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Gucken wir uns zunächst an, worauf es bei der Pressearbeit ganz grundsätzlich ankommt. Pressearbeit besteht nämlich nicht nur daraus, alle paar Monate eine Pressemitteilung zu verschicken. Eine gute Struktur im Verein und die Pflege der eigenen Informationskanäle sind das A und O.
Die folgenden acht Punkte solltet ihr unbedingt beachten:
1. Bestimmt einen oder zwei Vereins-Pressesprecher
Diese Personen sind ab sofort die Hauptverantwortlichen für die Pressearbeit und gleichzeitig Ansprechpartner für Journalisten. Ihr Kontakt sollte im Pressebereich auf der eigenen Homepage stehen.
2. Pflegt die eigenen Informationskanäle
Dazu gehört nicht nur die eigene Homepage, sondern auch eure Social Media-Kanäle und euer Blog, sofern ihr einen habt. Jedenfalls müssen die Informationen auf euren Kanälen aktuell sein. Wenn Journalisten eure Homepage besuchen und der letzte Eintrag von 2015 ist, werden sie die Seite so schnell nicht wieder besuchen. Achtet außerdem auf eine stimmige Außendarstellung auf allen Kanälen. Stichwort “User First”: Fragt euch, welche Informationen die Besucher eurer Seiten erwarten.
3. Erstellt einen Presseverteiler
Dieser bietet euch eine Übersicht über wichtige, potentiell interessierte Kontakte und muss regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden. Wenn ihr schon einen Presseverteiler habt, guckt ihn euch kritisch an: Stehen die konkreten Ansprechpartner drin? Sind genug Informationen über die Person und das Medium vorhanden?
4. Richtet einen eigenen Pressebereich auf der Homepage ein
Jeder gut organisierte Verein verfügt über einen digitalen Pressebereich. Dazu gehört ein Archiv aktueller und früherer Pressemitteilungen, die Pressemappe mit wichtigen allgemeinen Informationen zum Verein, das Vereinslogo zum Download, Links zu Social Media und der Kontakt zum Pressesprecher des Vereins.
5. Kennt den Nachrichtenwert eurer Informationen
Bevor Journalisten über ein Thema berichten, prüfen sie den Nachrichtenwert. So bestimmen sie, ob die Information die Zielgruppe interessiert. Auch Pressesprecher sollten davon Gebrauch machen und so den Wert der eigenen Nachricht erkennen.
6. Pflegt einen guten Kontakt zu JournalistInnen
Journalisten möchten persönlich adressiert werden. Recherchiert deshalb sorgfältig das richtige Ressort und den richtigen Ansprechpartner für euer Thema. Seid zuverlässig und gebt bei Anfrage die Informationen schnell weiter. Nehmt euch auch in stressigen Phasen Zeit für die Journalisten.
7. Verschickt eure Presseinfos rechtzeitig!
Wenn ihr nicht möchtet, dass die Informationen vor einem bestimmten Zeitpunkt an die Öffentlichkeit gelangen, könnt ihr eine Sperrfrist angeben. Die Journalisten wissen dann, dass sie die Informationen erst nach diesem Termin veröffentlichen dürfen. Nachmittags ist generell eine schlechte Zeit, um Journos erreichen zu wollen. Denn die sind dann auf dem Endspurt zum Redaktionsschluss!
8. Macht euch mit dem journalistischen Schreibstil vertraut
Dazu gehört, prägnant und auf den Punkt zu formulieren und Worthülsen, lange Sätze und Eigenwerbung zu vermeiden. PR ist keine Werbung! Ihr müsst mit euren Texten Neugier wecken, ohne euch selber zu loben.
9. Macht eine Medienauswertung
Das kam in der letzten Lektion bereits zur Sprache: Setzt euch damit auseinander, welche Medien zum Verein und zum eigenen Anliegen passen. Wenn ihr die Besonderheiten einzelner Medien kennt, könnt ihr die Informationen viel gezielter platzieren.
Diese Punkte solltet ihr auf jeden Fall verinnerlichen.
Um euch das zu erleichtern, gibt’s hier unsere Liste von oben als kompakte Checkliste.