In diesem Beitrag dreht sich alles um SOPs – also Standard Operating Procedures – und warum sie in der Vereinsarbeit so wertvoll sind. Es wird erläutert, wie klare Anleitungen und wiederkehrende Prozesse nicht nur die Zusammenarbeit erleichtern, sondern auch Zeit sparen, Qualität sichern und Aufgaben besser delegierbar machen. Außerdem gibt es einen Überblick über Tools für verschiedene Einsatzbereiche und eine Liste mit möglichen Kommunikations-SOPs.
Stell dir vor: Du bist endlich mal im Urlaub, doch der nächste Newsletter muss trotzdem raus – kann jemand anders diese Aufgabe einfach übernehmen?
Oder ein*e neue*r Ehrenamtliche*r mit Marketing-Know-how möchte spontan die Sozialen Netzwerke übernehmen – weiß die Person, wie das bei euch abläuft? Kann sie schnell loslegen?
Oder das: Eine Journalistin ruft an, will bis zum Redaktionsschluss um 18 Uhr ein Zitat. Bist du bereit oder herrscht Unsicherheit und am Ende verpasst ihr die Chance?
Wenn du bei diesen Szenarien ins Schwitzen gerätst oder denkst: „Oje, keine Ahnung, wie das bei uns klappen würde“, dann hast du vermutlich noch keine SOPs! Und genau darum geht’s in dieser Folge erzähl davon Podcast – und in diesem Blogpost.
Was sind SOPs eigentlich?
SOP steht für Standard Operating Procedure – das sind Schritt-für-Schritt-Anleitungen, mit denen wiederkehrende Aufgaben im Verein oder Team immer gleich ablaufen. Ob Social Media Posts planen, Journalist*innen-Anfragen beantworten oder den monatlichen Newsletter schreiben: Mit einer SOP muss niemand mehr herumprobieren, sondern kann einfach der Anleitung folgen. Das spart Zeit, sorgt für gleichbleibende Qualität und macht viele Dinge delegierbar, auch wenn du gerade nicht Zeit hast.
Es ist wie ein Backrezept: Lieber ein bewährtes Rezept für den Schokokuchen, als jedes Mal aufs Neue zu hoffen, dass die mit Augenmaß zusammengerührten Zutaten irgendwie lecker werden.
Für welche Aufgaben lohnen sich SOPs?
SOPs sind Gold wert bei wiederkehrenden Aufgaben – egal, ob regelmäßig (z.B. wöchentlich neue Instagram-Posts, monatlicher Newsletter, jährliches Sommerfest) oder unregelmäßig/selten (z.B. Medienanfragen, neues Projekt, Eventabsagen, Krisenkommunikation).
Es gibt proaktive und reaktive Aufgaben:
- Proaktive SOPs: Alles, was ihr bewusst plant – Newsletter schreiben, Event vorbereiten, Social Media-Kampagne, Vereinswebsite aktualisieren.
- Reaktive SOPs: Es passiert etwas von außen und ihr müsst reagieren – auf Presseanfragen antworten, negative Kommentare auf Social Media behandeln, kurzfristig ein Event absagen.
Mit SOPs habt ihr einen roten Faden, um Aufgaben unkompliziert zu erledigen, Fehler zu vermeiden und neuen Mitgliedern die Einarbeitungszeit zu erleichtern.
Gut dokumentiertes Wissen statt Chaos
Oft verlieren Vereine nicht nur technische Infos (wie Zugangsdaten), sondern auch wertvolles Erfahrungswissen: Was lief bei der letzten Kampagne besonders gut oder schlecht? Wie viele Würstchen kamen beim letzten Sommerfest gut an? SOPs helfen, auch dieses Wissen zu sichern. Das senkt die Fehlerquote beim nächsten Mal und spart wertvolle Nerven.
Tools & Ablage – was braucht ihr?
Wir glauben: Tools werden erst so richtig wertvoll wenn ihr SOPs habt.
Deswegen denkt nicht „wir brauchen Canva, dann werden unsere Social-Media-Posts automatisch schöner und gehen schneller“, sondern denkt im ersten Schritt: „Haben wir eine Checkliste für einen Social-Media-Post? Was ist aus unsere Perspektive ein guter Post? Können wir eine Vorlage anlegen für einen Eventpost oder einen Mitglieder-vorstellen-Post?“
Das sind 5 Arten von Tools – welche ihr jeweils nutzt, bleibt euch überlassen.
- Ablage für SOPs: Übersichtliche, einfach bearbeitbare Dokumente, idealerweise in der Cloud. Versionierung nicht vergessen!
- Ablage für Assets: Logo, Texte, Fotos, Grafiken, Druckdaten – alles auffindbar und nicht auf privaten Laptops versteckt.
- Redaktionsplan: Ob in Excel, Notion/Trello oder auf dem digitalen Whiteboard – was für euch praktikabel ist. Hauptsache, Aufgaben sind nachvollziehbar und für alle zugänglich.
- Kommunikationskanäle: Wer hat Zugang, wie werden sie bespielt, wie kommt jemand an Login-Daten? Das alles sollte dokumentiert sein – sonst schlummern Kanäle schnell im Dornröschenschlaf!
- Content Creation Tools: Welche Tools nutzt ihr eigentlich für Grafiken, Texte, Bilder – und wer weiß, wie sie funktionieren?
Und für Fortgeschrittene: Automatisierungen helfen, nervige Copy-Paste-Prozesse zu minimieren.
Direkt umsetzen: Deine Hausaufgabe aus dem Podcast
Macht eine Liste: Was sind regelmäßige oder auch nur hin und wieder vorkommende Aufgaben im Verein, die von einem SOP profitieren könnten? Fang klein an. Beim nächsten Newsletter etwa – welche geheimen Kniffe und Routinen hast nur du im Kopf? Pack sie in eine SOP!
Und wenn du Inspiration brauchst: Unten findest du eine Liste mit möglichen SOPs!
Fazit – Mit SOPs wird’s entspannter
SOPs ermöglichen es euch, Aufgaben im Verein leichter zu teilen, weniger Fehler zu machen und neue Leute schnell einzuarbeiten, ohne dass ihr alles mühsam erklären müsst. Sie bieten die Basis für sinnvolle Digital-Tools, einen guten Redaktionsplan und einen klaren Ablauf – damit eure Kommunikation im Ehrenamt nicht im Chaos versinkt.
Liste mit möglichen wiederkehrenden Aufgaben in der Öffentlichkeitsarbeit
Nutzt diese Liste, um eure eigene SOP-Liste zu erstellen!
💪🏻📆 Proaktive Aufgaben (geplant, aktiv angestoßen)
Einmalig / selten
- Neue Website erstellen oder Relaunch
- Broschüre / Flyer / Plakat gestalten
- Imagefilm oder Erklärvideo produzieren
- Pressemappe oder Pressematerial entwickeln
- Kommunikationsstrategie erarbeiten
- Marken-/CI-Entwicklung (Logo, Farben, Schriften, Designrichtlinien)
- Kampagne für ein spezielles Projekt oder eine Kooperation starten
- Pressemitteilungen für besondere Aktion
- Fotoshooting oder Videoaufnahmen für Grundstock an Material organisieren
- Social-Media-Account neu eröffnen
- Pressekonferenz oder Mediengespräch organisieren
- Jahresbericht
- Jahresreflexion & Learnings
Wiederkehrend / laufend
- Newsletter verfassen und verschicken
- Social-Media-Posts (Short Form Content) erstellen und veröffentlichen/vorplanen
- Blogartikel / Website-Beiträge (Long Form Contnet) schreiben und veröffentlichen/vorplanen
- Veranstaltung ankündigen (z. B. Sommerfest, Vortrag, Aktionstag)
- Bericht über Veranstaltung/Aktion schreiben
- Mitglieder-/Förderkommunikation (z. B. Jahresbrief, Spendenaufruf)
- Community Management (Kommentare beantworten, Nachrichten auf Social Media)
- Kalenderpflege auf Website (Events eintragen/aktualisieren)
- Podcasts oder Videos veröffentlichen
- Interne Kommunikation: Infos an Team/Engagierte weitergeben
- Analytics & Evaluation: Reichweite/Statistiken checken und festhalten; Strategie weiterentwickeln
- Redaktionsplan pflegen und regelmäßig aktualisieren
- Assets (Logo, Fotos, Vorlagen) organisieren und aktuell halten
- SOPs für alle wiederkehrenden Aufgaben anlegen und anpassen
🚨📬 Reaktive Aufgaben (Antworten auf äußere Impulse)
Einmalig / selten
- Anfrage von Presse/Medien beantworten
- Kooperation mit einer anderen Organisation kommunizieren (z. B. „wir starten zusammen ein Projekt“)
- Ungeplante Event-Absage oder -Änderung kommunizieren (z. B. Wetter, Krankheit)
- Spontane Stellungnahme zu einem aktuellen Thema geben
- Krisenkommunikation (interne Probleme/Krisen)
- Eilmeldung/aktuellen Erfolg kommunizieren (z. B. Preis gewonnen, Förderzusage erhalten)
Wiederkehrend / laufend
- Medienanfragen beantworten (Telefon/Email)
- Negative Kommentare oder Shitstorms handhaben
- Korrekturen/Richtigstellungen veröffentlichen (z. B. wenn etwas falsch berichtet wurde)
- Reaktionen auf Community-Feedback einarbeiten (z. B. „Das Formular ist kaputt“)
- Auf aktuelle Debatten reagieren (z. B. Social-Media-Trend, politische Diskussion)
- Plötzlich auftretende technische Probleme kommunizieren (z. B. Livestream bricht ab)
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Hi, Katrin Gildner aka Katrin von erzähl davon) erzähl davon wird querfinanziert von meiner Tätigkeit als Workshopleiterin, Beraterin und Speakerin. Alle Infos findet ihr hier: erzaehldavon.de/workshops-und-beratung Auch hier freue ich mich, wenn ihr an mich denkt, wenn z.B. in eurem Verband eine Referentin gesucht wird. Danke und bis zum nächsten Mal!
