich euch viel Spaß beim Kommunizieren, egal ob mit Tool oder ohne, egal ob ihr da ganz minimalistisch unterwegs seid oder jeden neuen Tool-Trend mitnehmt und ausprobiert. Ich gehöre eher zur letzteren Sorte, aber ich weiß, dass es nicht allen Menschen so geht. Und schaut gerne für die Links, die ich heute erwähnt habe, in die Show Notes. Und dann hören wir uns in zwei Wochen wieder. Macht’s gut!

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