Zeitmangel ist ein häufiges Problem, wenn es um Kommunikation in Vereinen und sozialen Organisationen geht. Also wäre es doch toll, wenn man mit Hilfe der Technik Zeit sparen könnte!
Eine Möglichkeit dafür ist der Einsatz von Automatisierungen. Keine Sorge, wir wollen hier keine seelenlosen Chatbots empfehlen, die die Kommunikation mit Vereinsmitgliedern und Interessierten für euch übernehmen – vielmehr geht es um clevere kleine Tricks, mit denen ihr langfristig hier eine Minute und dort fünf Minuten spart. Kleinvieh macht auch Mist!
Automatisierte E-Mails
Wenn ihr einen E-Mail-Newsletter betreibt, lohnt sich ein Blick in die Funktionen eures Anbieters. Viele Anbieter bieten mittlerweile die Funktion, E-Mail-Reihen zu automatisieren. Hier ein paar Beispiele für automatisierte E-Mails:
- Eine größere Non-Profit-Organisation verschickt an neu angemeldeten AbonnentInnen eine Willkommens-Reihe, damit sie die Organisation besser kennenlernen
- Ein Sportverein sendet Service-Beiträge, zum Beispiel wöchentliche Sport-Tipps
- Ein Blog verschickt seine Artikel automatisch per RSS-Feed
- Eine Organisation fragt 6 Wochen nach Anmeldung automatisch nach Feedback
Ist euch das zu kompliziert? Keine Sorge – es gibt auch einen ganz simplen, aber effektiven Trick: Mit Sicherheit nutzt ihr das Double-Optin-Verfahren für euren Newsletter. Dabei bekommt eine neue Abonnentin ja zunächst eine Mail mit einem Bestätigungsbutton und erst danach eine Bestätigung, dass sie nun wirklich angemeldet ist. Diese E-Mail wird automatisch an jede Person geschickt, die sich anmeldet. Nutzt sie einfach, um zusätzlich zu der Anmeldebestätigung auch eine weitere Botschaft oder einen Call to Action zu verbreiten. „Hey, vielen Dank für deine Anmeldung! Willst du auch unserer Facebookgruppe beitreten?“ Ohne Mehraufwand habt ihr so eine weitere Kommunikationschance ergriffen.
Automatisierte Social-Media-Postings
Viele Social-Media-Plattformen haben die Fähigkeit, automatisch auch auf anderen Plattformen zu posten, bereits eingebaut. Wenn man etwa ein Foto bei Instagram hochlädt, kann man per Button das automatische Teilen zu Facebook, Twitter und Tumblr aktivieren.
Eine andere Möglichkeit ist das Tool IFTTT (If this, then that – zu Deutsch: Wenn dies, dann das). Mit IFTTT kannst du Rezepte anlegen, wie: Wenn auf dem Instagram-Account @erzaehldavon ein Foto gepostet wird, reposte das Foto und den Text auf dem Twitter-Account @erzaehldavon. (Das ist ein echtes Rezept, das bei uns läuft.)
IFTTT verbindet nicht nur Social-Media-Plattformen, sondern nimmt sich auch gerne die Informationen aus RSS-Feeds. Deshalb erscheint automatisch eine Meldung auf unserem Twitter-Account, wenn ein neuer Blogbeitrag oder eine Podcast-Folge erscheinen.
Super praktisch sind auch Tools wie Buffer, die Social Media Posts sammeln und später verteilen. So kannst du dich zum Beispiel einmal im Monat hinsetzen und den Redaktionsplan entwickeln – Buffer postet dann für dich alle paar Tage. Oder du speicherst einen interessanten Artikel, den du nachts um drei beim Surfen entdeckt hast – und Buffer veröffentlicht ihn für dich zu einer Zeit, zu der mehr Leute online sind und deinen Post sehen.
Automatisierungen bei der internen Kommunikation
Auch bei der Teamarbeit gibt es ein paar Einsatzmöglichkeiten für Automatisierungen. Man kann etwa regelmäßige Aufgaben so einstellen, dass sie als Kalender-Termine oder Trello-Karten automatisch wiederkommen. Auch automatische Erinnerungen sorgen für mehr Produktivität und weniger unangenehme Gespräche à la „Bernd, du hast schon wieder vergessen…“
Wenn ihr Trello, Slack oder ein anderes modernes Tool für eure Kommunikation und euer Projektmanagement nutzt, könnt ihr nach Integrationen oder versteckten Funktionen suchen. Es gibt zum Beispiel die Möglichkeit, innerhalb eines Trello-Boards eine individuelle E-Mail-Adresse zu erstellen. Alle E-Mails, die man an diese Adresse schickt, werden automatisch zu einer Karte auf diesem Board umgewandelt. So spart man sich die Zeit, Informationen aus E-Mails händisch ins Projektmanagementtool zu übertragen. (Übrigens, kennt ihr schon unsere Trello-Tutorials?)
Ein weiterer Trick ist zugegebenermaßen nichts Neues, aber nach wie vor praktisch: Textbausteine. Wann immer du merkst, dass du bestimmte Sätze immer wieder schreibst, kannst du dir eine Abkürzung dafür als Vorlage einspeichern.
Automatisierungen mit Vorsicht genießen
Möglicherweise kommen euch jetzt ganz viele Ideen, wie ihr Automatisierungen auch in eurer Arbeit einsetzen könnt. Das ist super, dann haben wir unser Ziel erreicht. Aber Achtung: Nicht übertreiben! Die beste Kommunikation ist immernoch die von Mensch zu Mensch. Wenn man sieht, dass ein Kanal ausschließlich von einem Bot bespielt wird, hat man nicht so viel Lust, ihm zu folgen. Setzt Automatisierungen für Aufgaben à la „Wenn ein neuer Blogartikel erscheint, poste ihn auf Twitter“ ein, aber nehmt euch auch mal die Zeit, ganz manuell durch den Feed zu scrollen und mit lustigen Tweets zu interagieren oder auf Kommentare zu antworten.
Tipp zum Weiterhören: Unsere Podcast-Folge über Tipps, mehr social in Social Media zu agieren.
