In dieser Episode widmen wir uns einer Öffentlichkeitsarbeitsmaßnahme, die vielleicht nicht so hilfreich ist, wie es zunächst scheint: offene Einladungen zum Kennenlernen.
Während die Intention hinter dieser Einladung gut gemeint ist, beachtet sie nicht, dass „einfach vorbeikommen“ für einige Menschen eine große Hürde darstellt. Katrin teilt ihre Gedanken und gibt drei Impulse, wie man die Kommunikation effektiver gestalten kann, um die Brücke zwischen Interesse und tatsächlicher Teilnahme zu schlagen.
Wenn Vereine, Initiativen oder soziale Organisationen neue Menschen gewinnen möchten, klingt eine Formulierung besonders naheliegend:
„Komm einfach mal vorbei.“
Die Absicht dahinter ist meistens wirklich gut. Man möchte offen wirken, unkompliziert, sympathisch und locker. Man will zeigen: Bei uns sind alle willkommen, wir verstecken nichts, du darfst uns ganz unverbindlich kennenlernen.
Nur leider funktioniert diese Einladung für viele Interessierte nicht so gut, wie man hofft.
Denn zwischen „Ich finde eure Arbeit spannend“ und „Ich tauche bei eurem Treffen auf“ liegt oft eine ziemlich große Hürde.
Und genau diese Hürde sollte eure Kommunikation ernst nehmen.
Das Problem: „Einfach vorbeikommen“ ist für viele gar nicht einfach
Es gibt natürlich Menschen, die mit so einer offenen Einladung gut klarkommen. Sie lesen den Termin, kommen vorbei und schauen sich alles an.
Aber es gibt eben auch viele andere.
Für eher schüchterne Menschen, für Personen, die sich in neuen sozialen Situationen nicht sofort wohlfühlen, oder für alle, die erstmal verstehen wollen, worauf sie sich einlassen, ist dieser Schritt oft zu groß.
Die Vorstellung kann schnell unangenehm werden:
- Alle anderen kennen sich schon.
- Man selbst ist die einzige neue Person im Raum.
- Vielleicht wird man direkt begrüßt, vorgestellt und in Gespräche hineingezogen.
- Vielleicht entsteht sofort das Gefühl, sich für eine Mitgliedschaft oder ein Engagement entscheiden und festlegen zu müssen.
- Vielleicht traut man sich dann nicht mehr, Nein zu sagen.
Auch wenn eure Gruppe freundlich und herzlich ist, kann die Situation trotzdem einschüchternd wirken.
Viele Menschen wollen sich zuerst orientieren. Sie möchten nicht direkt mitten im Geschehen landen, sondern erstmal in Ruhe herausfinden:
- Passt das überhaupt zu mir?
- Wie läuft das bei euch ab?
- Was wird von mir erwartet?
- Ist das zeitlich für mich machbar?
- Bin ich dort die richtige Person?
Wenn eure Kommunikation auf all diese Fragen nur mit „Komm einfach vorbei“ antwortet, dann bleibt die eigentliche Unsicherheit bestehen.
Was Interessierte wirklich wissen wollen
Wer mit dem Gedanken spielt, bei euch mitzumachen, hat meist ganz praktische Fragen. Nicht unbedingt riesige strategische Fragen, sondern oft sehr konkrete Dinge zum Ablauf.
Zum Beispiel:
- Wie viel Zeit kostet das Engagement?
- Wie regelmäßig muss ich dabei sein?
- Welche Aufgaben hätte ich konkret?
- Gibt es bestimmte Voraussetzungen?
- Was muss ich mitbringen oder können?
- Wann findet das statt?
- Lässt sich das mit Arbeit, Studium oder Familie vereinbaren?
- Kann ich erst mal reinschnuppern, ohne mich festzulegen?
Genau diese Fragen solltet ihr nicht dem Zufall überlassen.
Eure Aufgabe ist es, sie proaktiv zu beantworten.
Die eigentliche Aufgabe: die Lücke zwischen Interesse und Einstieg füllen
Statt nur den letzten Schritt zu kommunizieren, also das Treffen oder Training, hilft es viel mehr, die Strecke davor mitzudenken.
Mit anderen Worten: Ihr solltet die Lücke füllen zwischen
- „Ich habe zum ersten Mal von euch gehört“
- und „Ich mache wirklich den nächsten Schritt“
Je besser ihr diese Zwischenphase gestaltet, desto leichter wird es für neue Menschen, sich auf euch einzulassen.
Das kann schon damit anfangen, dass auf eurer Website oder in euren Profilen wichtige Rahmenbedingungen (z.B. an welchen Wochentagen und Uhrzeiten eure regelmäßigen Vereinstreffen stattfinden) klar erkennbar sind. So können Interessierte vorab prüfen, ob ein Engagement überhaupt zu ihnen passt.
Das ist nicht nur hilfreich, sondern auch fair.
Denn wenn es bestimmte Voraussetzungen gibt, ist es besser, diese früh zu nennen. Sonst investieren Menschen Zeit, lernen euch kennen, beschäftigen sich innerlich schon mit einer Aufgabe – und erst später stellt sich heraus, dass es doch nicht passt.
Manchmal liegt das an formalen Bedingungen. Manchmal einfach daran, dass Zeiten, Umfang oder Art der Tätigkeit nicht mit dem eigenen Alltag zusammenpassen.
All das darf vorher klar werden.
Impuls 1: Prüft eure bisherigen Infos
Der erste Schritt ist ziemlich simpel: Schaut euch eure bestehenden Kommunikationskanäle einmal mit den Augen neuer Interessierter an.
Zum Beispiel:
- Website
- Social-Media-Profile
- Flyer oder Broschüren
- Einträge in Engagement-Datenbanken
- Vorstellungstexte auf Plattformen oder Portalen
Fragt euch dabei:
- Beantworten wir dort schon die wichtigsten Einstiegsfragen?
- Oder bleiben wir sehr allgemein?
- Steht dort im Grunde nur: „Meldet euch“ oder „Kommt vorbei“?
Wenn ihr merkt, dass eure Kommunikation bisher eher vage bleibt, dann ist das kein Drama. Es ist einfach ein guter Hinweis darauf, was ihr als Nächstes verbessern könnt.
Hilfreich sind dabei ganz konkrete Informationen, zum Beispiel:
- Wie oft ihr euch trefft
- Wie lange ein Einsatz ungefähr dauert
- Welche Aufgaben es gibt
- Für wen das Angebot geeignet ist
- Welche Voraussetzungen es gibt
- An wen man sich bei Fragen wenden kann
- Wie ein unverbindlicher Einstieg aussehen kann
Je klarer diese Informationen sind, desto leichter können Menschen für sich einordnen, ob sie den nächsten Schritt gehen möchten.
Impuls 2: Schafft kleinere, unverbindlichere Einstiege
Vielleicht ist das reguläre Plenum, das monatliche Gruppentreffen oder das laufende Training einfach kein guter erster Kontaktpunkt.
Dann stellt sich die Frage:
Welche kleineren Formate könnten den Einstieg erleichtern?
Hier geht es darum, Begegnungen so zu gestalten, dass sie weniger Druck erzeugen und besser zum Informationsbedürfnis neuer Menschen passen.
Mögliche Formate wären zum Beispiel:
- ein Infoabend
- ein digitales Kennenlernformat
- ein Schnuppertreffen
- ein Schnuppertraining
- ein Engagement-Nachmittag
- ein offenes Format speziell für Interessierte
Der Vorteil solcher Angebote: Sie sind klar als Einstieg markiert.
Niemand muss rätseln, ob man dort schon voll dabei ist. Niemand hat das Gefühl, direkt Teil einer eingeschworenen Runde zu sein. Und niemand muss befürchten, schon beim ersten Kontakt fest eingeplant zu werden.
So ein Format kann analog stattfinden oder digital. Wichtig ist vor allem, dass es als niedrigschwelliger erster Schritt gedacht ist.
Impuls 3: Findet heraus, wie eure Zielgruppe wirklich tickt
Damit ihr gute Antworten geben und passende Einstiegsformate entwickeln könnt, müsst ihr verstehen, was für eure Zielgruppe überhaupt relevant ist.
Und genau da wird es oft schwierig.
Viele Organisationen sagen zum Beispiel: Wir würden gerne mehr junge Leute erreichen.
Wenn in der eigenen Gruppe aber fast nur ältere Menschen aktiv sind, ist oft gar nicht so klar, was junge Menschen eigentlich brauchen, erwarten oder attraktiv finden.
Dann hilft es wenig, im stillen Kämmerlein zu raten.
Besser ist:
- direkt mit der Zielgruppe sprechen
- oder Menschen einbeziehen, die diese Zielgruppe gut kennen
Das können ganz unterschiedliche Personen sein:
- eine Lehrkraft, die mit Jugendlichen arbeitet
- eine Studentin oder ein Student, die gut einschätzen können, was für Kommiliton*innen wichtig ist
- Menschen aus eurem privaten Umfeld mit entsprechendem Einblick
- lokale Engagementbeauftragte oder ähnliche Ansprechpersonen in der Stadt
Wichtig ist dabei nicht nur, Fragen zu stellen, sondern die Antworten auch ernst zu nehmen.
Wenn euch jemand sagt, dass eure Treffen zu unübersichtlich wirken, eure Sprache zu intern ist oder euer Einstieg zu verbindlich erscheint, dann steckt darin wertvolles Feedback.
Genau daraus entsteht die Brücke, die neue Menschen brauchen.
Was gute Einstiegskommunikation ausmacht
Unterm Strich geht es also nicht darum, weniger offen zu sein. Im Gegenteil.
Es geht darum, Offenheit so zu kommunizieren, dass sie auch wirklich ankommt.
Eine gute Einladung sagt nicht nur: „Du darfst kommen.“
Sie hilft auch bei den Fragen davor:
- Was erwartet mich dort?
- Wie groß ist der Schritt?
- Wie unverbindlich ist das wirklich?
- Passt das zu meinem Leben?
- Kann ich mich erst mal orientieren?
Je besser ihr diese Fragen beantwortet, desto mehr Menschen gebt ihr die Chance, sich tatsächlich auf euch zuzubewegen.
Fazit: Macht aus „Kommt einfach vorbei“ eine echte Einladung
„Kommt einfach vorbei“ klingt freundlich. Aber für viele Menschen ist es zu ungenau, zu groß oder zu riskant.
Wenn ihr neue Ehrenamtliche, Mitglieder oder Mitwirkende gewinnen wollt, dann lohnt es sich, den Einstieg sorgfältiger zu gestalten.
Das heißt vor allem:
- Fragen vorwegnehmen und beantworten
- klare Rahmenbedingungen nennen
- kleine, unverbindliche Kennenlernformate schaffen
- die Perspektive eurer Zielgruppe ernst nehmen
Denn der Weg ins Engagement beginnt selten mit einem mutigen Sprung. Viel öfter beginnt er mit einem kleinen, gut begleiteten ersten Schritt.
Links
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