In dieser Folge des erzähl davon Podcasts geht es um die optimale Teamstruktur für die Öffentlichkeitsarbeit in Vereinen und Organisationen. Wir sprechen darüber, auf welchen Ebenen Aufgaben und Zuständigkeiten sinnvoll verteilt werden können, damit Kommunikation nicht im Chaos endet oder an Einzelpersonen hängen bleibt.
Die Grundlagen: Nicht alle machen alles – aber alle können etwas beitragen!
Gute Kommunikation ist Teamsache und geht jeden im Verein etwas an. Das heißt aber nicht, dass jede*r einfach Zugangsdaten erhält und „nach Gefühl“ posten darf. Stattdessen braucht es klare Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und vor allem: Strukturen. Drei zentrale Grundsätze stehen dabei im Mittelpunkt:
- Mindset: Alle sollen wissen und das Gefühl haben, dass sie Kommunikation unterstützen dürfen und sollen.
- Struktur: Es muss klar sein, wer für was zuständig ist und wer als Ansprechperson fungiert.
- Befähigung: Mitglieder sollten die nötigen Tools, Vorlagen und Kenntnisse an die Hand bekommen, um wirklich mitwirken zu können.
Die vier Ebenen der Öffentlichkeitsarbeit-Aufgaben im Verein
Ebene 1: Vorstand oder Planungsteam – Die Richtung vorgeben
Der Vorstand (oder das zentrale Planungsteam) definiert die Strategie, legt Ziele fest und gibt den „Nordstern“ für den Verein vor. Sie bestimmen, welche Aktionen wichtig sind, an welchen Projekten gearbeitet wird und wo mittelfristig der Schwerpunkt liegt. Daraus ergibt sich auch, worauf sich die Kommunikation in den kommenden Monaten fokussieren sollte – sei es neue Ehrenamtliche gewinnen, interne Veranstaltungen vorbereiten oder öffentlichkeitswirksame Aktionen wie Stadtfeste begleiten.
Ebene 2: Öffentlichkeitsarbeitsteam-Leiter*in – Die Schnittstelle der Kommunikation
Es braucht eine Person (oder ein Zweiter-Team), das den offiziellen Hut für die Öffentlichkeitsarbeit auf hat. Diese Person tauscht sich eng mit dem Vorstand aus (4-Augen-Prinzip) oder ist sogar Teil des Planungsteams.
Diese 1-2 Personen behalten den Redaktionsplan im Überblick, koordinieren Themen und achten darauf, dass die Abläufe funktionieren. Gerade wenn das Team wächst, ist diese Koordination wichtiger denn je, damit Aufgaben nicht untergehen und alle Informationen an der richtigen Stelle landen. Für alle Teammitglieder des Öffentlichkeitsarbeits-Teams (Ebene 2) ist diese Person/sind diese Personen die Ansprechpartner*innen.
Ebene 3: Die Teammitglieder im Öffentlichkeitsarbeitsteam – Effizient statt kanalbasiert
Je nachdem, wie groß eure Organisation ist, habt ihr hier vielleicht nur ein oder zwei Paar helfender Hände, oder eine große Abteilung. Die Koordination dafür übernimmt die Person/ das Duo aus Ebene 2.
Innerhalb der Kommunikationsarbeit werden Aufgaben häufig rein nach Kanälen verteilt: Eine Person für Social Media, eine für den Newsletter, eine für die Webseite. Das sorgt aber oft für Doppelarbeit und wenig Austausch. Effektiver ist folgende Herangehensweise: Teammitglieder arbeiten themen- und formatübergreifend. Wer zum Beispiel eine Stellungnahme verfasst, bereitet diese direkt für verschiedene Kanäle auf. So steckt einmal gebündeltes Wissen in vielen Formaten – less is more!
Wichtig ist auch hier, feste Ansprechpersonen für den Kontakt nach außen, wie Presse oder Kooperationspartner*innen, zu benennen und den regelmäßigen Austausch mit der Teamleitung (Ebene 2) zu pflegen.
Ebene 4: Alle Mitglieder – Potenziale ausschöpfen und kommunizieren können
Jedes Vereinsmitglied kann mit seinen Talenten zur Kommunikation beitragen – als Texter*in, Fotograf*in, Ideengeber*in. Auch wenn das Mitglied nicht offiziell Teil des Kommunikationsteams ist. Daher sollte ein Pool angelegt werden, in dem Medien gesammelt und leicht verfügbar gemacht werden.
Außerdem muss die Zusammenarbeit mit anderen Teams (z.B. Eventteam, Fundraising) proaktiv gestaltet werden. Es hilft, verbindliche Abläufe einzuführen, beispielsweise Formulare zur Eventmeldung, um Informationen strukturiert und zeitnah zu sammeln.
Zuletzt ein wichtiger Punkt: Wirklich alle sollten wissen, was der Verein macht, wie man den aktuellen „Elevator Pitch“ formuliert und welches Ziel gerade oben auf der Agenda steht. Das bringt uns wieder zum Mindset-Thema vom Start der Episode: Alle sollen wissen, dass sie Teil der Außenkommunikation des Vereins sind!
3. Typische Fehler und wie man sie vermeidet
- Don’t: Die gesamte Öffentlichkeitsarbeit an nur einer Person aufhängen!
- Don’t: Alle dürfen gleichzeitig alles machen (z.B. Instagram-Passwort an ein Dutzend Leute weitergeben) – das endet meist im Chaos.
- Don’t: Wissen, Infos und Zugangsdaten nur bei Einzelpersonen lagern, ohne Stellvertretung oder transparente Prozesse.
Stattdessen: Schafft klare Strukturen, vertretbare Prozesse und gebt allen die Möglichkeit, auf relevante Materialien zuzugreifen – so bleibt die Kommunikation auch bei Ausfällen gewährleistet.
Fazit
Die perfekte Kommunikationsstruktur für euren Verein gibt es nicht von der Stange – sie muss zu eurer Vereinsgröße und eurem Bedarf passen. Wichtig ist ein gemeinsames Bewusstsein dafür, dass Kommunikation ein Teamprozess ist, getragen von klaren Rollen und offenen Prozessen. So wird der Verein nicht nur sichtbarer, sondern bleibt auch intern motiviert und reaktionsfähig.
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erzähl davon wird querfinanziert von meiner (Hi, Katrin Gildner aka Katrin von erzähl davon) Tätigkeit als Workshopleiterin, Beraterin und Speakerin. Alle Infos findet ihr hier: erzaehldavon.de/workshops-und-beratung Auch hier freue ich mich, wenn ihr an mich denkt, wenn z.B. in eurem Verband eine Referentin gesucht wird. Danke und bis zum nächsten Mal!
