Tool-Tipp: Digitale Whiteboards

Long Time No Tool-Tipp! Heute geht es um digitale Whiteboards und verschiedene Ideen, wie ihr sie in der Vereinsarbeit einsetzen könnt. Analoge Flipcharts oder Whiteboards kennt ihr sicher aus Seminaren oder Strategiesitzungen. Es ist sehr praktisch, wenn man Ideen oder Todos festhalten kann; oder sogar mit vorbereiten Vorlagen eine Methode durchführen kann. Mit digitalen Whiteboards kann man all das machen – und hat noch jede Menge Vorteile dabei.

Inhalt

Links

Verschiedene Whiteboardtools:

Miro
Mural
Conceptboard
Jamboard

Transkript

00:00:13
Hallo und willkommen zurück im erzähl davon Podcast. Mein Name ist Katrin und das hier ist die 150. Folge. Nicht schlecht, würde ich sagen! Und wir haben auch in zwei Wochen noch eine Folge und dann geht es mal wieder in die Sommerpause in diesem Podcast. Wir wollen euch vorher aber noch einen Tool-Tipp geben. Ein Tool, was ich persönlich wirklich sehr, sehr gerne einsetze und wo ich schon selber erlebt habe, dass Leute, die das zum Ersten Mal ausprobieren, danach total begeistert sind und motiviert sind, das auch für ihre eigene Arbeit einzusetzen. Aber statt jetzt weiter zu teasern, sage ich euch, worum es geht:

00:00:48
Wir sprechen heute über digitale Whiteboards und da gibt es jetzt wahrscheinlich verschiedene Möglichkeiten, wie man sich das vorstellen kann. Es gibt ja auch so diese Smart Boards in Schulen zum Beispiel, so riesige Hardware-Geräte, an denen man arbeitet. Das meine ich hier nicht, sondern ich meine diese Art von digitalem Whiteboard, die man einfach ganz normal per Internetbrowser aufrufen kann oder wo man sich eine App zu runterlädt, wo man aber keine besondere Hardware braucht, sondern einfach ganz normal mit dem eigenen Computer oder mit einem Tablet darauf zugreifen und das benutzen kann. Es gibt da verschiedene Marken, verschiedene Anbieter von diesen digitalen Whiteboards und ich verlinke euch in den Shownotes ein paar. Ich habe die sowohl aktiv als auch passiv (also als Teilnehmerin) schon benutzt und ich wage zu behaupten, dass die Unterschiede nicht so groß sind. Die Grundfunktionen sind, glaube ich, bei allen ähnlich. Dasjenige, mit dem ich am meisten Erfahrung habe, ist Miro. Und das mag ich auch sehr gerne. Aber da könnt ihr ja einfach gucken, welches Tool euch am besten gefällt, welches zu eurer Organisation passt, vom Datenschutz her usw.

00:01:48
Okay, was ist denn jetzt genau ein digitales Whiteboard? Wie kann ich mir das vorstellen? Also ihr benutzt vielleicht schon analoge Whiteboards oder habt Flipcharts, die ihr benutzt für Seminar-Sitzungen, für Planungs-Session in euren Vorstandssitzungen, um zum Beispiel To Dos oder Ergebnisse aufzuschreiben. Und alles, was man mit solchen analogen Whiteboards, Tafeln, Flipcharts usw. machen kann, kann man auch mit einem digitalen Whiteboard machen. Also man kann da drauf schreiben, man kann darauf zeichnen, man kann digitale Post-Its hin und her kleben oder irgendwelche Formen, man kann Fotos drauf pinnen, Screenshots usw – also man kann die super flexibel gestalten. Normalerweise sind die Whiteboards halt erstmal einfach eine freie Fläche und es liegt dann an euch, die zu gestalten, so wie ihr es braucht. Das Tolle daran, dass sie digital sind, ist, dass man halt viel flexibler ist. Also wenn man zum Beispiel merkt (das kennt ihr bestimmt von so normalen Flipcharts): Oh Mist, ich habe hier angefangen zu schreiben, aber ich brauche irgendwie mehr Platz. Da muss man plötzlich ganz klein schreiben, dann kann man das nicht mehr richtig lesen. Oder man muss auf der nächsten Seite weitermachen und es wird unübersichtlich. Und all solche Probleme hat man halt nicht, weil man da die verschiedenen Elemente auf dem digitalen Whiteboard einfach klicken und verschieben kann. So anordnen, dass es übersichtlich ist, größer machen, Farbe ändern alles gar kein Problem im digitalen Raum. Und ein weiterer Vorteil ist, dass man damit ja viel einfacher das Ganze für alle verfügbar machen oder exportieren kann. Denn das kennt ihr bestimmt auch, dass man bei irgendeinem Seminar ganz tolle Flipcharts beschrieben hat und dann steht man dann sagt: Oh Mist, wie machen wir das denn jetzt, dass wir uns alle daran erinnern? Und dann muss man halt dann diese Flipcharts abfotografieren und die Fotos irgendwie rum schicken oder so, und das geht eben mit so einem digitalen Whiteboard viel, viel einfacher, weil man es dann besser exportieren kann und kein schummrigen Foto aus dem dunklen Seminarraum hat. Oder dass man einfach den Link verschickt und Leute dann darauf zugreifen können. Insbesondere fürs kollaborative Arbeiten, also dass eben nicht nur der Trainer vorne steht und das Seminar hält, sondern wenn man wirklich sagt, wir planen jetzt gemeinsam, z.B. wie das Sommerfest aussehen soll. Gerade für so was sind digitale Whiteboards echt gut geeignet.

00:03:56
Okay, ein bisschen konkreter: Wofür genau kann man jetzt digitale Whiteboards einsetzen? Also man kann zum Beispiel Brainstormings machen, Ideen sammeln, und das dann darauf festhalten. Entweder moderiert, also alle Leute brainstormen und ich schreibe mit. Oder dass man sagt: Hey, jeder überlegt mal fünf Minuten, schreibt mal eure Gedanken auf so Post-its und dann sammeln wir die, sortieren, gucken, wer die gleiche Idee hatte und welche Idee unique ist. Und so weiter. Man kann auch Redaktionspläne auf einem digitalen Whiteboard machen, gerade dann, wenn man zum Beispiel viele Postings hin und her schiebt. Also wenn ihr zum Beispiel ein Vereinsthema habt, wo es viele so aktuelle Nachrichten oder so was gibt, wo man das nicht so ewig im Voraus planen kann, was man posten wird. Und dann könnte man zum Beispiel mit dem digitalen Whiteboard für sich so eine Art Kalender anlegen und dann halt die Postings in Form von Post-its anlegen und dann einfach hin und her schieben. Und wenn man dann merkt: Oh, morgen sollten wir eher über das Thema reden, dann kann man halt einfach dann das Thema, was eigentlich für morgen geplant war, auf nächste Woche verschieben. Man kann auch gemeinsam an Texten oder Websites oder anderen Medien arbeiten. Also angenommen zum Beispiel, ihr wollt eure Website aktualisieren, dann könntet ihr einen Screenshot von eurer Website machen oder von den verschiedenen Unterseiten eurer Website, könnte diese Screenshots auf das Miro- oder auf das Whiteboard packen. Und dann könnte man zum Beispiel mit Pfeilen, mit Emojis, mit Post-its einfach verschiedene Stellen dieser Website markieren. Und die eine Person sagt dann zum Beispiel hier dieses Foto ist alt. Wir müssen dringend ein neues Foto von unserem Vorstand machen und die nächste Person sagt diesen Beschreibungstext hier, den finde ich super. Ich fände es toll, wenn wir den behalten können und die nächste Person sagt dann Oh, da ist ein Tippfehler, den haben wir ja ein Jahr lang nicht gesehen. Da müssen wir auf jeden Fall ran und hier diesen Tippfehler ausmerzen. Und so könnte man dann eben wieder kollaborativ daran arbeiten, die neuen Vorschläge für die Website-Änderung sammeln und das dann einfach umsetzen. Auch jegliche Art von Strategie und Planungsmeeting kann man mit einem digitalen Whiteboard sehr gut machen. Und man muss ja nicht immer mit dem leeren Wort starten, wie bei so einem Brainstorming, sondern man kann ja das Board schon vorbereiten und kann dann zum Beispiel schon Fragen aufschreiben, über die man sprechen möchte. Oder man kann mit verschiedenen Methoden arbeiten und kann dann dafür schon den Rahmen schaffen, sage ich mal so, dass man dann im Meeting besser arbeiten kann und man sich dann nicht erst noch Gedanken macht. Okay, jetzt haben wir hier unsere Pläne entwickelt. Wie schreiben wir die denn auf oder wie bringen wir die dann in der Reihenfolge? Sondern das kann man dann einfach schon vorbereiten und dann kann man sich mehr auf den Inhalt konzentrieren. Und apropo Methoden, es gibt ja verschiedene Methoden, gerade so aus dem agilen Arbeiten, New Work und Co, mit denen man arbeiten kann. Und in diesen verschiedenen Tools gibt es manchmal auch schon so eine Art Bibliothek für Methoden, das heißt, ihr könnt dann mit einem Klick Methoden übernehmen, also zum Beispiel so was wie ein Kanban-Board, wenn ihr nach Kanban arbeitet und dann müsst ihr das nicht jedes Mal selber neu erstellen, sondern dann haben quasi andere Leute schon diese Templates gebaut. Entweder das Unternehmen selbst, was das Whiteboard anbietet oder irgendwelche anderen User*innen, die das zur Verfügung stellen. Und dadurch spart man dann auch noch mal Zeit. Oder ihr könnt eben eure eigenen Templates speichern, wenn ihr zum Beispiel sagt, wir haben hier eine eine Vorlage, mit der wir immer unser Quartal planen oder unser Semester planen. Dann könnte man sich das einfach anlegen. Und wenn dann die nächste Semesterplanung ansteht, dann kann man sich das einfach kopieren und neu ausfüllen. Was ich persönlich auch sehr gern mache, ist, dass ich, wenn ich einen Workshop halte, bei dem eh das Ganze ein bisschen interaktiv sein soll, also nicht nur so ein Webinar, wo es irgendwie einen Input gibt und ein kurzes Gespräch und ein paar Fragen und fertig, sondern wo man wirklich was gemeinsam erarbeitet, dass ich dann darauf verzichte, irgendwelche Slides and Powerpoint zu basteln und zu zeigen, sondern ich baue quasi meines Slides schon direkt auf dem digitalen Whiteboard und dann kann ich einfach wechseln. Wenn ich quasi nur Input geben möchte, dann teile ich mein Bildschirm, zeige dann dort die Slides, die ich zeigen möchte. Und wenn es dann um eine Arbeitsphase geht, wo die Leute was machen sollen, dann gehen sie einfach auch aufs Board per freigegebenen Link und können dann dort zum Beispiel eine Übung bearbeiten und man hat dann auch direkt die Ergebnisse vor sich. Also ich kann dann zum Beispiel sehen, was die anderen dann erarbeiten. Und wenn ich zum Beispiel merke, oh, die sind schon fertig, die langweilen sich jetzt schon, dann kann ich zum Beispiel mit denen über ihre Ergebnisse schon mal sprechen oder sagen Hey, guck doch noch mal auf das! Oder wenn ich merke, jemand ist auf einem ganz anderen Dampfer, dann kann dann zu der Person oder zu der Gruppe reingehen. Vielleicht sind die in einem Breakout Room und kann dann dort mit ihnen darüber sprechen und kann vielleicht Ihnen ein paar Tipps geben, wie sie diese Aufgabe für sich lösen könnten. Und das macht es für mich natürlich auch einfacher, weil ich dann nicht zwischen verschiedenen Tools, also Slide-Zeige-Tool und Kollaborations-Tool hin und herwechseln muss, sondern weil ich das alles an einem Ort habe.

00:08:47
So, jetzt widmen wir uns in diesem Tool-Tipp-Format ja immer der Frage: Reicht die Gratis-Variante oder muss man für dieses Tool bezahlen? Und wie gesagt, ich persönlich habe mit Miro schon am meisten gearbeitet, aber es gibt eben auch andere Tools und da sind wahrscheinlich auch die Möglichkeiten und die Preisgestaltung unterschiedlich. Bei Miro ist es zum Beispiel so: Man kann mit einem kostenlosen Account bis zu drei verschiedene Boards anlegen. Man hat dann dort alle Funktionen, man kann Post-its kleben, schreiben dies oder jenes, aber man kann nicht andere Leute dazu einladen. Das heißt, wenn ich jetzt mit einem kostenlosen Miro-Account einen Workshop zum Beispiel halten wollen würde, dann könnte ich Miro benutzen, um zu sagen: Hey, sagt mir eure Ideen und ich sammel das dann und benutze dieses Whiteboard, um quasi die Ideen in Form zu bringen. Und dann exportiere ich euch das und fertig. Dafür würde das noch ausreichen. Wenn ich da jetzt wirklich kollaborativ mit Leuten drauf zusammenarbeiten wollen würde, dann wäre diese kostenlose Variante nicht ausreichend. Das kann aber sein, dass es bei anderen Tools der Fall ist. (Ich habe jetzt nicht bei allen Tools noch mal nachgeguckt, was genau der kostenlose Plan kann und ab wann man bezahlen muss.) Aber ich würde euch wie auch bei vielen anderen Tools raten: Überlegt euch erstmal, was ihr braucht, also überlegt euch erstmal wofür würdet ihr das Tool gerne einsetzen wollen? Was für Sachen macht ihr jetzt schon, die ihr stattdessen jetzt mit dem Tool machen wollt? Oder hat euch etwas, was ich eben angesprochen habe, inspiriert, dass ihr sagt: Ah ja, klasse, das klingt gut, das wollen wir mal machen. Und dann könnt ihr euch ja die Tools angucken und schauen, welches zu euren Bedürfnissen passt. Generell solltet ihr natürlich immer so kostenlose Accounts und Testversion usw. mitnehmen, um zu schauen, ob das wirklich zu euch passt und gegebenenfalls könnt ihr dann ja sagen. Okay, das spart uns viel Zeit und Arbeit. Das wollen wir regelmäßig benutzen. Da greifen wir jetzt zur Bezahlversion.

00:10:38
Wenn ihr noch Tipps und Tricks habt, wie ihr digitale Whiteboards einsetzt, dann könnt ihr uns die sehr gerne erzählen. Und zwar bei Instagram haben wir ja zu jeder Podcastfolge einen Post und da könnt ihr sehr gerne drunter kommentieren, wie ihr eure digitalen Whiteboards schon einsetzt. Ob ihr da noch einen Tipp habt für Leute, die das noch nicht gemacht haben bisher – wir sind gespannt und bedanken uns bei euch und hören uns in zwei Wochen wieder.

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