Zeit für Kommunikation schaffen

Hallo und willkommen in der letzten Folge von Podcast des Jahres. Mein Name ist Katrin. Ich freue mich heute, euch für die letzte Folge des Jahres noch mal ein paar Impulse mitzugeben. Und zwar hatte ich ursprünglich vor, vielleicht so eine Art Best-of „welche Themen kamen in der Beratung auf“ des Jahres zu machen. Ihr wisst ja alles, was wir bei erzähl davon veröffentlichen, alle Kurse, alle Podcastfolgen, Social Media, Content usw. ist alles kostenlos und das könnt ihr alles kostenlos nutzen, um euch selber weiterzubilden. Wenn wir – also Luisa und ich oder Kolleg*innen und ich – wenn wir Workshops und Beratungen machen, dann ist das natürlich nicht mehr kostenlos, dann nehmen wir dafür ein Honorar. Und aus diesen ganzen Workshops und Beratungen dieses Jahres habe ich so überlegt, kann ich da vielleicht so ein paar Sachen rausziehen, vielleicht häufig gestellte Fragen oder Themen, die immer wieder aufkommen. Oder vielleicht Tipps und Trends für 2023, die ich zu einer Podcastfolge verarbeiten kann.

Und dann habe ich eigentlich gedacht, naja, die größte Sache, die immer wieder aufkommt und die, die ich persönlich ja echt schade finde, dass die immer wieder aufkommt und dass die immer wieder stört, ist dieses Thema: Wir haben ein Problem mit der Zeit. Also wir haben keine Zeit, um was Neues auszuprobieren. Wir haben keine Zeit für Kommunikation, wir haben keine Zeit für Social Media, wir haben keine Zeit, um uns um unsere Website zu kümmern und so weiter und so fort. Und das finde ich superschade. Und deswegen möchte ich heute diesem Zeitproblem noch mal eine Folge widmen. Entweder vielleicht als Anstoß für euch oder um euch Argumente zu liefern. Wenn ihr vielleicht in eurer eigenen Arbeit, in eurem Verein, in eurem Vorstand, in eurem Team, wenn ihr da vielleicht jemanden habt, der mit diesem Zeitargument immer alles blockiert.

Die erste Sache, die ich euch mitgeben möchte, ist, das bitte nicht alles sofort wegen Zeitmangel abgeschmettert werden soll. Also jeder Vorschlag, jede Idee, alles was man irgendwie neu lernt, zum Beispiel von mir in dem Workshop oder natürlich auch alles, was vom Team her eingebracht wird, wenn man eben sofort sagt, nein, da haben wir keine Zeit für. Dann schmettert man alles ab, dann gibt man nichts eine Chance. Und das ist natürlich superfrustrierend für die Leute, die die Vorschläge einbringen. Und vor allem ist es paradox, wenn man eigentlich ein Problem hat, was man beheben möchte. Also wenn in eurem Verein alles superperfekt läuft, okay, dann könnt ihr es ja so belassen, dann braucht ihr ja nichts ändern. Aber wenn ihr zum Beispiel sagt, wir brauchen neue Mitglieder und das ist etwas, was ich sehr, sehr häufig höre oder zum Beispiel so was wie, wir sind gar nicht so bekannt, wir machen eigentlich hier seit zehn Jahren tolle Arbeit, aber man kennt uns gar nicht so in der Stadt, in der Region. Oder wenn man zum Beispiel sagt, wir haben hier dieses Programm und das wird noch gar nicht genutzt. Wir haben hier keine Ahnung, irgendwas, ein Angebot für Kinder und das ist noch gar nicht ausgebucht, da hätten wir noch Kapazität für mehr Kinder. Also wenn ihr irgendetwas habt, wo ihr noch nicht zufrieden seid mit eurer Arbeit, dann wäre es doch Quatsch, jetzt aus diesem Zeitargument heraus zu sagen, wir probieren aber auch nichts Neues.

Es gibt da ein schönes Zitat von Albert Einstein, der gesagt hat: „Die Definition von Wahnsinn ist, immer wieder das Gleiche zu tun und andere Ergebnisse zu erwarten.“ Und das finde ich, passt wunderbar dazu. Also wenn man jetzt etwas auf die eine oder Art und Weise tut, aber man hat noch nicht das Ergebnis, was man sich gerne wünscht, warum denkt man dann, dass dieses Wunschergebnis zum Beispiel mehr Mitglieder, zum Beispiel mehr Aufmerksamkeit, dass das kommt, wenn man eben in seinem Verhalten nichts ändert. Und deswegen, alle Menschen, die immer sofort sagen, nein, wir haben da keine Zeit für, bitte versucht mal diesen Drang zu unterdrücken und versucht erst mal mit den Fragen, die ich euch jetzt als nächste Stelle oder den nächsten Impulsen zu schauen, ob das denn wirklich stimmt oder ob ihr es nicht schaffen könntet, trotz wenig Zeit – und da habe ich absolutes Verständnis für – trotzdem neue Sachen auszuprobieren.

Der zweite Impuls ist, dass ihr vielleicht erst mal schauen müsst, wie viel Zeitbedarf braucht ihr denn für diese neue Sache? Also angenommen zum Beispiel, ihr möchtet einen neuen Social-Media-Account dazunehmen, einen neuen Kanal, oder ihr möchtet eure Website aktualisieren und vielleicht umbauen, vielleicht auf ein neues, moderneres, schöneres, sicheres System wechseln. Oder ihr möchtet eine einmalige Kommunikationsaktion machen, vielleicht so was wie einen Imagefilm drehen oder so was in der Art. Bevor ihr da jetzt, wie gesagt sofort schreit, nein, wir haben da keine Zeit für, schaut doch erst mal, wie viel Zeit das braucht. Da könnt ihr zum Beispiel recherchieren, vielleicht könnt ihr Leute fragen, die das schon hinter sich haben. Vielleicht könnt ihr Leute fragen, die euch dabei helfen würden, also zum Beispiel dann die Filmagentur fragen, was braucht man denn da eigentlich alles an Zeit? Womit können wir rechnen, was müssen wir alles machen? Also erst mal so ein Inventar erstellen.

Und die Frage ist ja auch braucht man dann diese Zeit, diesen Zeitbedarf sofort jetzt? Oder kann man es vielleicht eh verteilen auf eine Zeit? Vielleicht kann man das ja stufenweise machen. Vielleicht muss man nicht jetzt sofort in allem in einem Wisch die komplette Website neu machen, sondern vielleicht kann man sagen, wir machen erst mal jetzt die technische Basis neu und dann in ein paar Monaten die Texte neu oder so was. Und wenn ihr dann eben seht, dass man das gar nicht alles am Stück machen muss, sondern dass man das auch stufenweise machen kann, dass man das auch verteilen kann, dann erscheint es vielleicht nicht wie so ein riesiges Zeitinvestment, sondern dann habt ihr vielleicht eher Zuversicht, dass ihr es unterbringen könnt.

Der dritte Impuls ist: Vielleicht könnt ihr die Zeit ja von woanders nehmen. Also ihr braucht dann gar nicht mehr Zeit, sondern die Zeit, die ihr im Moment schon investiert in eure Kommunikation, vielleicht könnt ihr da ja diese Zeit einfach umplanen. Und das Einfachste, was man da zum Beispiel machen kann, ist, dass man alte Maßnahmen sein lässt. Vor allem eben die Maßnahmen, die nicht so viel bringen. Ich habe da schon öfter drüber gesprochen, dass ich diese Methode der Effort Impact Matrix sehr empfehle, und wir haben dazu auch eine ausführliche Anleitung als Blogpost. Da könnt ihr euch noch mal angucken, wie diese Methode funktioniert. Das Grundprinzip von dieser Methode ist, dass man schaut, was machen wir alles an, verschiedene Kommunikationsmaßnahmen zum Beispiel, wir schreiben Pressemitteilungen, wir verteilen Flyer, wir posten bei Facebook, wir posten bei Instagram, wir machen einen Infoabend einmal im Monat. Also all das könnten jetzt zum Beispiel Maßnahmen sein. Und in dieser Effort Impact Matrix kann man die dann miteinander vergleichen und kann die kategorisieren in eine von vier Kategorien. Und anhand dieser Kategorien sieht man dann eben schon sehr schnell, was lohnt sich und was nicht.

Und da kann es dann zum Beispiel passieren, dass man merkt, hm, wir schalten immer eine Anzeige in der Zeitung, das kostet uns immer 50 € pro Anzeige und eine Stunde Zeit, weil wir die Anzeige aktualisieren müssen und mit dem mit der Redaktion telefonieren müssen, um diese Anzeige durchzugeben. Und eigentlich merken wir, dass das überhaupt nichts bringt. Jetzt können wir uns diese eine Stunde Zeit und die 50 € sparen, wenn wir das nicht mehr machen und können dann eben diese Zeit und dieses Geld woanders einsetzen in eine andere Maßnahme. Und damit habt ihr eben nicht viel verloren, weil ihr ja vorher festgestellt habt, dass durch diese Maßnahme eh nicht besonders viel passiert ist. Und ihr habt eben gleichzeitig etwas freigeschafft, was ihr jetzt neu nutzen können, ohne dass es eben zusätzlich on top kommt. Also diese Methode kann ich euch nur empfehlen, bitte schaut euch die mal an, bitte macht die mal für euch.

Als zweiten Impuls: Vielleicht könnt ihr ja innerhalb von eurem Team das Ganze umstrukturieren. Also vielleicht könnt ihr schauen, welches Team gibt es im Moment, wo vielleicht aktuell oder generell nicht so viel zu tun ist oder wo es Mitglieder gibt, die noch nicht so ausgelastet sind und könnte man die vielleicht dann stattdessen im Kommunikationsteam einsetzen? Also vielleicht habt ihr ein Eventteam und die haben besonders im Sommer viel zu tun, weil ihr da ein Sommerfest macht und ein Tag der offenen Tür und dieses und jenes. Und im Winter haben die vielleicht nicht so viel zu tun, weil ihr da nicht so viele Events macht. Dann könnte man ja schauen, ob da nicht vielleicht ein, zwei Leute Lust haben, sich dann im Winter stattdessen im Kommunikationsbereich zu engagieren. Oder ob es grundsätzlich jemanden gibt, der vielleicht Lust hat, sein Engagement ein bisschen zu verändern und von einem Bereich in den Kommunikationsbereich wechseln möchte.

Der vierte Impuls ist: Könnt ihr vielleicht neue Zeitkapazität dazugewinnen? Also das wäre jetzt hier die naheliegendste Lösung. Wir haben nicht genug Zeit, können wir uns mehr Zeit nehmen durch irgendeine Art und Weise? Eine Möglichkeit wäre ja zum Beispiel, dass ihr neue Mitglieder findet, also mehr Menschen, die sich bei euch engagieren und die sich eben in ihrer eigenen Freizeit einbringen. Also indem ihr einfach Ehrenamtliche sucht, vielleicht dauerhaft, vielleicht kurzfristig, da gibt es auch das Stichwort Kurzzeitengagement, vielleicht könnt ihr da mal schauen. Oder durch solche Projekte wie zum Beispiel eine Kooperation, wir haben ja auch schon über Service Learning gesprochen hier im Podcast. Also wenn ihr zum Beispiel sagt, okay, wir müssen unsere Website umbauen, aber wir haben nicht das Know-how und wir haben nicht die Zeit dazu. Könnte man das vielleicht im Rahmen eines Service-Learning-Seminars machen mit unserer Hochschule hier, wo dann die Studierenden das unter fachlicher Anleitung machen, sodass wir selber nicht so viel Zeit investieren müssen, weil wir sie nicht haben und vielleicht auch das Know-how einfach von außen kommt, weil wir selber auch nicht wüssten, wie das geht.

Oder zum Beispiel so was wie Skilled Volunteering, also dass Menschen sich engagieren, die in dem Bereich wirklich Arbeitserfahrung haben. Also sprich in dem Fall, wenn wir jetzt bei dem Websitebeispiel bleiben, sucht ihr dann vielleicht jemanden, der hauptberuflich was mit Websiteentwicklung am Hut hat und das dann eben in seiner Freizeit oder pro bono für euch macht, einfach als Teil seines Engagements? Oder man arbeitet zum Beispiel mit einem größeren Arbeitgeber zusammen, der dann wiederum Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer freistellt, damit die sich engagieren. Da gibt es ja auch verschiedene Methoden, wie man eben Engagement nicht nur von reinen Privatpersonen nehmen kann oder nutzen kann, sondern wie man da auch mit Unternehmen zum Beispiel zusammenarbeitet.

Eine andere Möglichkeit, um mehr Zeit Kapazität dazu zu gewinnen, wäre, wenn man Geld investiert. Zum Beispiel, wenn man ein Tool kauft oder eine Software zum Beispiel kauft, die dabei hilft, Zeit zu sparen oder mehr Zeit zu gewinnen. Angenommen zum Beispiel, ihr habt einen Social-Media-Account und ihr braucht dafür regelmäßig Grafiken. Und diese Grafiken habt ihr mit einem kostenlosen Tool gemacht, das war aber ein bisschen sperrig zu bedienen, das hat lang gedauert, vielleicht ist es zwischendurch mal abgestürzt und vielleicht sah das auch gar nicht so schön aus, das Ergebnis. Und wenn ihr jetzt zum Beispiel zehn oder 20 € im Monat investiert, um auf ein professionelles, auf ein besseres, auf ein benutzerfreundlicheres Tool zu wechseln, zum Beispiel so was wie Canvas Pro – wobei man das als Engagement, also als offizieller Verein, also als gemeinnütziger Verein sogar kostenlos bekommen kann, also vielleicht müsst ihr da sogar gar kein Geld investieren – aber jetzt angenommen, wir haben jetzt so 10 € im Monat investiert, wenn man dadurch jetzt schneller arbeitet, wenn man dadurch jetzt mit mehr Motivation an dieser an dieser Sache arbeitet, wenn man dadurch jetzt bessere Ergebnisse erzielt, dann hat sich das ja gelohnt. Dadurch hat sich dieses Investment auf jeden Fall für euch ausgezahlt.

Oder ihr könnt natürlich auch so was wie eine Beratung oder einen Workshop in Anspruch nehmen und dadurch zum Beispiel besser oder schneller kommunizieren lernen, effektiver kommunizieren lernen und dadurch dann eben mehr Zeit Kapazität dazugewinnen. Und auch da noch der Hinweis, ihr könnt euch natürlich kostenlos fortbilden durch unsere Inhalte hier, durch unseren Podcast, durch unsere Kurse usw. Es gibt auch verschiedene weitere Anlaufstellen mittlerweile, damals, vor fünf Jahren, als wir gegründet haben, sah das ja noch nicht so aus, aber mittlerweile gibt es auch einige andere Anlaufstellen im Internet, wo ihr euch kostenlos für euer Engagement weiterbilden könnt, wo es zum Beispiel Webinar, Aufzeichnungen gibt und Lernmaterialien usw. Aber ihr könnt natürlich auch sagen, wir wollen von einem Profi lernen und wenn diese Person uns schult, dann geht das schneller und dann, dann lernen wir es richtig. Und auch dann noch mal der Hinweis: Es gibt ja auch verschiedene Förderprogramme, auf die man sich bewerben kann, wo häufig auch Workshops, Beratung, Coaching, Mentoring usw. dabei sind oder wo Budget dabei ist, sodass man dann eben mit diesem Budget jemanden anheuern kann, der genau das leistet, was man gerne braucht oder was man sich wünscht. Also schaut doch da mal, was es so gibt und guckt auch nach dem Stichwort Digitalisierung. Also da habe ich gesehen, dass es durchaus einige Förderprogramme gibt, die speziell das Stichwort Digitalisierung auf dem Schirm haben. Und vielleicht könnte man so was dann einsetzen für so was wie, wir wollen unsere Website modernisieren oder wir wollen ein neues Tool schaffen, mit dem wir digital besser arbeiten können oder wir wollen unsere digitale Sichtbarkeit erhöhen. Also vielleicht kann man das ja dann dafür dann auch benutzen, sich darauf bewerben und so dann dieses Geld bekommen, um sich damit quasi mehr Zeit zu erkaufen.

Der letzte Impuls, den ich euch mitgeben möchte, ist, dass man sich vermutlich nur am Anfang wirklich viel mehr Zeit nehmen muss. Und da ein Beispiel: Vielleicht habt ihr selber einen Hund oder kennt jemanden, der sich einen Hund angeschafft hat. Vor allem natürlich einen Welpen, ein kleiner süßer Welpe, der allerdings ganz schön viel Betreuung braucht, weil er sonst auf den Teppich pieselt oder irgendwas annagt, was er nicht annagen sollte. Und ich selber habe das auf jeden Fall gesehen, ich habe selber keinen Hund, aber ich habe es gesehen im Bekanntenkreis, im Freundeskreis, dass man sich zum Beispiel Urlaub nimmt, wenn man einen Welpen in die Familie holt, damit man einfach die ersten paar Wochen, wo der Welpe sich schnell entwickelt, wo der viel Betreuung braucht, wo man schon anfangen muss mit Erziehung, dass man da einfach wirklich präsent ist und sich da die Zeit nimmt, um das ganze quasi in gute Bahnen zu leiten. Und wenn dann der Hund ein bisschen älter ist und nicht mehr im Welpenstadium, dann hat man hoffentlich einen Hund, der ausgeglichen ist, der zum Beispiel auch mal ein paar Stunden alleine bleiben kann, der weiß, dass er nicht dieses und jenes anlagen soll, der nicht auf die auf den Teppich pinkelt, sondern seine Blase unter Kontrolle hat und sein Geschäft draußen verrichtet. Und dann kostet auch die Betreuung dieses Hundes viel weniger Zeit.

Und mit dieser gleichen Metapher können wir sicher auch an einige Kommunikationsprojekte rangehen. Also am Anfang braucht ihr sicher mehr Zeit, wenn ihr irgendwas Neues macht. Also wenn ihr zum Beispiel sagt, wir wollen einen YouTube-Kanal machen und wir haben aber noch nie ein Video geschnitten und müssen das erst lernen. Natürlich kostet das Zeit, das zu lernen, natürlich wird es sehr lange dauern, das zum ersten Mal zu machen. Und bestimmt wird man Fehler machen und sagen, oh Mist, ich habe die Untertitel nicht richtig raus exportiert, jetzt muss ich das noch mal machen, dauert noch mal 20 Minuten. Das ist ganz klar. Und sich das aber klar zu machen, dass das jetzt ein Stadium ist, was eine Weile anhält, aber nicht für immer ist, das kann euch eben auch helfen, eure Zeit besser zu planen. Vielleicht habt ihr eine Saison in eurem Engagement oder in eurer Vereinsarbeit, wo ihr eh ein bisschen mehr Luft habt als sonst. Also zum Beispiel wenn das Sommerloch ist und die Sachen, die ihr sonst macht, nicht stattfinden, dann könntet ihr vielleicht sagen okay, dann nutzen wir jetzt genau diese Saison, weil wir uns da mehr Zeit nehmen können, so wie Leute, die sich den Urlaub nehmen für ihren Welpen. Und wenn dann der Herbst wieder losgeht und unsere normalen Programme wieder losgehen und so ein normaler Alltag wieder losgeht, dann sind wir aber gerüstet, weil dann haben wir uns schon eingearbeitet, dann haben wir die Systeme schon aufgestellt, dann haben wir es schon gelernt, wie es geht und dann braucht es nicht mehr so viel Zeit, sondern dann ist es einfach eine Routine geworden. Also schaut mal, was sind vielleicht Sachen, die am Anfang mehr Zeit kosten, wann könntet ihr die vielleicht gut unterbringen oder euch temporär Unterstützung dazu holen? Das kann man ja auch kombinieren mit den anderen Punkten, die ich angesprochen habe, dass da zum Beispiel weniger Leute in dem einen Team mitarbeiten und sich mehr um das Thema kümmern oder dass man sich da temporär Unterstützung mit rein holt durch neue Ehrenamtliche, die vielleicht nur für dieses spezielle Programm für ein paar Wochen mit anpacken und dann auch wieder von dannen ziehen.

Also zum Abschluss ein paar Denkanstöße oder Argumente: Wie viel Prozent eurer Engagementzeit geht eigentlich für Kommunikation drauf? Wenn ihr mal überlegt, dass Kommunikation eigentlich immer ziemlich wichtig ist, damit Leute von eurer Arbeit erfahren, könnt ihr da vielleicht diese Prozentzahl erhöhen? Wer hat denn Lust auf Kommunikationsthemen, auch von denen, die sich vielleicht eigentlich in einem anderen Bereich engagieren? Also vielleicht mache ich eigentlich die Buchhaltung im Verein, aber bin eigentlich auch ein kreativer Kopf und hätte Lust, mal bei diesem Videoprojekt mitzuhelfen. Also schaut da doch mal, wer hat denn alles Lust? Was gibt es für Stärken im Verein, was gibt es für Interessen, was gibt es für Vorkenntnisse? Schaut da doch mal, was gibt es alles schon? Und wer hätte vielleicht Lust, da auch mal temporär bei so einem Kommunikationsthema mitzuhelfen?

Schaut, bitte, bitte, bitte, was sind alte Maßnahmen, die ihr sein lassen könnt, wo es nicht schlimm ist, wenn ihr das einfach nicht mehr macht, wo ihr dann viel Zeit freibekommt? Und auf der anderen Seite was lohnt sich denn ganz besonders? Was sind denn im Moment die Kommunikationsmaßnahmen, die sich für euch lohnen? Wo ihr merkt, das hat einen Einfluss, das hat einen Impact auf unsere Arbeit. Es gibt da auch diesen Begriff von Return on Investment. Das ist jetzt wieder etwas, was man vor allem im Unternehmensbereich gut benutzen kann, wenn ich zum Beispiel sage, ich investiere hier, ich investiere in Werbung und dadurch kriege ich mehr Kundinnen und Kunden oder ich investiere in bessere Qualität und dadurch erhöht sich die Anzahl der zufriedenen Kundinnen und Kunden und die wiederum empfehlen mich dann vielleicht mehr weiter oder so. Also man guckt immer, wo investiere ich etwas, wo ich dann am Ende mehr herausbekomme. Und vielleicht könnt ihr mit diesem Gedanken, man kann das häufig jetzt nicht so ausrechnen in der Kommunikation wie bei bei anderen Sachen, ich meine jetzt so was wie wenn ich besseren Dünger verwende, dann ist meine Ernte ertragreicher, da kann man es ausrechnen, einfach. Da kann man sagen, sonst kaufe ich den Dünger, der kostet so und so viel, jetzt kaufe ich den, der kostet so und so viel, aber dafür habe ich am Ende auch mehr und kann mehr Kartoffeln verkaufen oder so. Ich meine jetzt, im Kommunikationsbereich kann man das häufig nicht so genau bemessen, aber vielleicht habt ihr trotzdem einen Eindruck, was sich lohnt und was nicht.

Und vielleicht könnt ihr auch da so ein bisschen so einen Return on Investment errechnen. Wenn ihr zum Beispiel sagt, okay, wenn wir besser kommunizieren, dann bekommen wir mehr Spenden für unser Projekt. Und wenn wir mehr Spenden für unser Projekt haben, dann können wir bessere Arbeit leisten. Aber vielleicht können wir einen Teil der Spenden auch dann wieder benutzen, um zum Beispiel ein besseres Tool zu kaufen oder uns Hilfe anzuheuern oder, oder, oder. Also dann mal zu überlegen, was brauchen wir, um das Ganze, ja um so ein bisschen diesem Rat einen Schubs zu geben und und besser zu werden, mehr Ressourcen zu bekommen, mehr Freiwillige zu bekommen und so weiter und so fort. Also denkt da mal drauf rum, wo könnte ein Return on Investment sein?

Das waren meine fünf oder fünfeinhalb Impulse zu dem Thema „Wir haben keine Zeit für Kommunikation.“ Ich hoffe, da war etwas bei, was ihr gebrauchen könnt. Ich hoffe, ihr habt ein schönes, erfolgreiches Engagementjahr 2022 gehabt und wir hören uns 2023 wieder. Macht’s gut, bis dann.

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