Die Kommunikationsarbeit in Vereinen und Projekten ist oft vom Alltagstrubel geprägt – spontan posten, schnell noch einen Werbepost absenden und später berichten. Dabei bringt ein strukturierter Jahresplan nicht nur mehr Übersicht und Ruhe, sondern sorgt auch dafür, dass eure Follower*innen regelmäßig von euch hören und ihr gezielt auf die richtigen Themen aufmerksam machen könnt.
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, erfahrt ihr, wie ihr mit sechs simplen Phasen eure Kommunikation übers gesamte Jahr hinweg clever und nachhaltig organisiert. Egal, ob ihr gleich zu Beginn des Jahres oder mittendrin ins Planen einsteigt – der Prozess ist jederzeit anwendbar!
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Phase 1: Themen und Aktionen sammeln
Überlegt euch zuerst, was in eurem (Vereins-)Jahr passiert. Sammelt dafür in vier Kategorien:
- Vereinsinterne Termine & Aktionen: Z.B. Mitgliederversammlungen, interne Fortbildungen.
- Veranstaltungen & Projekte, die ihr ausrichtet: Sommerfest, Workshops, Sportkurse.
- Events in der Branche/Region: Stadtfest, Messen, Engagementtage, externe Konferenzen.
- Themen und Saisons eurer Zielgruppe: Wann sind für eure Zielgruppen bestimmte Themen besonders aktuell? (z.B. Semesterzeiten bei Studierenden, Ferien bei Familien).
Phase 2: Termine auf dem Kalender verteilen
Jetzt bringt ihr Struktur in die gesammelten Punkte:
- Sucht euch einen Kalender (digital oder analog) heraus und tragt ein, wann was stattfindet.
- Ihr erkennt damit Phasen, in denen besonders viel oder wenig los ist (z.B. Sommerpause/<Sommerloch>, Hochsaison).
Phase 3: Kommunikationsanlässe rund um die Termine planen
Zu jedem wichtigen Termin stellt euch die Fragen:
- Muss davor, am Tag selbst oder danach kommuniziert werden?
- Was ist der Zweck? Einladen, erinnern, Teilnahme motivieren, Ergebnisse teilen, Danke sagen?
- Plant konkret, wann (z.B. Wochen vorher als Einladung, direkt nach dem Event mit einem Rückblick) und wie oft ihr kommunizieren wollt.
Phase 4: Die passenden Kanäle wählen
Überlegt, für welchen Anlass welcher Kanal sinnvoll ist:
- Interne News via E-Mail oder Messenger-Gruppe,
- Öffentliche Einladungen über Social Media, Newsletter & Website,
- Tiefergehende Berichte oder Storytelling lieber im Blog oder Newsletter.
Tragt die passenden Kanäle zu jedem Termin in euren Kalender ein – so seht ihr sofort, wo noch Kommunikationsbedarf besteht.
Phase 5: Lücken finden & mit Evergreen-Inhalten füllen
Schaut kritisch auf euren Kalender: Gibt es Phasen, in denen ihr nichts zu posten habt?
- Füllt diese mit “Evergreen”-Themen – das sind Inhalte, die immer gehen: Gründungsgeschichte, eure Mission & Vision, Werte, Teamvorstellungen, “So kannst du mitmachen”, Rückblicke auf Erfolgsgeschichten usw.
- So bleibt euer Auftritt regelmäßig und ihr sendet auch in ruhigeren Zeiten wertvolle Botschaften.
Phase 6: Vorbereiten, was geht
Nutzt Planungsvorsprünge und freie Kapazitäten, um Posts, Texte, Bilder oder Vorlagen jetzt schon vorzubereiten:
- Feiertage, wiederkehrende Aktionstage, Ferienwünsche, Quasi-Standardbeiträge können vorab geschrieben oder gestaltet werden.
- So habt ihr im Trubel weniger Stress und könnt Aufgaben auch mal an neue oder zusätzliche Teammitglieder übergeben.
Fazit:
Mit einer auf sechs Phasen aufgeteilten Jahresplanung habt ihr stets einen Überblick, könnt flexibel nachjustieren und nehmt den Stress aus eurer Vereins- oder Projektkommunikation. Schnappt euch Kalender und Stift – legt direkt los und macht 2026 (oder jeden beliebigen Zeitraum!) zu eurem Kommunikations-Erfolgsjahr.
Noch mehr Tipps, Checklisten und Inspiration findet ihr auf der erzähldavon-Website – stöbert gern vorbei!
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