In dieser Episode widmen wir uns einer Öffentlichkeitsarbeitsmaßnahme, die vielleicht nicht so hilfreich ist, wie es zunächst scheint: offene Einladungen zum Kennenlernen.
Während die Intention hinter dieser Einladung gut gemeint ist, beachtet sie nicht, dass „einfach vorbeikommen“ für einige Menschen eine große Hürde darstellt. Katrin teilt ihre Gedanken und gibt drei Impulse, wie man die Kommunikation effektiver gestalten kann, um die Brücke zwischen Interesse und tatsächlicher Teilnahme zu schlagen.
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Transkript
Ihr habt den erzähl davon Podcast eingeschaltet und heute erwartet euch wieder ein kleiner Kommunikations-Espresso. Es geht die Formulierung, komm einfach vorbei. Oder andersrum, ich sehe manchmal auf Websites oder auf Social Media Accounts von Vereinen und sozialen Organisationen, dass sie offen dafür sind, dass neue Menschen Mitglied werden, dazukommen, sich engagieren und dass sie die einladen möchten mit soner Formulierung wie, „komm einfach vorbei“, „komm ins Plenum“, „komm einfach mal zum Treffen“, „wir treffen uns einmal im Monat oder komm einfach mal zum Training, wenn Du überlegst, ob Du mittrainieren möchtest“.
Und ich versteh die Intention dahinter und sie ist natürlich gut. Man möchte sich locker zeigen. Man möchte zeigen, alle sind willkommen, wir sind flexibel, wir sind unkompliziert, wir sind transparent, wir haben nix zu verbergen bei unserem Mitglieder treffen, Du kannst einfach mal dabei kommen und uns kennenlernen. Aber es ist gut gemeint, aber nicht unbedingt so wahnsinnig hilfreich, dann wirklich neue Leute anzusprechen.
Beziehungsweise es gibt sicher Menschen, die so eine Einladung schätzen und die sagen, alles klar, dann komm ich einfach mal vorbei das nächste Mal.
Es gibt aber viele Menschen, für die das noch eine sehr, sehr große Hürde ist. Wenn Menschen sich für euch und eure Arbeit interessieren, dann haben sie sicher noch einige fragen, bevor sie sich dann wirklich entscheiden, ob sie Mitglied bei euch werden, ob sie einen Ehrenamt annehmen, ob sie in einem Projekt mitwirken möchten, wie auch immer ihr strukturiert Zeit. Und indem ihr sagt, ach, kommt doch einfach mal vorbei, beantwortet ihr nicht unbedingt die Fragen. Und gerade wenn man vielleicht eine Person ist, die ein bisschen schüchtern ist, der es vielleicht schwerfällt, sich in sozialen Situationen direkt wohlzuführen mit fremden Menschen, dann ist das keine willkommene Einladung, weil man dann im schlimmsten Fall das Gefühl hat, man kommt da zu diesem Treffen. Alle anderen kennen sich schon lange, lachen zusammen, plaudern und plötzlich ist da diese fremde Person. Alle Augen Plaudern und plötzlich ist da diese fremde Person, alle Augen sind auf dir. Und dann sollst Du dich vielleicht erst mal vorstellen und dann wirst Du vielleicht direkt, also vielleicht wirst Du auch nett empfangen.
Ich würd’s nicht sagen, dass ihr keine netten Leute seid, dass ihr dann blöd seid, sondern vielleicht werdet ihr dann die Leute die Person nett empfangen und man hat dann vielleicht dann direkt das Gefühl, oh Gott, jetzt bin ich hier irgendwie schon so drin. Jetzt werd ich vielleicht direkt hier verplant. Jetzt kann ich vielleicht nicht nein sagen, wenn jemand sagt, hey, könntest Du da nicht bei helfen, dieses und jenes zu machen? Und eigentlich wollte ich mich ja erst mal nur unverbindlich informieren. Eigentlich wollte ich ja nur mal reinschnuppern. Eigentlich wollte ich ja nur mal gucken, wie die Leute hier so ticken. Und weil das eben für viele Menschen eine unangenehme Vorstellung ist, wird so eine Einladung bei ihnen eben nicht fruchten, sondern das wäre denen dann wahrscheinlich ein zu großer Schritt, direkt einfach mal so vorbeizukommen. Unser Vorschlag ist deswegen, dass ihr diese Hürde zwischen ich interessiere mich irgendwie für euch und ich dann tatsächlich vorbei, dass ihr die quasi füllt, diese Lücke dazwischen. Indem ihr euch eben Fragen stellt oder überlegt, was könnte diese Person denn interessieren? Was könnte diese Person denn für Fragen haben? Und ich gebe euch mal ’n Tipp.
Meistens sind das so Fragen wie: Wie viel Zeit nimmt ein Engagement hier in Anspruch? Was muss ich dafür mitnehmen? Wie kann ich mir das vorstellen? Wie sieht mein Alltag aus? Oder eben persönliche Fragen, so was wie, ich muss immer dann und dann zur Arbeit. Kann ich das davor oder danach machen? Wie sind hier die Zeiten und so was? Und euer Job ist es, diese Fragen proaktiv zu beantworten, zum Beispiel auf eurer Webseite, eben diese Hürde zu verkleinern, dass ich eben auf der Website zum Beispiel mich dann schon informieren kann, ein paar dieser Fragen schon beantwortet bekomme und dadurch schon ein besseres Gefühl dafür bekomme oder vielleicht einfach so ganz große Rahmenbedingungen schon für mich abstecken kann. Also wenn ihr zum Beispiel Leute sucht, die bei irgend ’nem Projekt mitmachen und ihr habt dafür irgendeinen einen bestimmten Rahmen, irgendeine bestimmte Voraussetzung und ich erfülle diese Voraussetzung nicht, dann weiß ich eben sofort, okay, dieses Engagement ist für mich nicht geeignet. Das wäre ja schade, wenn ich dann schon zum Treffen komme, schon die Leute kennenlerne, vielleicht sogar schon halb verblehramt werde und dann stellt sich heraus, ja, nee, das geht nicht, weil Du musst dafür dieses und jener diese und jene Voraussetzung mitbringen und die erfüllst Du nicht, deswegen kannst Du diese Aufgabe nicht übernehmen. Oder natürlich auch andersrum, dass man selber vielleicht nicht jetzt sone sone harte, ich ich hab nicht dieses und jenes Zertifikat oder so was als Grenze hat, sondern einfach irgendwelche anderen Voraussetzungen, sodass es nicht matcht. Dieses Format kurz und knackig zu halten, wollen wir euch jetzt also drei Impulse mitgeben, wie ihr mit diesem Gedanken weiterarbeiten könnt. Der erste Impuls ist, überprüft mal eure Webseite, euren Content. Habt ihr Social Media Accounts, habt ihr Profile? Es gibt ja auch häufig so Engagementdatenbanken zum Beispiel, wo man sich und sein Engagement vorstellen kann.
Habt ihr eine Broschüre und prüft mal, wie viele von diesen Antworten oder von diesen Fragen dort tatsächlich schon aufgegriffen werden. Und wenn ihr merkt, das ist eigentlich alles sehr allgemein. Wir schreiben einfach nur, hey, komm vorbei, dann wäre das für euch ’n Zeichen, dass ihr dazu diese Antworten noch erstellen könnt in nächster Zeit und das eben dementsprechend updaten und erweitern könnt. Der zweite Impuls ist, versucht, neuen Leuten, neu Interessierten kleine abgesteckte Möglichkeiten zu liefern, euch kennenzulernen. Denn wie gesagt, die Hürde, einfach mal direkt zum Treffen zu kommen, ist vielleicht zu groß. Wie könntet ihr das denn ein bisschen kleiner, ein bisschen unverbindlicher machen? Vielleicht einen Infoabend, analog oder digital oder sone Art Schnuppertreffen oder ’n Schnuppertraining oder ein Engagementnachmittag oder so was in der Art. Was könntet ihr da euch an Formaten überlegen, an Eventformaten überlegen und das mal ausprobieren, eben es Leuten einfacher zu machen, vorbeizukommen. Und der dritte Impuls ist, damit ihr etwas erschaffen könnt, was für die Leute attraktiv ist und damit ihr die Fragen der Leute beantworten könnt, müsst ihr natürlich erst mal wissen, wie die ticken.
Und wenn ihr euch da selber noch nicht ganz sicher seid, also wenn ihr zum Beispiel sagt, hm, wir hätten gern mehr junge Leute und eigentlich habt ihr alle ’n relativ hohen Altersdurchschnitt in eurem Engagement und habt gar nicht so viele junge Leute im Verein und wisst gar nicht so richtig, was die für die interessant sein könnte, dann müsst ihr entweder sie direkt fragen oder ihr müsst nach Mittelspersonen suchen, die eben wissen, wie diese Zielgruppe tickt. Wenn ihr also selber noch nicht so richtig sicher seid, dann wäre das schon mal der erste Schritt, überlegt, wie können wir mit diesen Menschen ins Gespräch kommen oder mit anderen Menschen, die sich gut damit auskennen. ‚N Tipp, es gibt in vielen Städten Engagementbeauftragte fragte, und vielleicht könnt ihr mit denen mal im ersten Schritt sprechen. Oder ihr könnt natürlich euch einfach im privaten Kreis umhören. Vielleicht habt ihr eine Freundin, die als Lehrerin an einer Schule arbeitet und die euch zum Beispiel sagen kann, wie die Kids in dem und dem Alter ticken. Oder ihr habt eine Studentin in eurer Runde und könnt die fragen, hey, was bräuchten wir denn, damit wir als ein attraktiv sind für deine Kommilitoninnen und Kommilitonen und ja, nehmt das ernst, was die Person sagt und versucht so ein bisschen diese Brücke zwischen, ich höre zum ersten Mal von euch und ich soll dann direkt zu einem Treffen kommen, ich soll dann direkt zum Training kommen, diese Brücke zu schlagen. Viel Spaß beim Ausprobieren und wir hören uns in zwei Wochen wieder hier im Erzähl davon Podcast.
