Digitale Events sind für viele Vereine und Organisationen einer der aufwendigeren Kommunikationskanäle – aber eben auch einer der persönlichsten. Denn bei digitalen Events können Menschen euch erleben, Fragen stellen, mit euch ins Gespräch kommen und einen viel direkteren Eindruck von eurer Arbeit bekommen als über viele andere Formate.
Dies ist Beitrag 5 von 5 aus unserer Reihe „Die 5 Kanäle der digitalen Öffentlichkeitsarbeit“
Genau deshalb lohnt es sich, bei Digitale Events nicht nur an Technik und Moderation zu denken, sondern zuerst an die strategische Frage: Wofür sollen eure Digitale Events eigentlich da sein?
Je klarer ihr das beantworten könnt, desto leichter wird alles andere: Format, Bewerbung, Zielgruppe, Zusammenarbeit mit anderen und auch die Frage, ob sich der Aufwand lohnt.
Die erste Frage: Erfüllen eure Digitale Events den Vereinszweck – oder sind sie eher ein Türöffner?
Bei Digitale Events kann es grob gesagt zwei Funktionen geben:
- Sie können direkt euren Vereinszweck erfüllen.
- Oder sie dienen eher dazu, Menschen an eure Organisation heranzuführen.
Beides ist legitim. Aber es ist nicht dasselbe.
Nehmen wir als Beispiel eine Selbsthilfegruppe. Wenn dort online regelmäßig Fachvorträge angeboten werden – etwa zu Ernährung, Bewegung oder zum Umgang mit einer Erkrankung – dann ist das nicht nur Kommunikation nach außen. Dann ist das schon ein Teil der eigentlichen Arbeit der Organisation. Das Digitale Event ist in diesem Fall bereits Leistung, Unterstützung und Begegnungsraum. Veranstaltungen nicht nur offline, sondern auch online zu denken, erweitert eure Sichtbarkeit und euren Aktionsradius.
Denn gerade hier können Digitale Events viele Hürden senken. Menschen müssen keinen Raum aufsuchen, keine Anfahrt organisieren und oft auch keine Kinderbetreuung planen. Wer gesundheitlich eingeschränkt ist oder von schlechtem Nahverkehr abhängig wäre, kann leichter teilnehmen. (Natürlich gilt das nicht für alle Zielgruppen gleichermaßen. Für manche Menschen sind Online-Formate wiederum eher eine Barriere. Deshalb lohnt sich immer der genaue Blick auf eure eigene Zielgruppe.)
Anders kann es bei Organisationen sein, bei denen das eigentliche Erleben vor Ort besonders wichtig ist. Ein Lebenshof zum Beispiel lebt stark davon, dass Menschen die Atmosphäre mitbekommen, die Tiere kennenlernen und ein Gefühl für den Ort entwickeln. Dort werden Digitale Events wahrscheinlich nicht das Vor-Ort-Erlebnis ersetzen.
Aber sie können eine Brücke bauen: Ein digitaler Infoabend kann dort helfen, den Hof vorzustellen, Abläufe zu erklären, Fragen zu beantworten und Hemmschwellen abzubauen. Vielleicht führt das dazu, dass sich Interessierte eher trauen, zu einem Tag der offenen Tür zu kommen, eine Patenschaft zu übernehmen oder sich später vor Ort zu engagieren. Das Event selbst ist dann eher der erste Schritt in einer Beziehung.
Digitale Events können Barrieren senken – aber nicht automatisch
Oft wird bei Digitale Events schnell gesagt: online ist niedrigschwelliger. Das stimmt manchmal, aber eben nicht immer.
Hilfreicher ist die Frage: Für wen genau wird es leichter – und für wen nicht?
Ein Online-Format kann zum Beispiel hilfreich sein für Menschen, die:
- lange Anfahrtswege hätten
- auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen sind
- gesundheitlich eingeschränkt sind
- familiäre Verpflichtungen haben
- erst einmal unverbindlich reinschnuppern möchten
- sich schüchtern fühlen und sich in einer Gruppe Fremder nicht wohl fühlen
Gleichzeitig können Digitale Events schwierig sein für Menschen, die mit Technik unsicher sind, keine gute Internetverbindung haben oder sich in Online-Räumen nicht gut zurechtfinden.
Deshalb solltet ihr nicht pauschal davon ausgehen, dass Digitale Events immer die inklusivere Lösung sind. Schaut lieber konkret auf eure Zielgruppe und überlegt dann, welche Barrieren ihr abbauen könnt.
Passend dazu diese ältere Folge über Digitale Veranstaltungen für Einsteiger*innen: https://erzaehldavon.de/123-digitale-veranstaltungen/
Welche Arten von Digitale Events sind für euch sinnvoll?
Wenn ihr euren Zweck geklärt habt, könnt ihr das passende Format auswählen. Dabei gibt es ein paar typische Arten von Digitale Events, die sich für Vereine besonders gut eignen.
1. Die Infoveranstaltung
Das ist wahrscheinlich das naheliegendste Format: ein digitaler Infoabend für Menschen, die eure Organisation kennenlernen möchten.
Solche Digitale Events eignen sich besonders gut, wenn ihr regelmäßig neue Leute gewinnen möchtet – etwa für:
- ein Ehrenamt
- eine Sportmannschaft
- einen Chor
- eine Theatergruppe
- studentische Initiativen
Wichtig ist hier der richtige Zeitpunkt. Viele Vereine haben Phasen, in denen Einstieg besonders gut möglich ist. Bei einer Theatergruppe ist das zum Beispiel vor Beginn einer neuen Probenphase sinnvoll, nicht mitten im laufenden Stück. Bei anderen Gruppen gibt es Semesterstarts, Saisonwechsel oder bestimmte Jahreszeiten, in denen der Einstieg natürlicher ist.
Wenn ihr solche Zyklen habt, dann plant eure Digitale Events gezielt rund um diese Zeitpunkte – idealerweise schon ein paar Wochen vorher.
2. Wissensformate zur Aufklärung und Vermittlung
Wenn eure Organisation viel Bildungs-, Informations- oder Aufklärungsarbeit macht, dann können Digitale Events ein starkes Format für Wissensvermittlung sein.
Das kann zum Beispiel sein:
- ein Vortrag
- ein Webinar
- ein Workshop
- ein Barcamp
- eine kleine Online-Konferenz
Hier geht es nicht nur darum, Informationen weiterzugeben. Gute Digitale Events in diesem Bereich schaffen oft zusätzlich Austausch, Vernetzung und Gemeinschaft. Menschen lernen nicht nur von euch, sondern auch voneinander. Gerade bei Themen, die viele ähnliche Lebensrealitäten oder Interessen berühren, ist das ein großer Mehrwert.
3. Interne Veranstaltungen für bestehende Mitglieder
Nicht alle Digitale Events müssen öffentlich sein. Manche sind vor allem für die Menschen gedacht, die schon Teil eurer Organisation sind.
Typische Beispiele wären:
- ein digitaler Stammtisch
- ein Spieleabend
- ein Pubquiz
- ein informelles Kennenlernformat
- digitale Sommer- oder Weihnachtsfeiern
Solche Digitale Events sind besonders hilfreich, wenn eure Mitglieder nicht alle am gleichen Ort leben oder sich im Alltag selten begegnen. Sie stärken Beziehungen, geben Raum für informellen Austausch und können das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Spannend ist außerdem: Solche Formate können manchmal auch halb-offen gedacht werden. Nicht als breit beworbene öffentliche Veranstaltung, sondern eher nach dem Motto: „Wenn jemand aus eurem Umfeld vielleicht gut zu euch passen würde, dann bringt die Person doch einfach mal mit.“ So lernen sich beide Seiten locker kennen, ohne dass direkt ein großes Aufnahmegespräch daraus wird.
Müsst ihr Digitale Events immer allein organisieren?
Nein – und oft ist es sogar klüger, es nicht zu tun.
Viele Organisationen schrecken vor Digitale Events zurück, weil der Aufwand hoch erscheint oder weil sie Sorge haben, dass am Ende zu wenige Leute kommen. Genau da kann Zusammenarbeit sehr sinnvoll sein. Es gibt dabei verschiedene Wege:
Zusammenarbeit mit Organisationen, die ähnliche Themen haben
Ihr könnt euch mit anderen Gruppen zusammentun, die in einem ähnlichen Feld arbeiten. Wenn mehrere Organisationen aus den Bereichen Umwelt, Tierschutz, Jugendengagement oder Nachhaltigkeit gemeinsam ein Event anbieten, wird das für Interessierte oft attraktiver.
Der Vorteil: Menschen bekommen auf einmal einen Überblick über verschiedene Möglichkeiten, sich zu engagieren oder zu spenden. Ihr selbst profitiert von größerer Reichweite und von der gegenseitigen Empfehlung.
Zusammenarbeit über die Zielgruppe
Eine andere Herangehensweise ist nicht das gemeinsame Thema, sondern die gemeinsame Zielgruppe.
Wenn ihr zum Beispiel mehr junge Menschen erreichen wollt, dann könnt ihr euch fragen: Wo sind diese jungen Menschen schon aktiv? Wer hat bereits Zugang zu ihnen?
Dann könnte eine Kooperation mit einem Sportverein, einer Jugendgruppe oder einer anderen Organisation sinnvoll sein, die diese Zielgruppe bereits erreicht. Selbst wenn daraus nicht sofort neue Ehrenamtliche entstehen, lernt ihr dabei sehr viel über die Interessen, Sprache und Erwartungen dieser Menschen. Auch das ist wertvoll für eure künftige Kommunikation.
Zusammenarbeit aus bestehenden Beziehungen heraus
Und dann gibt es noch den ganz pragmatischen Weg: Mit wem habt ihr ohnehin schon gute Kontakte?
Vielleicht gibt es befreundete Vereine, frühere Kooperationspartner oder einen Dachverband, in dem ihr aktiv seid. Dann kann ein gemeinsames Digitale Event nicht nur Arbeit teilen, sondern auch Beziehungen festigen und neue Ideen hervorbringen.
Außerdem lohnt sich der Blick auf größere Formate, an denen ihr euch beteiligen könnt. Wenn eine Dachorganisation eine Online-Konferenz organisiert, müsst ihr vielleicht gar nicht das ganze Event stemmen, sondern nur einen Programmpunkt übernehmen. Dadurch werdet ihr sichtbar, knüpft Kontakte und erscheint im Kontext eines größeren Angebots.
Die Realität von Digitale Events: Rechnet mit Absprüngen
Viele Menschen sind mit Online-Meetings und Digitale Events inzwischen vertraut. Die technische Hürde ist oft deutlich kleiner als noch vor einigen Jahren.
Was gleichzeitig zugenommen hat, ist etwas anderes: die No-Show-Rate. Menschen melden sich an und erscheinen dann doch nicht. Oder sie entscheiden sich sehr kurzfristig, ob sie teilnehmen. Das heißt für eure Planung: Anmeldungen sind nicht dasselbe wie tatsächliche Teilnahmen.
Wenn ihr zum Beispiel 20 Anmeldungen habt, solltet ihr nicht selbstverständlich mit 20 anwesenden Personen rechnen. Je nach Format kann am Ende auch nur etwa die Hälfte oder etwas mehr tatsächlich da sein.
Für eure Digitale Events bedeutet das:
- Plant mit Puffer.
- Bewerbt das Event lieber etwas länger oder intensiver.
- Freut euch über Anmeldungen, aber kalkuliert realistisch.
Gerade wenn ihr eine bestimmte Mindestgröße im Raum braucht, damit Austausch gut funktioniert, solltet ihr das in eurer Kommunikation und Bewerbung berücksichtigen.
Ein oft unterschätzter Vorteil: Digitale Events können mehrfach wirken
Einer der spannendsten Aspekte an Digitale Events ist, dass sie sich unter Umständen weiterverwenden lassen.
Nicht jedes Format eignet sich dafür. Einen lockeren Spieleabend aufzuzeichnen wäre wenig sinnvoll. Aber viele inhaltliche Digitale Events können später noch als längerer Inhalt („Long Form Content“) genutzt werden.
Zum Beispiel:
- ein Mitschnitt eines Infoabends auf eurer Website oder auf YouTube
- die Tonspur einer Diskussion als Podcastfolge
- Ausschnitte aus einem Vortrag als Grundlage für weitere Inhalte
Das ist besonders praktisch, weil ihr mit einem Aufwand mehrere Ergebnisse erzeugen könnt. Eure Digitale Events wirken dann nicht nur an einem Abend, sondern auch noch Wochen, Monate oder sogar Jahre später.
Wichtig ist natürlich, das sauber zu kommunizieren. Wenn ihr aufzeichnet, müssen alle Beteiligten das wissen. Eine gute Lösung kann sein, nur einen ersten inhaltlichen Teil mitzuschneiden und den offenen Fragerunden-Teil bewusst nicht zu veröffentlichen.
Das hat zwei Vorteile:
- Ihr bekommt verwertbaren Longform-Content
- Die Live-Atmosphäre bleibt im Gesprächsteil geschützter, sodass sich Menschen eher trauen, Fragen zu stellen
Welche Themen eignen sich besonders gut für Digitale Events?
Ein sehr einfacher Ansatz ist: Schaut auf die Fragen, die ihr sowieso ständig bekommt.
Wenn Menschen euch immer wieder dieselben Dinge fragen, dann steckt darin oft schon das perfekte Thema für ein Info-Webinar oder einen Infoabend.
Bei einem Lebenshof könnten das zum Beispiel Fragen sein wie:
- Woher kommen die Tiere?
- Wie sieht ein typischer Alltag auf dem Hof aus?
- Wie wird mit kranken Tieren umgegangen?
- Wie können Besucherinnen und Besucher mit den Tieren in Kontakt treten?
- Was bedeutet eine Patenschaft konkret?
Wenn ihr daraus ein strukturiertes Digitale Event macht, passiert gleich mehreres gleichzeitig: Ihr beantwortet häufige Fragen, schafft Nähe, zeigt Offenheit und produziert mit etwas Glück Material, das später noch vielen weiteren Menschen hilft.
Selbst wenn live nur wenige Personen teilnehmen, war das also nicht automatisch ein Misserfolg. Wenn die Aufzeichnung später noch oft genutzt wird, entfalten eure Digitale Events ihren Wert eben zeitversetzt.
Wann haben sich Digitale Events auch bei kleiner Teilnahme gelohnt?
Viele Teams machen den Fehler, den Erfolg von Digitale Events nur an der Zahl der anwesenden Personen zu messen.
Das greift zu kurz.
Natürlich ist es frustrierend, wenn der virtuelle Raum klein bleibt. Aber auch dann können Digitale Events sinnvoll gewesen sein:
- weil ihr gezeigt habt, dass ihr ansprechbar seid,
- weil ihr für Interessierte echte Zeit investiert habt,
- weil Fragen beantwortet wurden,
- weil daraus später weiterer Content entstehen kann,
- weil ihr gelernt habt, was eure Zielgruppe wirklich interessiert.
Wenn ein kleiner Infoabend später noch vielfach abgerufen wird, hat er oft deutlich mehr Wirkung, als man im Moment selbst wahrnimmt. Es lohnt sich also, Digitale Events nicht nur nach der Live-Situation zu beurteilen.
Digitale Events funktionieren im Zusammenspiel mit anderen Kanälen
Ein besonders wichtiger Gedanke zum Schluss: Digitale Events sollten nicht als einzelner, losgelöster Kanal verstanden werden. Nach unserem Modell der 5 Kanäle der digitalen Öffentlichkeitsarbeit sollten die Kommunikationsmaßnahmen ineinandergreifen, statt die Kanäle wie Silos nebeneinander laufen zu lassen.
Genau dafür sind Digitale Events stark.
Sie können zum Beispiel:
- über eure Website angekündigt werden,
- über Social Media und Newsletter beworben werden,
- Fragen und Themenwünsche aus Social Media und Direktnachrichten aufgreifen,
- anschließend als Longform-Content weiterleben und auf der Website eingebettet werden,
- später wieder in kleinere Inhaltsbausteine für Social Media zerlegt werden.
So werden Digitale Events nicht nur zu einem einzelnen Termin, sondern zu einem Baustein in eurer gesamten digitalen Öffentlichkeitsarbeit.
Fazit: Gute Digitale Events beginnen nicht bei Zoom, sondern bei der Strategie
Wenn ihr Digitale Events plant, fangt nicht bei der Plattform an und auch nicht beim Design der Einladung. Fangt bei der Grundfrage an: Wofür brauchen wir dieses Event?
Soll es informieren, Wissen vermitteln, Beziehungen stärken, neue Leute gewinnen oder direkt euren Vereinszweck erfüllen?
Wenn diese Frage geklärt ist, lassen sich Format, Zeitpunkt, Kooperationen und Nachnutzung viel leichter entscheiden. Und dann werden Digitale Events nicht nur ein zusätzlicher Orga-Brocken, sondern ein richtig wertvoller Kanal für Nähe, Austausch und Sichtbarkeit.
Gerade für Vereine und ehrenamtliche Organisationen können Digitale Events enorm hilfreich sein – wenn sie gut zur Zielgruppe passen, realistisch geplant sind und mit den anderen Kommunikationskanälen zusammenspielen.
