Heute nimmt Katrin von erzähl davon euch mit auf eine Tour durch fünf essentielle Bereiche, in denen ihr eure Vereinskommunikation überprüfen könnt, um gestärkt in den Herbst zu starten.
Die Sommerferien sind vorbei und jetzt ist die perfekte Zeit, um sicherzustellen, dass eure digitale Präsenz, Kontaktmöglichkeiten, Prioritäten, Aktionen und Themen auf dem neuesten Stand sind. Katrin gibt euch wertvolle Tipps, wie ihr sicherstellen könnt, dass alle eure Kommunikationskanäle aktuell und effektiv sind, damit euch keine wertvollen Kontakte verloren gehen. Nutzt diese Checkliste, um eure Vereinskommunikation im Herbst voranzubringen!
Timestamps
00:00 Intro
00:50 Wie steht es um eure Digitale Präsenz?
02:36 Wie kann man euch kontaktieren bzw. sich informieren?
05:16 Was ist gerade eure Priorität und ist das sichtbar?
06:37 Welche Aktionen, Veranstaltungen und Kommunikationsanlässe stehen an?
10:39 Versteht man eure Themen und Haltungen?
12:58 Der Know-Like-Trust-Faktor
15:15 Fazit
15:55 OutroErwähnte & passende Podcastfolgen
Transkript
(Dieses Transkript wurde mit Hilfe von AI erstellt)
Katrin von erzähl davon [00:00:01]:
Die Sommerferien sind vorbei und jetzt geht der Herbst wieder los und für viele Vereine, wahrscheinlich auch für euren, ist jetzt die Zeit, wo man das Gefühl hat, es geht wieder richtig los, die Leute sind aus dem Urlaub zurück und wir können jetzt richtig produktiv in den Herbst rein starten. Wenn es euch auch so geht, dann möchte ich euch jetzt fünf verschiedene Bereiche vorstellen, in denen ihr einmal eure Kommunikation checken könnt, damit ihr dann mit voller Energie wieder weiter in den Herbst starten könnt. Wir schauen uns dabei die folgenden fünf Bereiche an. Erstens eure digitale Präsenz, zweitens eure Kontaktmöglichkeiten, drittens eure Priorität und ob diese sichtbar ist, viertens schauen wir uns Aktionen, Termine, Veranstaltungen und Kommunikationsanlässe an und als letztes gucken wir nochmal, ob eure Themen und Haltungen auch sichtbar sind. Was ist gemeint mit der digitalen Präsenz? Also stellt euch vor, jemand hat vielleicht eine Visitenkarte oder einen Flyer von euch beim Aufräumen gefunden und gebt euren Vereinsnamen bei einer Suchmaschine ein oder geht direkt auf eure Webseite. Oder jemand hat mal von euch gehört oder ihr wurdet irgendwo verlinkt auf einem Social Media Profil oder auf einer Webseite und Leute kommen jetzt und gucken sich eure digitale Präsenz an. Dazu gehört dann also eure Webseite, dazu gehören Social Media Profile und vielleicht habt ihr auch andere Profile, zum Beispiel einen Google My Business Profil oder vielleicht seid ihr in irgendwelchen Datenbanken drin. Es gibt ja zum Beispiel viele Engagement-Datenbanken, wo man sich eintragen kann.
Katrin von erzähl davon00:01:30 – 00:02:36
Also überlegt mal, wo überall gibt es von euch ein digitales Profil und dann müsst ihr jeweils checken, sind die noch erreichbar, sind die noch aktuell und funktioniert da alles. Also schaut zum Beispiel, ob das Impressum auf eurer Webseite noch aktuell ist. Manchmal wechselt ja ein Ansprechpartner und dann vergisst man das zu aktualisieren. Schaut, ob überall die Links stimmen. Also zum Beispiel, wenn ihr bei eurem Engagementprofil irgendwo in einer Datenbank einen Social Media Account angegeben habt, vielleicht habt ihr den gar nicht mehr, vielleicht ist da ein Link nicht richtig und dann könnt ihr den jeweiligen Betreiber dieser Plattform kontaktieren und darum bitten, das zu aktualisieren. Vielleicht fällt euch jetzt auch auf, wir haben da noch so eine verwaiste Facebook-Seite, die wir eigentlich seit Monaten gar nicht mehr nutzen, dann wäre jetzt auch ein guter Zeitpunkt, nochmal zu sagen, wir entscheiden uns wirklich diesen Kanal zu schließen und werden den in Zukunft nicht mehr bespielen. Wir haben dazu auch eine ältere Podcast-Folge, wie man Kanäle schließt, was man da beachten muss, Also schaut gerne da rein. Wir verlinken euch alle Verwandten-Links und Verwandte-Folgen von uns in den Show Notes.
Katrin von erzähl davon00:02:36 – 00:03:42
Als nächstes gucken wir uns an, wie man mit euch Kontakt aufnehmen kann. Also stellt euch jetzt vor, eine Person hat eure Website angeguckt, euer Profil angeguckt und möchte jetzt zum Beispiel eine Frage stellen oder möchte mitmachen, möchte euch kontaktieren, was gibt es da für Möglichkeiten? Höchstwahrscheinlich gibt es zwei große Möglichkeiten. Ihr habt wahrscheinlich ein Kontaktformular oder eine Kontaktseite auf eurer Webseite und ihr habt wahrscheinlich eine öffentliche E-Mail-Adresse oder vielleicht sogar mehrere, die ihr zum Beispiel auf Flyer oder auf Visitenkarten gedruckt habt. Und auch das ist jetzt eben eine Möglichkeit, wie die Leute wissen, wie sie euch kontaktieren können. Und euer Job ist jetzt zu prüfen, ob das dann auch wirklich funktioniert. Also schaut nicht nur, ob auf eurer Webseite das Kontaktformular noch da ist, sondern probiert es wirklich aus. Also schnappt euch eine E-Mail-Adresse, die ihr vielleicht bisher noch nicht genutzt habt im Vereinskontext und schreibt einfach mal eine E-Mail an das Kontaktformular. Schreibt eine E-Mail an die E-Mail-Adresse, die auf dem Flyer steht und schaut, ob das durchkommt oder ob vielleicht ein Autoresponder rauskommt, der noch gar nicht zurückgesetzt wurde und da wird dann immer noch geantwortet, wir sind im Sommerurlaub.
Katrin von erzähl davon00:03:42 – 00:05:04
Das wäre natürlich schade, wenn das da nicht richtig funktioniert. Dann gibt es noch die andere Seite der Kommunikation, also wenn Leute euch abonnieren möchten, wenn Leute sagen, ja ich finde interessant, was die machen, ich möchte auf dem Laufenden gehalten werden, ich möchte zum Beispiel über neue Veranstaltungen und neue Termine auf dem Laufenden gehalten werden, Da sind ja in der Regel entweder E-Mail Newsletter oder Messenger Newsletter, der Kanal der Wahl. Und auch das müsst ihr testen. Also nicht einfach nur sagen, ja okay, da ist der Link, wo man sich anmelden kann, sondern auch da nehmt nochmal eine E-Mail Adresse oder nehmt so eine 10-Minute-Mail, wenn ihr gerade keine weitere E-Mail Adresse habt, und prüft, funktioniert es, wenn ihr euch für diesen E-Mail-Newsletter anmeldet, funktioniert es, wenn ihr euch für diesen Messenger-Newsletter anmeldet, wirklich einmal das Ganze durchexerzieren. Was dann zum Beispiel manchmal passiert, ist, dass man sieht, oh, man bekommt dann eine automatische Begrüßungs-Mail und da sind aber irgendwelche veralteten Informationen drin oder da funktioniert irgendwas nicht richtig oder da ist ein Fehler drin. Also wirklich einmal ausprobieren und schauen, ob das wirklich alles so läuft, wie ihr euch das wünscht Und wenn ihr einen Fehler bemerkt, sofort auf die To-Do-Liste schreiben, da Kanu die Willkommens-Mail aktualisieren oder da den und den Fehler fixen. Denn es wäre total schade, wenn euch dadurch wertvolle Kontakte durch die Lappen gehen. Weil Leute entweder sagen, Ich möchte da zum Beispiel eine Frage stellen, ich schreibe eine E-Mail, aber meine E-Mail landet eben nirgendwo.
Katrin von erzähl davon00:05:05 – 00:06:20
Oder weil Leute sagen, hey, ich möchte gerne beim nächsten Event dabei sein. Sie melden sich für den Newsletter an und das funktioniert nicht, weil die E-Mail im Spam landet. Das wäre super, super schade, deswegen unbedingt regelmäßig prüfen. Der dritte Bereich ist zu prüfen, was ist aktuell eure Priorität. Damit meine ich, was ist gerade das Organisationsziel von eurem Verein oder eurer NGO. Also zum Beispiel, habt ihr gerade eine Spendenkampagne, habt ihr eine Petition, habt ihr eine Wahlkampagne, für die ihr Menschen mobilisieren möchtet? Macht ihr besonders viele Veranstaltungen, wo Leute aus eurer Stadt oder aus eurer Branche oder aus eurem Bereich daran teilnehmen können? Seid ihr gerade auf Expansionskurs, sucht ihr neue Mitglieder, damit ihr zum Beispiel ein Projekt umsetzen könnt, für das euch noch Manpower fehlt? Also überlegt, was ist gerade eure prio und schaut dann auch ob diese prio gerade kommuniziert wird also zum beispiel auf eurer website auf euren social media profilen und so weiter denn es wäre total schade wenn man zum beispiel auf eurer webseite kommt und dort wird dann noch das Sommerfest beworben, obwohl das Sommerfest jetzt schon drei Wochen her ist. Und alle Leute, die jetzt da hinkommen, die kriegen nicht mit, dass ihr eigentlich jetzt, keine Ahnung, die Herbstaktion plant. Und die denken, dieser Verein scheint nicht so aktiv zu sein, wenn die ihre Webseite gar nicht pflegen und da eben alte Events angekündigt werden.
Katrin von erzähl davon00:06:20 – 00:07:34
Also achtet darauf, dass dann wirklich diese Priorität sichtbar ist. Und diese Priorität, die kann sich natürlich ändern. Also denkt daran, das heißt nicht, dass es jetzt in Stein gemeißelt ist, sondern vielleicht habt ihr jetzt für sechs Wochen die Priorität, eure Herbstveranstaltungsreihe zu bewerben und wenn das vorbei ist, dann könnt ihr zum Beispiel wieder den Fokus auf Fundraising legen. Der vierte Bereich ist ein Bereich, der uns bei Zelle Fonzaire am Herzen liegt, denn wir unterscheiden ja in Aktionen und Themen und jetzt gucken wir uns erst mal die Aktionen an. Also was steht alles bei euch an, was gibt es alles an Veranstaltungen von eurer Seite, Mitmachaktionen oder auch interne Veranstaltungen, wo ihr aber danach oder davor etwas kommunizieren möchtet, was ist in eurem Bereich besonders, also wenn ihr euch zum Beispiel im Umweltschutz engagiert, gibt es einen bestimmten Umweltschutztermin, wo zum Beispiel über irgendwas diskutiert wird und ihr werdet eine Meinung dazu haben, was da diskutiert wird oder was das Ergebnis zum Beispiel war von einer Konferenz. Also überlegt mal, was gibt es alles für Aktionen, Termine und Co. Sachen, die ihr selber organisiert, Sachen, an denen ihr teilnehmt oder Sachen, die einfach nur wichtig sind für euren Engagementbereich. Und ihr könnt natürlich auch unsere Liste erstellen, die wir ja jedes Jahr für die Kommunikationsanlässe nutzen.
Katrin von erzähl davon00:07:34 – 00:08:49
Also das sind so was wie Aktionstage, geordnet nach verschiedenen Themenbereichen, wo ihr gucken könnt, ist da etwas bei, was für uns interessant ist. Denn diese Termine, die sind halt im Kalender, die sind halt fix. Und euer Job ist, dass ihr euch frühzeitig damit beschäftigt, dass ihr frühzeitig darauf aufmerksam werdet, damit ihr nicht merkt, oh Mist, heute ist ja der Tag des Baumes, jetzt muss ich mir schnell einen Social Media Post zum Thema Bäume schützen aus den Fingern saugen, sondern dass ihr schon frühzeitig seht, ah, Ende Oktober ist der Tag des Baumes. Das stimmt übrigens nicht, das sauge ich mir gerade aus den Fingern. Keine Ahnung, wann genau der Tag des Baumes ist. Aber dass ihr das frühzeitig seht und dass ihr euch darauf vorbereiten könnt, damit eure Kommunikation nicht stressig wird. Und das Gleiche gilt auch in eigenen Veranstaltungen. Wenn ihr also seht, wir werden Ende Oktober einen Workshop halten und wir haben da 20 Plätze, dass ihr dann von da quasi zurück rechnet und überlegt, bis wann möchten wir denn gerne die Plätze voll haben, wann ist der späteste Anmeldetermin, Wann können wir die Leute darauf hinweisen, dass sie sich anmelden können? Wenn wir es selber nicht schaffen, die Plätze zu füllen durch unsere eigenen Kanäle, wann könnten wir auf welche Kooperationspartnerinnen und Kooperationspartner zugehen, damit die das zum Beispiel noch mal in ihren Newsletter teilen.
Katrin von erzähl davon00:08:49 – 00:09:39
Und auch da gilt, je mehr ihr das vorplant, je besser ihr euch da vorher Gedanken macht, desto weniger stressig wird es dann nachher in der Aufführung. Wenn ihr dann einen Plan habt, dann könnt ihr den Plan einfach abarbeiten. Wenn ihr aber drei Tage vorher merkt, oh Mist, wir haben erst fünf Anmeldungen für den Workshop, wir müssen jetzt ganz schnell noch ein paar Leute zusammentrommeln, dann wird stressig und da hat keiner Lust drauf. Ein Pet-Peeve, was mich immer noch sehr stört, wenn ich das sehe, wenn Vereine das so machen, ist, dass Informationen verloren gehen zwischen verschiedenen Teams. Also dass es zum Beispiel ein Event-Team gibt, was ein Event organisiert. Oder das Fundraising-Team organisiert eine Fundraising-Kampagne. Und dann kommen diese Teams aufs Öffentlichkeitsarbeitsteam zu, oder wenn es nur eine Person gibt, auf die Social-Media-Person zu und sagen, hey, hilf uns mal, das bekannt zu machen. Und die Person hat aber gar keine Ahnung von dem Event, da fehlen inhaltliche Infos oder organisatorische.
Katrin von erzähl davon00:09:40 – 00:10:42
Und es ist dann häufig schwierig für die Social Media Person oder das Öffentlichkeitsarbeitsteam, sich da einzuarbeiten. Und das könnte man vermeiden, indem man von vornherein die Infos besser mit aufarbeitet oder dass man die Person schon ein bisschen vorher in der Planung mit rein holt, damit die eben weiß, worum es geht oder dass man andere Wege findet, wie man die Informationen zum Beispiel selber erstellen kann als Event-Team. Auch wenn man selber denkt, ich kann nicht so gut texten, da machen wir nochmal eine separate Folge zu über AI-Tools und Co., wie man die nutzen kann. Worauf ich hinaus möchte ist, dass es häufig daran scheitert, dass Informationen zwischen Teams verloren gehen oder dass zum Beispiel dann ein Team nicht mehr die Zeit hat, dann darauf zu reagieren, was das andere Team an Infos geliefert hat. Und das ist super schade. Also wenn ihr wisst, dass es dort etwas gibt, zum Beispiel ein größeres Event, wo mehrere Teams zusammenarbeiten, dann tragt auch das in euren Kalender ein. Macht vielleicht direkt jetzt schon ein Meeting aus, dass ihr euch Anfang Oktober nochmal trefft, über die Workshop-Details zu sprechen oder so, denn das wäre wirklich schade, wenn es daran scheitert. So, und jetzt kommen wir zum zweiten Teil von diesem Themen vs.
Katrin von erzähl davon00:10:42 – 00:11:41
Aktionen-Ding. Wir haben eben über die Aktionen gesprochen Und der fünfte und letzte Bereich sind jetzt die Themen. Falls ihr gerade denkt, was meint ihr denn mit Themen versus Aktionen? Ich verlinke euch dazu eine andere ältere Podcast-Folge, wo ich das nochmal im Detail erkläre. Worauf ich eigentlich hinaus will in einem Satz ist, es gibt sowohl Aktionen, zum Beispiel Events oder Aktionstage, als auch die Themen, die dahinter stecken. Die sind in der Regel evergreen, da gibt es also keinen konkreten Termin dahinter und manchmal kommen diese Themen dann zu kurz, wenn ein Verein eben die ganze Zeit nur über Aktionen redet. Aber eigentlich sind die Themen viel wichtiger, weil die Themen, das ist, worum die Leute verstehen, worum es in eurem Verein geht, warum man sich bei euch engagieren sollte, warum euch dieses Thema am Herzen liegt und so weiter. Also zu Themen gehören sowas wie Hintergrundinfos, Aufklärungsarbeit, aber auch Meinungsbeiträge. Also dass ihr sagt, wir als Verein sind der Meinung, dass soziale Gerechtigkeit nur passieren kann, wenn x, y und z.
Katrin von erzähl davon00:11:41 – 00:13:05
Und aus diesem Grund haben wir diese Aktion ins Leben gerufen, dieses und jenes zu machen. Also es ist ein Erklären, warum ihr das macht, was ihr macht. Und häufig findet über diese Themen dann statt, dass Leute sich mit euch identifizieren können, dass Leute verstehen, was ihr macht und dass Leute sagen, das finde ich gut, da möchte ich mitmachen oder die möchte ich unterstützen. Und deswegen ist es mir immer sehr wichtig, dass die Kommunikation, gerade die Social Media Kommunikation, nicht immer nur aktionsbasiert ist, sondern dass auch die Themen besprochen werden. Und da gilt für euch zu checken, erst mal, seid ihr euch da einig? Seid ihr euch einig, was zum Beispiel eure Haltung ist zu einem bestimmten Thema und kann man sich darüber informieren. Wenn ich jetzt auf euch aufmerksam werde und ich gehe zum Beispiel auf eure Website oder auf euren Social Media Account, verstehe ich da, welche Themen euch bewegen, wofür ihr steht, was eure Meinung ist, was eure Haltung ist, welche Werte ihr vertretet, welche Visionen ihr habt für die Zukunft. All diese Dinge gehören zu diesem Bereich und wenn ihr dann merkt, ehrlich gesagt ist das alles ein bisschen dünn, auf unserer Website ist eigentlich nur eine Liste von unseren Workshops und ein Kontaktformular, dann wäre das auch ein Stück für die To-Do-Liste, dass ihr euch da nochmal zusammensetzt und zu diesem Thema Inhalte erstellt, zum Beispiel Texte oder Videos, damit die Leute eure Themen und Haltungen besser nachvollziehen können. Zum Schluss möchte ich euch noch ein Modell mitbringen, was, finde ich, sehr hilfreich ist für diese Checks, die wir jetzt hier besprochen haben.
Katrin von erzähl davon00:13:05 – 00:14:00
Und wenn ihr den Podcast schon länger hört, dann kennt ihr das auch schon, denn es geht hier den No-Like-Trust-Faktor oder das No-Like-Trust-Modell, was wir auch in einer älteren Folge schon mal besprochen haben. Dabei geht es darum, dass man quasi diese drei verschiedenen Stufen hat. An der ersten Stufe, No, muss ich wissen, dass es euch gibt und ich muss wissen, was ihr macht. Da geht es also erst mal darum, Sichtbarkeit aufzubauen, also dass Leute überhaupt wissen, dass es euch gibt und aber auch, dass sie dann verstehen, was ihr macht. Also, dass sie sich einen ersten Eindruck verschaffen können und euch irgendwie einsortieren können und wissen, warum es euch gibt. So, die zweite Stufe ist die Like-Stufe. Da muss ich euch also mögen. Also, da gehört zum Beispiel dazu, dass ihr einen Einblick gebt in eure Arbeit, in euer Team, dass ihr behind the scenes zeigt, dass ihr Personen zeigt und dass ich dann also die Möglichkeit habe, euch sympathisch zu finden und zu sagen, hey das sieht ja aus wie ein cooles Team oder hey das finde ich cool, dass sie das so und so machen.
Katrin von erzähl davon00:14:00 – 00:14:41
Und auf der letzten Stufe, auf der Trust Stufe, geht es dann das Vertrauen. Also, dass ich Vertrauen in euch bekomme, dass ihr eure Arbeit wirklich gut macht und dass es gut ist, euch zu unterstützen, egal in welcher Form. Also, ob ich euch jetzt Geld spende oder ob ich bei euch mitmache oder ob ich eure Petitionen teile oder wie auch immer. Und zu Trust gehört zum Beispiel, dass ich sehe, dass eure Arbeit Wirkung zeigt. Also wenn irgendwelche Beweise habt dafür, dass eure Arbeit einen Impact hat, dann ist das super. Dass ich eure Kompetenz sehe oder vielleicht Auszeichnungen. Also vielleicht habt ihr schon mal für irgendwas einen Preis gewonnen oder vielleicht habt ihr hochrangige KooperationspartnerInnen und Partnerorganisationen. All das würde auch mein Vertrauen in euch stärken.
Katrin von erzähl davon00:14:41 – 00:15:42
Wir haben also dann diese drei verschiedenen Ebenen. Know, Like and Trust. Und für diese Ebenen könnt ihr eben verschiedenen Content machen oder könnt eben prüfen, ob eure verschiedenen Kanäle diese verschiedenen Ebenen, ja, ob da jeweils was zu finden ist dazu. Wir haben dazu auch einen älteren Blogpost mit Postideen zu diesen verschiedenen Ebenen und wenn ihr jetzt zum Beispiel merkt, ich glaube, wir erklären schon gut, was wir machen, aber wir zeigen sehr wenig von uns, dann könnt ihr euch diesen Blogpost schnappen und ein paar von diesen Posting-Ideen mal für euch ausprobieren, den No-Lag-Trust-Faktor bei euch zu stärken. Also, ein kleines Fazit für diese erste Folge nach unserer Sommerpause. Stürzt euch nicht direkt in den Herbst, in den Vereinsalltag, sondern nehmt euch nochmal kurz Zeit, diese fünf Bereiche zu prüfen und zu schauen, ob eure Kommunikation richtig aufgesetzt ist. Denn es wäre total schade, wenn euch dadurch Kontakte durch die Lappen gehen, weil sie eben euch nicht richtig kontaktieren können oder nicht richtig verstehen, was ihr macht oder es eben nicht aktuell ist. Also schnappt euch die Zeit dafür, vielleicht eine Stunde, das zu prüfen.
Katrin von erzähl davon00:15:42 – 00:16:18
Schaut, welche To-Dos sich daraus ergeben oder Vielleicht könnt ihr euch auch auf die Schulter klopfen, weil ihr schon sehr gut aufgestellt seid. Das ist natürlich auch ein gutes Ergebnis. Und dann wünschen wir euch viel Erfolg bei eurer weiteren Vereinsarbeit und wir hören uns hier in zwei Wochen wieder. Wenn ihr mehr von Erzähl davon wollt, dann geht auf unsere Webseite oder geht auf unseren Podcast. Den findet ihr in allen großen Podcast Plattformen, wenn ihr nach Erzähl davon sucht. Manche Folgen gibt es auch auf YouTube als YouTube Video und bei Instagram vor allem sind wir aktiv unter AdErzählDavon und da könnt ihr stöbern und schauen, was ihr noch braucht. Nutzt doch gerne die Suchfunktion auf unserer Website. Wir haben schon super viele Folgen, fast 200 Podcast-Folgen gemacht.
Katrin von erzähl davon00:16:18 – 00:16:49
Da ist bestimmt was dabei zu dem Thema, zu dem ihr gerade Input braucht.
