E-Mail Newsletter für Vereine

Was ist euer erster Gedanke, wenn ihr an E-Mail-Newsletter denkt? “Oh nee, nicht noch ‘ne Mail?!”

Hey, das ist verständlich. Wer im Beruf oder Ehrenamt mit einer Mailflut zu kämpfen hat, ist dem Kanal E-Mail gegenüber wahrscheinlich nicht allzu positiv eingestellt. Dennoch kann ein E-Mail-Newsletter bzw. E-Mail-Marketing eine wirkungsvoller Kanal für die Öffentlichkeitsarbeit eurer Organisation sein. Hört in diese Folge und lasst euch von Katrin und Leonie überzeugen, welche Vorteile E-Mail hat – insbesondere im Vergleich zu Social Media!

Inhalt

00:00	Intro
00:51	Was ist ein E-Mail-Newsletter?
03:38	Vorteile von E-Mail-Newslettern
09:59	Nachteile von E-Mail-Newslettern
15:00	Die Top Gründe für E-Mail als Kanal
19:00	Für Anfänger*innen: E-Mail-Newsletter
19:35	Eine Welt erschaffen: Themen für den Newsletter
23:10	Formate
26:07	Was für Newsletter lesen wir gerne?
28:45	Regelmäßigkeit
31:14	Segmentierung in verschiedene Zielgruppen
37:43	Für Fortgeschrittene: E-Mail-Marketing
41:10	E-Mail-Sequenzen
47:50	Die ersten Schritte
54:24	Outro

Links

Unser kostenloser Kurs zu Social Media für Vereine
Podcastfolge 120 über Social-Media-Algorithmen
Öffentlichkeitsarbeit mit 2h Zeit pro Woche

Transkript

00:00:07
Katrin: Wir sprechen heute über einen Kanal, der häufig sehr stiefmütterlich behandelt wird in der Öffentlichkeitsarbeit, vor allem im Vergleich zu den ganzen Social-Media-Kanälen, die es so gibt. Nämlich E-Mail, E-Mail-Newsletter und E-Mail-Marketing. Wir gucken heute natürlich wieder mit einer Perspektive darauf, wie Vereine und Hochschulgruppen und ehrenamtliche Initiativen E-Mail für ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen können. Ich hoffe, ihr könnt heute einiges lernen und seid danach motiviert, euren eigenen E-Mail-Newsletter zu starten. Mein Name ist Katrin Gildner von erzähl davon und Leonie ist auch da. Leonie, sag mal Hallo und stell dich kurz vor.

00:00:44
Leonie: Hallo, ich bin Leonie und ich bin Mitarbeiterin von Katrin und ich studiere Allgemeine Rhetorik und Anglistik.

00:00:51
Katrin: Was kommt dir denn in den Sinn, wenn ich E-Mail-Newsletter sage? Was ist deine erste Assoziation?

00:00:57
Leonie: Also die Erste ist leider Marketing-E-Mail-Newsletter, wo man sich angemeldet hat, um irgendwo 10%-Rabatt zu bekommen. Das ist dann manchmal ein bisschen nervig auf die Dauer. Aber wenn es ein guter Newsletter ist, dann verbinde ich damit so ein bisschen auch Routine. Man guckt dann in sein Postfach und sieht, Ah, da ist der Newsletter wieder. Da klickt man drauf und schaut, was da heute oder diese Woche drin steht. Das hat so was Schönes, so was Regelmäßiges.

00:01:25
Katrin: Im besten Fall können eure Newsletter dieses Gefühl natürlich auch hervorrufen. Was ich häufig höre, wenn ich mit Vereinen oder Leuten, die sich engagieren und für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig sind, spreche, dass sie im ersten Moment sagen „Oh Gott! Newsletter, noch ein Kanal. Das ist bestimmt voll viel Arbeit. Ich weiß nicht, ob wir da die Zeit dafür haben.“ Oder sie sagen „Na ja, wir haben ja eh schon so einen Verteiler“ und packen die dann halt einfach nur in den BCC irgendwie 20 E-Mail-Adressen rein. Oder sie sagen „Oh Gott, E-Mail. Ich persönlich werde ja immer so zugespamt von E-Mails. Ich kann mir nicht vorstellen, dass irgendjemand freiwillig unseren E-Mail-Newsletter abonniert, um noch mehr E-Mails zu erhalten.“ Als Studentin kennst du das wahrscheinlich auch, dass man dauernd von irgendwelchen Uni-Verteilern zu gespamt wird mit irgendwelchen Infos, die einen eigentlich gar nicht interessieren. Das ist immer so der erste Punkt, wo ich direkt schon sage, ihr werdet vielleicht zugespamt, ihr persönlich würdet vielleicht einen Newsletter nicht abonnieren wollen, weil ihr denkt noch mehr E-Mails. Aber ihr habt ja ganz unterschiedliche Zielgruppen und viele von denen sind eben nicht so, dass sie sagen „Oh Gott, noch mehr E-Mails,“ sondern die würden sich vielleicht freuen, wenn euer Newsletter ein cooles Angebot ist, wo sie dann eben, was du eben angesprochen hast, denken „Juhu! Es ist Freitag, endlich wieder News von meiner Lieblingsorganisation oder so ähnlich.“ Wir möchten heute mit euch darüber sprechen, warum E-Mail wichtig ist, wie ihr selber einen Newsletter machen könnt oder was ihr dabei beachten solltet. Und dann reden wir aber auch über E-Mail-Marketing, also so ein bisschen dann für Fortgeschrittene, wie man E-Mail-Marketing einsetzen kann und was da die Vorteile sind.

00:03:02
Katrin: Als wichtigen Disclaimer, den ich direkt am Anfang schon hier sagen muss: Wir reden heute nicht über Datenschutz und wir reden heute auch nicht über bestimmte Tools. Also das hier wird keine Tool-Empfehlung, was ihr nutzen solltet für euren Newsletter. Informiert euch da bitte selber. Sprecht mit eurem Datenschutzbeauftragten oder eurer Datenschutzbeauftragten und wir wollen das hier möglichst zeitlich unabhängig lassen und deswegen jetzt nicht irgendwelche bestimmten Tipps geben oder bestimmte Tools empfehlen, die es vielleicht in einem Jahr oder so nicht mehr gibt. Also so viel als Disclaimer für heute. Sprechen wir doch kurz drüber, was ist denn der Unterschied von E-Mail versus Social Media? Weil jetzt eben vielleicht manche das hier hören und denken „Oh Gott, wir haben doch schon eine Facebook-Seite, wir haben doch schon Instagram, da posten wir doch schon dauernd. Müssen wir jetzt noch einen Kanal bespielen?“ Wir können ja mal mit den Vorteilen anfangen. Also was sind die Vorteile, die E-Mail gegenüber Social Media hat? Leonie, leg doch mal los. Was würdest du sagen? Was sind die wichtigsten Vorteile?

00:04:08
Leonie: Im Gegensatz zu Facebook oder Instagram ist man bei einem E-Mail-Newsletter nicht abhängig von einem Algorithmus. Das heißt zum Beispiel, wenn man bei Instagram einen Post raussetzt, dann gibt es keine Garantie, dass der von allen gesehen wird, die einen abonniert haben. Das wird immer quasi vom Algorithmus entschieden, wann der angezeigt wird, an welcher Stelle im Feed der angezeigt wird und ob er bei allen angezeigt wird. Versus beim E-Mail-Newsletter wird der bei allen angezeigt, die sich mal für diese Liste eingetragen haben, es kommt quasi regelmäßig dann immer der Newsletter ins Postfach. Vielleicht kommt er, wenn irgendwas schief läuft im Spamordner, aber das sollte eigentlich nicht passieren. Das heißt, dort habt ihr die Garantie, dass der Newsletter auf jeden Fall bei den Leuten wie geplant ankommen wird und er wird nicht eingeschränkt durch einen Algorithmus.

00:05:00
Katrin: Ob sie ihn dann wirklich lesen, ist noch mal ne andere Frage, aber zumindest wisst ihr, dass er ankommt und das könnt ihr bei Social Media eben nicht genau wissen. Also wenn ihr 500 Gefällt-mir-Angaben auf eurer Facebook-Seite habt, dann heißt das nicht, wenn ihr jetzt etwas postet, dass 500 Leute das sehen, sondern es werden sehr, sehr viel weniger Leute sein. Und das ist natürlich schade. Was würdest du denn sagen vom Aufwand her? Du machst ja auch viel Content für Social Media. Ich habe das jetzt aber ganz frech auf die Vorteil-Seite gestellt. Ich weiß, dass viele Leute vielleicht nicht so gerne Texte schreiben, aber man muss einfach sagen Schreiben geht einfach schneller als dann auch wirklich Content in Form von Grafiken, Videos usw. zu erstellen.

00:05:40
Leonie: Ja, genau. Wenn man jetzt zum Beispiel für Instagram was macht, man hat ja so viele verschiedene Möglichkeiten, was auf Instagram zu machen – Stories, Reels, Posts, Karussells, was auch immer. Dann muss ich auch immer direkt überlegen, wenn man zu einem Thema irgendwie was posten möchte, welches Format ist hier am besten. Für manche ist das vielleicht auch einfach irgendwie angenehmer, wenn es da beim Newsletter eine Einschränkung gibt, „okay, wir können jetzt hier nicht das und das machen und Fragensticker und Umfragen und was auch immer machen, sondern wir haben jetzt hier das Textformat und damit machen wir das.“ Man ist jetzt nicht irgendwie überfordert mit den vielen Möglichkeiten und hat jetzt auch nicht, wenn man zum Beispiel nicht so gut im Grafikenerstellen ist das Problem, dass man das machen muss, sondern man hat halt nur die begrenzten Möglichkeiten. Das vielleicht auch gut so.

00:06:38
Katrin: Dass man nicht in Canva sitzt und erst mal zwischen ganzen Vorlagen hin und her klickt und dann irgendwas nimmt und das dann schön bunt gestaltet und sich da total austobt und am Ende passt es irgendwie gar nicht mehr so zum Look des Vereins. Das passiert schon manchmal bei den einen oder anderen Leuten. Eine E-Mail zu schreiben ist halt einfach, da ist die Lernkurve nicht so hoch, weil du halt nicht sagen muss „okay, wie mache ich das jetzt und wie muss ich das gestalten, damit es dann gut bei Twitter ankommt oder damit es dann gut in eine Story passt?“ Sondern wir sind es ja eh schon gewohnt, einfach E-Mails zu schreiben oder auch Textdokumente zu erstellen, eine Word-Datei zu schreiben, zu formatieren und ein Bild einzufügen. Wenn wir das hinkriegen, dann kriegen wir auch hin, so einen Newsletter zu gestalten. Also die Lernkurve ist einfach flacher.

00:07:23
Katrin: Dann haben wir noch den Punkt der Statistiken. Gut, ich meine, bei Social Media haben wir ja auch Statistiken, da können wir ja auch zum Beispiel sehen, wie viele Leute haben unseren Beitrag gesehen und wie häufig wurde er geliked oder gespeichert und so weiter. Was wir bei E-Mail haben, sind Statistiken in Bezug auf die Öffnungsrate, also man sieht, wie viele Leute haben diese E-Mail geöffnet, die vom letzten Monat oder von der letzten Woche. Und daraus können wir zum Beispiel dann lernen, die Themen kommen besser an, oder wenn wir die E-Mail mit einer Frage texten, dann werden die Leute sie eher öffnen. Oder wenn das eher kurz und knackig ist, werden die Leute eher öffnen, als wenn wir irgendwie 1000 Aspekte in den Titel mit reinnehmen. Also solche Sachen können wir da lernen. Und das Schöne ist, dass es dann ja wirklich individuell zu unserer Audience passt. Also es gibt natürlich für alles immer irgendwelche Tipps da draußen, wo man dann sagt, keine Ahnung, die perfekte E-Mail Headline hat sieben Wörter oder irgendwie solche Sachen. Aber man muss ja immer für die eigene Audience gucken, wie das passt. Und das kann man eben dann durch diese Statistiken ganz gut lernen, indem man eben Sachen ausprobiert und es dann auswertet und eben sieht, das hat funktioniert oder das hat nicht funktioniert.

00:08:33
Leonie: Dann haben wir noch den Faktor, dass E-Mails, die im Postfach landen, einfach in einem anderen Setting wahrgenommen werden als auf Social Media. Wenn man jetzt zum Beispiel auf Instagram ist, vielleicht mal kurz fünf Minuten durch Instagram scrollen will und dann sieht man einen Post und man sieht irgendwie da ist jetzt eine längere Caption dabei und man denkt sich so, das schaue ich mir jetzt nicht an, ich habe nicht die Zeit, das durchzulesen oder ich weiß, direkt danach kommt vielleicht ein lustiges Reel, was ich lieber anschauen möchte. Wenn man im E-Mail-Postfach ist, ist man meistens auch irgendwie mit einer anderen Einstellung dort. Man nimmt sich vielleicht ein bisschen mehr Zeit, man schaut durch, was ist angekommen, was muss ich löschen, welche Newsletter sind eben auch angekommen und nimmt sich dann vielleicht auch eher die Zeit, das durchzulesen. Man ist weniger abgelenkt, weil keine spannenden, bunten Social-Media-Posts irgendwie oben und unten und überall nebendran stehen. Und dann kriegt man vielleicht auch ein bisschen mehr Aufmerksamkeit von den Leuten, die sich das tatsächlich dann auch durchlesen.

00:09:29
Katrin: Genau. Ich glaube, wenn ich jetzt eher so Zeit totschlagen will, dann gehe ich vielleicht eher auf Social Media und weniger in mein E-Mail-Postfach, sondern da bin ich vielleicht gleich in so einer professionelleren Stimmung oder in so einem Arbeitssetting und nehme mir dann vielleicht mehr Zeit, dann auch wirklich den E-Mail-Newsletter zu lesen und dann eben zu entscheiden, gucke ich mir den ausführlich an oder gucke ich mir den nur kurz an oder antworte ich vielleicht sogar drauf, wenn irgendeine Art von Frage gestellt wird oder so was. Das heißt, ihr seid da einfach in einem anderen Kontext und das könnt ihr euch zunutze machen.

00:09:59
Katrin: Dann haben wir natürlich auch ein paar Nachteile für den Kanal, die wir nicht verschweigen wollen, die wir noch kurz besprechen möchten. Eine ganz große Hürde ist natürlich jetzt vor allem im Vergleich zu Social Media. Bei Social Media haben wir die Chance, dass fremde Leute uns relativ leicht finden, weil zum Beispiel ein Beitrag von uns geteilt wird oder weil er auf einer Explore Page landet. Oder vielleicht beteiligen wir uns an einer Hashtag-Aktion und man wird dann so auf uns aufmerksam. Das ist bei E-Mail eher nicht so, sondern bei E-Mail melden sich eher die Leute an, die euch schon kennen, die schon sich informiert haben, die vielleicht auch schon irgendwie Teil von euch sind oder schon mal euer Angebot genutzt haben und die dann zum Beispiel auf der Webseite dann einen Call to Action finden, „Hey, wenn du mehr erfahren willst, meld dich für unseren E-Mail-Newsletter an.“ Das heißt, es sind keine komplett Fremden, die ihr ansprecht. Was wiederum natürlich auch den Vorteil hat, dass ihr dann schon ein bisschen Vorwissen voraussetzen könnt, dass ihr die Leute nicht erst überzeugen müsst. Sondern wahrscheinlich finden sie euer Thema schon interessant. Also in der Hinsicht ist es wieder ein Vorteil, aber ihr müsst euch einfach klarmachen, wenn ihr jetzt einen Newsletter startet, da werden sich nicht nach drei Tagen 1000 Leute für anmelden und da müsst ihr dann vielleicht auch ein bisschen realistisch sein. Und dann kommt man vielleicht auch wieder in dieses Mindset, dass man sagt „Naja, lohnt sich das wirklich? Wenn da nur ein Dutzend Leute sich angemeldet haben, lohnt es sich wirklich, wenn wir uns jetzt schon hinsetzen und diesen Newsletter schreiben?“ Spoiler: Ja, weil wenn ihr jetzt keine guten Newsletter macht, wie soll der Newsletter dann wachsen? Wird dann auch keiner weiterempfehlen oder teilen oder so aber ja, das muss man sich schon mal vor Augen führen, dass nur die Leute, die sich wirklich schon sehr für euch interessieren, sich für diesen Newsletter anmelden werden.

00:11:38
Leonie: Die Hürde ist auch eventuell ein bisschen höher. Man muss jetzt zum Beispiel, wenn man jemandem auf Instagram folgen will, einfach – zack! – Drücken und man folgt der Person. Aber beim Newsletter muss man dann irgendwie auf die Website gehen, muss dann eine E-Mail-Adresse eintragen, dann muss man in der Regel auch noch die Anmeldung bestätigen. Da liegt vielleicht noch ein bisschen mehr Überzeugungsarbeit dahinter, die Leute tatsächlich dazu bewegen, sich dort anzumelden und den Schritt zu machen. Die Hürde ist also ein bisschen höher.

00:12:06
Katrin: Und auch wieder die Frage, je nachdem, welche Assoziation die Leute mit Newslettern haben. Wenn sie denken „Oh Gott, da werde ich vollgespamt“, dann muss man vielleicht mehr Überzeugungsarbeit leisten, indem man zum Beispiel sagt „Hey, das und das erwartet dich, oder wir schicken dir nur einmal im Monat. Keine Sorge, wir spammen dich nicht alle paar Tage zu.“ Während Leute die E-Mail eher positiv gegenübergestellt sind oder einfach nur nicht so genervt sind von ihrem vollgefüllten Postfach, dass die dann vielleicht eher sagen „Ja, alles klar, cool, ich gebe denen meine E-Mail-Adresse und hoffe auf das Beste.“

00:12:40
Katrin: Ein weiterer großer Unterschied zu Social Media ist, wir haben es eben schon gesagt, man kann eben bei Social Media gut gefunden werden durch verschiedene Orte. Was es natürlich bei E-Mail auch nicht gibt, ist diese Chance auf Viralität. Also während ein Social-Media-Post eben abheben kann, dass er von vielen Leuten gefunden wird, von einer Explore Page zum Beispiel, dass er irgendwo gefeatured wird, das ist bei E-Mail in der Regel nicht möglich. Also klar, ich kann eine E-Mail weiterleiten. Wenn ich jetzt einen coolen Newsletter bekomme und sag „Hey Leonie, das könnte dich interessieren“, dann kann ich das natürlich an Leonie weiterleiten. Aber dass es wirklich so exponentiell wächst, was das bedeutet, wissen wir alle seit zwei Jahren, das ist bei E-Mail-Newslettern eher nicht möglich und dementsprechend ist es auch nicht so nachhaltig wie andere Content-Pieces, die man eben an verschiedenen Stellen benutzen kann. Also wenn man zum Beispiel sagt, ich mach irgendwie eine Infografik, dann kann ich sagen „Okay, ich poste die bei Instagram und bei Twitter und bei LinkedIn.“ Das ist dann einfach die gleiche Grafik, wenn ich sage, ich schreibe einen Text nur für meinen E-Mail-Newsletter und schicke den jetzt los und den kriegen jetzt sagen wir 200 Leute, und von denen liest es die Hälfte, also 100 Leute lesen den, dann kann man danach sagen „Okay, jetzt habe ich mir die Mühe gemacht für 100 Leute.“ Es ist vielleicht nicht so nachhaltig, das heißt, man muss sich dann selber Gedanken machen, wie kann ich denn, wenn ich Content erstelle, den dann selber noch mal repurposen, also an verschiedenen Stellen einbinden? Also dass ich zum Beispiel sage „Okay, ich habe jetzt hier diesen Text für meinen E-Mail-Newsletter geschrieben, kann ich vielleicht die verkürzte Version davon dann auch noch woanders posten oder kann ich den dann noch woanders irgendwie speichern? Kann ich den auf meine Website stellen, damit er nicht verloren geht?“

00:14:13
Katrin: Und dann haben wir natürlich noch einen Punkt, der gerade für Hochschulgruppen und Vereine mit wenig Budget ein Schmerzpunkt ist, nämlich das Budget. Es gibt natürlich E-Mail-Tools – wie gesagt, wir empfehlen ja keine bestimmten – es gibt einige, wo man zum Beispiel sagt, die ersten soundsoviel Empfängerinnen und Empfänger sind kostenlos, danach muss man bezahlen. Aber gerade wenn man jetzt sagt, man will so ein deutsches Tool – Datenschutz dies das – die bitten in der Regel ab dem ersten Empfänger zur Kasse und da muss man dann eben so zehn, zwanzig Euro im Monat einplanen als Budget dafür. Was sich wiederum von Social Media unterscheidet, weil Social-Media-Kanäle sind ja kostenlos, also sprich, wenn man keine Werbeanzeigen schaltet, muss man ja nichts dafür bezahlen, um jetzt zum Beispiel bei Instagram, bei Facebook oder bei LinkedIn zu posten. So viel zu den Vor- und Nachteilen.

00:15:02
Katrin: Was ich jetzt auf jeden Fall noch mal hervorheben möchte, sind diese drei von meiner Seite wichtigsten Gründe, warum ihr E-Mail nutzen sollte. Punkt 1 ist die direkte Ansprache. Wie gesagt bei Instagram und Co., ihr könnt posten und hoffen, dass die richtigen Leute es sehen, also könnt quasi posten und dann so da sitzen und sagen „Hoffentlich mag der Algorithmus meinen Beitrag, hoffentlich sehen das alle Leute, die mir mal irgendwann gefolgt sind.“ Mit E-Mail habt ihr die Möglichkeit, die Leute direkt anzusprechen und zu sagen „Wenn ich denen jetzt die E-Mail schicke, dann landet die jetzt in Ihrem Postfach“ und die Chance, dass Sie es wirklich sehen, ist auf jeden Fall viel, viel höher, als wenn ich es einfach nur irgendwo poste. Dann die Unabhängigkeit von den Algorithmen, das haben wir eben auch schon kurz angesprochen. Ich weiß einfach, wenn 100 Leute auf meiner Liste sind, kriegen 100 Leute meine E-Mail und muss dann nicht beten und hoffen oder sagen „Mensch, ich hab mir so viel Mühe gegeben mit diesem Post, und jetzt ist er gefloppt.“ Und als Drittes: Man sagt immer so schön, die E-Mail-Liste gehört dir. Was wäre denn zum Beispiel, wenn Mark Zuckerberg morgen entscheiden würde, dass er Facebook abdreht, weil das eh keiner mehr nutzt? Also ist ein bisschen übertrieben, aber angenommen, Mark Zuckerberg würde morgen Facebook abdrehen. Leonie, was wäre denn dann?

00:16:16
Leonie: Tja, Pech gehabt. Vor allen Dingen, wenn dann irgendwie noch Facebook der größte Kanal für den Verein war. Tja, man kann da nicht mehr viel machen. Man kann noch irgendwie hoffen, dass das jetzt nicht gleich nächste Woche passiert, sondern vielleicht irgendwie in einem Monat. Man hat dann noch Zeit, die Leute irgendwie auf einen anderen Kanal zu schieben, aber man kann da nichts machen.

00:16:42
Katrin: Und nicht nur dann. Wenn ihr jetzt denkt, naja, Mark Zuckerberg wird Facebook nicht abdrehen, also das ist nicht so wahrscheinlich, aber es können ja auch andere Sachen passieren. Es könnte zum Beispiel passieren, dass euer Account gehackt wird. Es kann sein, dass euer Account bewusst oder unbewusst gegen irgendwelche Nutzungsrechte verstößt und dann gesperrt wird. Es kann sein, dass ihr gar nichts falsch gemacht habt, dass ihr aber euch mit einer Troll-Armee anlegt oder euch das mit irgendeiner Gruppe verscherzt – ich habe da so ein paar Gruppen im Hinterkopf, die dann durchaus Leute mobilisieren können. Und angenommen, ganz viele Leute melden euren Social-Media-Account, dann kann es sein, dass der gesperrt wird und ihr dann erst mal selber beweisen müsst, dass ihr nichts Falsches gemacht habt. Und das sind ziemlich scary Situationen. Ich weiß noch wie – Ach, wann war das, Leonie, vor einem Jahr oder so – als Instagram mal so einen halben Tag nicht funktioniert hat. Weißt du noch?

00:17:28
Leonie: Nein.

00:17:29
Katrin: Okay. Dann hast du wahrscheinlich was Besseres gemacht an dem Tag. Aber da ging irgendwie so einen halben Tag Instagram nicht und ich glaube WhatsApp auch nicht. Und das war natürlich für einige Leute doch noch mal so ein Anstoß, weil man gedacht hat, es ist so selbstverständlich, dass man diese Plattform nutzen kann, dass sie einfach immer verfügbar sind. Und wenn die dann plötzlich mal nicht funktionieren und man dann vielleicht auch denkt „Oh Gott, was ist denn jetzt? Wenn du jetzt wirklich einen Softwarefehler dort gibt und vielleicht jetzt das länger dauert, bis es wieder funktioniert oder irgendwelche Informationen verloren gehen. Vielleicht sind jetzt Beiträge von mir weg, die ich nur dort gepostet habe.“ Ich glaube, das hat schon noch ein paar Leute zum Nachdenken gebracht. Deswegen sagt man so schön, die E-Mail-Liste gehört dir, weil du bei E-Mail unabhängiger bist von der Plattform. Also wenn du jetzt Tool A benutzt und du willst es nicht mehr benutzen, weil die zum Beispiel ihre Preise ändern oder irgendwie eine komische Firmenpolitik haben oder Datenschutz mäßig ein bisschen dodgy sind, dann kannst du theoretisch dort die Kontaktdaten exportieren und dann in einem anderen Tool wieder importieren und kannst dann einfach E-Mails weiterhin verschicken mit einem anderen Tool. Und das kannst du halt bei Facebook, Instagram und Co nicht. Du kannst nicht sagen okay, diese 100 Leute haben eine Facebook-Seite geliked und dann kannst du die exportieren und bei Instagram importieren und sagen, die liken jetzt alle mein Instagram-Profil. Das wäre schön, aber so funktioniert das natürlich nicht. Und dementsprechend macht man sich auch einfach ein bisschen unabhängiger, nicht nur von den Algorithmen, sondern auch generell von den großen Plattformen und hat eben etwas, was ein bisschen beständiger ist.

00:18:59
Katrin: Sprechen wir jetzt mal über Newsletter. Also wir haben jetzt drüber gesprochen, warum dieser Kanal E-Mail wichtig und gut ist, jetzt reden wir mal ganz konkret über Newsletter. Also damit gemeint ist ein Newsletter, den man regelmäßig verschick – vielleicht jede Woche, alle zwei Wochen oder vielleicht auch nur einmal im Monat, bitte nicht allzu seltener. Also wenn man so alle sechs Monate eine E-Mail bekommt, ich glaube, dann erinnert man sich gar nicht mehr. „Was zur Hölle ist das? Warum habe ich das abonniert?“ Aber so einmal im Monat denke ich, wäre so ein Minimum, was Vereine und Co hinkriegen können. Und dieser Newsletter kann dann natürlich Infos zur Organisation beinhalten, aber auch Sachen darüber hinaus. Wir haben ja einen Social Media Kurs auf erzaehldavon.de, falls ihr den noch nicht kennt, guckt den euch doch mal an und da gibt es eine Lektion, die nennt sich „eine Welt erschaffen“. Und das Prinzip davon ist das gleiche wie hier bei dem Newsletter, dass man sich also Gedanken macht, was interessiert unsere Zielgruppe? Und dass man sich eben nicht nur hinsetzt und dann Informationen dazu verbreitet, was ganz konkret in der Organisation passiert, sondern dass man sich auch darüber hinaus Gedanken macht, was ist für unsere Zielgruppe interessant? In dieser Lektion habe ich als Beispiel einen Tierschutzverein genommen und die könnten jetzt natürlich auf Social Media posten oder in ihren Newsletter schreiben, „diese Hunde und Katzen sind gerade zu adoptieren.“ So, das wäre jetzt aber eine Information, die sehr nah an der Arbeit der Organisation ist. Das sind jetzt gerade die Hunde und die Katzen, die da sitzen und die jetzt nach einem neuen Zuhause und neuen Dosenöffner suchen. Aber das wäre jetzt nur für eine sehr kleine Gruppe von Menschen wirklich interessant. Nämlich nur für die Menschen, die jetzt gerade auf der Suche sind nach einem Tier, das sie adoptieren möchten. Wenn man das Ganze mal ein bisschen ausweitet und überlegt, wer interessiert sich dann alles für die Arbeit des Tierschutzvereins? Das sind mit Sicherheit Leute, die jetzt nach einem Tier suchen. Das sind aber auch Leute, die vielleicht von dort schon ein Tier haben und die jetzt mit diesem Tierschutzverein noch verbunden bleiben möchten, weil sie eben sagen „Ah, toll, dass wir da unseren Zweithund her haben. Unser Hund ist jetzt viel entspannter, bla bla.“ Das sind Leute, die sich einfach generell für Tierschutz interessieren, vielleicht engagieren die sich dort, vielleicht spenden die, vielleicht sind die in einer anderen Tierschutzorganisation, die was Ähnliches macht oder die vielleicht das Gleiche macht, aber an einem anderen Ort und deswegen gucken möchte, was gibt es da Neues in der Nachbarstadt. Das sind also viel mehr Menschen und die interessiert viel mehr als nur „diese zwei Katzen sind gerade in Außenhaltung zu vermitteln, sind lieb, lassen sich gerne beschmutzen.“ Das heißt, man könnte überlegen, was ist denn für die Leute noch interessant? Vielleicht sind es Veranstaltungshinweise zu Tierschutz-Themen oder für Tierliebhaberinnen und Tierliebhaber. Vielleicht sind es Hinweise, so was wie Achtung, „im Park wurden ein paar Giftköder gefunden. Nehmt eure Hunde an die Leine“, oder so was in der Art. Vielleicht sind das Informationen, was gerade in der Region relevant ist oder was es gerade von anderen Organisationen, die ähnliche Ziele verfolgen, alles Neues gibt. Vielleicht ist es die Einladung zum Sommerfest. All das könnte jetzt eben relevant sein für diese Menschen.

00:22:11
Katrin: Und wenn man jetzt eben sagt, unser Newsletter informiert euch nicht einfach nur, welche Hunde und Katzen gerade im Tierheim sind, sondern unser Newsletter ist für alle Hunde- und Katzenliebhaberinnen und -liebhaber in unserer Stadt, dann ist es viel attraktiver für die Menschen. Also viel mehr Menschen denken „Ah ja, das könnte was für mich sein, das kann ich mal abonnieren.“ Und dadurch ist der Newsletter eben auch für einen längeren Zeitraum relevant, weil vielleicht abonniere ich den, wenn ich nach einem Hund suche, dann adoptiere ich meinen Hund, ich lese den Newsletter aber nach wie vor, weil mir da zum Beispiel Tipps gegeben werden, welche Routen in der Umgebung schön sind oder wann in der befreundeten Hundeschule der nächste Trainingskurs startet. Und das ist quasi der Gedanke dahinter, dass man eben sich nicht nur überlegt, was habe ich gerade ganz konkret zu kommunizieren, sondern was ist interessant für die Menschen, die meinen Newsletter lesen könnten, die sich für mein Thema interessieren. Und man kann das natürlich sich auch selber noch einfacher machen, wenn man sich so ein paar Formate überlegt, die in diesem Newsletter stattfinden. Leonie, was ist denn hier mit Format gemeint? Also damit ist nicht Formatierung, welche Schriftart ich in einem Word-Dokument benutze, gemeint.

00:23:23
Leonie: Gemeint sind zum Beispiel regelmäßige Sektionen, die in dem Newsletter stattfinden. Zum Beispiel irgendwie der Buchtipp des Monats oder unsere fünf interessantesten Artikel, die wir diese Woche gesehen haben oder irgendwie vielleicht auch Umfragen. Vielleicht macht ihr irgendwie eine Umfrage in einem Newsletter über wahrscheinlich dann ein weiterführendes Tool und dann gibt es im nächsten Newsletter die Auflösung. So viel Prozent haben gesagt, das finden sie besser oder so und so viel Prozent haben gesagt, das finden Sie besser.

00:23:59
Katrin: Genau das waren super Beispiele. Wenn ihr euch so was dann überlegt, hilft euch das dabei, dass ihr den Newsletter nicht jedes Mal so quasi von Neuem schreiben müsst, dass ihr so das Gefühl habt – das kennen wir alle – leeres blankes Word-Dokument, der Cursor blinkt und man weiß nicht, wo man anfangen soll. Sondern man hat dann wie so eine Art Vorlage, die man ausfüllen kann, dass man also sagt, was ist diese Woche bei uns passiert oder diesen Monat, was wir erzählen wollen? Was sind die Top fünf Artikel, die wir teilen möchten und was ist unsere Frage des Monats und was ist unser Buchtipp des Monats zum Beispiel? Und so kann man diesen Newsletter viel schneller schreiben, weil ihr eben einfach wisst, ihr könnt das ausfüllen, ihr könnt es besser verteilen, dass ihr zum Beispiel sagt, Mareike ist zuständig für den Buchtipp und Alex denkt sich die Frage der Woche aus. Plus, die Leute haben so einen Gewöhnungseffekt, dass sie eben wissen, da ist immer so ein guter Buchtipp in einem Newsletter, den lese ich, mich interessieren vielleicht die Veranstaltungen nicht, weil ich schon weggezogen bin, ich wohne da gar nicht mehr in der Nähe, aber da ist immer so ein guter Buchtipp und da bin ich gespannt, was die Mareike dieses Mal rausgesucht hat an Büchern. Also sprich, das ist nicht nur für euch eine gute Sache, mit solchen Formaten zu arbeiten, sondern auch für eure Leserinnen und Leser.

00:25:10
Katrin: Und als letzten Tipp: Ihr müsst es nicht Newsletter nennen. Also für alle, denen sich schon so ein bisschen die Zehennägel hoch kräuseln bei Newsletter, weil sie eben selber denken, „Ach, Newsletter kriege ich immer so viel bla bla bla.“ Ihr müsst es nicht Newsletter nennen, ihr könnt euch auch einen eigenen Namen ausdenken, wie ihr das Ganze nennt. Ihr könnt es zum Beispiel Info-Mail nennen oder „Neues vom Tierheim“ oder was auch immer. Vielleicht findet ihr auch einen witzigen Namen, der irgendwie zu einem Vereinsnamen passt oder zu einem Vereinsthema. Es ist dann ein Newsletter, es heißt halt nur nicht so. Dadurch kommt vielleicht auch noch mal rüber, was das Ganze sein soll und warum man sich dafür anmelden sollte. Überlegt euch da gerne einen kreativeren Namen als nur „Vereinsnamen-Newsletter“. Unser Newsletter heißt auch einfach nur erzähl davon-Newsletter, also ich bin da kein gutes Beispiel, aber unser Newsletter gibt es ja schon sehr lange, wenn wir ihn jetzt noch mal neu starten würden, würden wir uns wahrscheinlich einen schlaueren, einen netteren Namen ausdenken. Leonie, welche Newsletter liest du denn so?

00:26:11
Leonie: Also es gibt einen Newsletter, den ich am meisten lese. Das ist so ein bisschen politisch und popkulturell. Der erscheint aber sehr häufig, und zwar täglich. Aber ich lese den nicht jeden Tag, sondern gucke mir dann immer so vom Betreff und von den ersten paar Zeilen an, ob mich das an dem Tag interessieren würde oder nicht. Das ist natürlich keine Frequenz, die man als Verein irgendwie anstreben kann oder sollte, sonst käme das zu spammy. Aber in dem Themenbereich gibt es auch tatsächlich immer tagesaktuell sehr viel zu berichten. Die arbeiten auch zum Beispiel mit einem Format, wo es dann jeden Tag so eine Frage gibt, wo man dann an der Umfrage teilnehmen kann und dann am nächsten Tag schauen kann, was die anderen dazu gesagt haben.

00:26:56
Katrin: Okay, also täglich. Keine Sorge, das ist keine Aufforderung, dass ihr den täglichen Newsletter braucht. Aber das ist dann eben auch was, wo man sich sehr dran gewöhnt, dass man eben sagt „Okay, jeden Morgen stehe ich auf und habe diesen neuen Newsletter oder jeden Nachmittag um 15:00 Uhr kommt der und dann mache ich mal eine Pause am Nachmittag und scroll dabei durch und gucke, was es so Neues gibt.“ Ich mag gerne berufliche Newsletter, ich lese zum Beispiel den Social Media Watchblog Newsletter. Das ist tatsächlich sogar ein paid Newsletter, also dafür muss man bezahlen. Die haben aber jetzt kürzlich geändert, dass sie zwei von acht monatlichen Ausgaben kostenlos senden. Also wenn man sich dafür interessiert, kann man sich auch erst mal dafür anmelden. Das ist immer superumfangreich, aber der ist auch echt gut formatiert. Man kann denn wirklich dann auch gut skimmen und quasi einfach nur gucken, welche Teile interessieren mich und welche nicht? Also das lässt sich sehr gut durchlesen. Und es gibt einen Newsletter, der heißt Marketing Brew von Morning Brew. Das war mal so ein ursprünglicher Newsletter, der sehr abgegangen ist vor ein paar Jahren und die haben noch so Unter-Newsletter und einer davon das Marketing Brew und die haben zum Beispiel auch sehr witzige Formate, die haben zum Beispiel häufig so ein Spielformat mit drin, wo sie dann zum Beispiel so verrückte Headlines haben und eine davon ist falsch und die anderen gab es wirklich und eine haben sie sich ausgedacht und dann kann man raten, welche wohl die Fake-Headline ist, und ganz unten sieht man dann klein die Auflösung, also dass man sich selber nicht gespoilert. Oder ein Spiel zum Beispiel, ist das der Name eines Start-ups oder eines Pokémons? Und dann kann man eben raten. Also das sind so ganz witzige Sachen, die das Ganze auflockern und die mir jetzt zum Beispiel als Allererstes eingefallen sind für diesen Newsletter. Also überlegt euch da gerne mal coole Formate, damit die Leute sagen „Ah, da ist immer das süße Hundebild des Monats“ oder so was in der Art in dem Tierschutz-Newsletter mit drin.

00:28:45
Katrin: Eine Sache, die noch superwichtig ist, die ihr auf jeden Fall wissen solltet, ist, bitte, bitte, bitte sucht euch eine regelmäßige Frequenz, die ihr einhalten könnt. Wenn ihr euch nur meldet, wenn ihr was wollt, dann ist das genauso wie dieser eine Kumpel, der sich nur meldet, wenn er umzieht und jemand braucht, der Kisten schleppt und das ist uncool. Das wisst ihr selber, dass sich das blöd anfühlt, wenn man dann von dem bekommt „Na, wie geht’s?“ Und man freut sich, dass er sich mal wieder meldet und dann kommt halt die Anfrage „Hey, kannst du nächste Woche helfen?“ Und so ähnlich ist das halt, wenn ihr euch nur dann meldet, wenn ihr sagt „Wir haben noch freie Plätze im Feriencamp, wir suchen Ehrenamtliche, die nächsten Monat beim Sommerfest helfen, wir sind nominiert für den Ehrenamtspreis, bitte stimmt für uns ab.“ Das fühlt sich ein bisschen unangenehm an, wenn man nur dann quasi kontaktiert wird. Das heißt guckt, welche Frequenz für euch realistisch ist. Vielleicht am Anfang wirklich nur einmal im Monat. Vielleicht könnt ihr es dann ein bisschen hochdrehen und meldet euch einfach regelmäßig, egal ob ihr etwas wollt oder ob ihr nur etwas zu geben habt. Und wenn ich dann eben weiß, das ist ein cooler Newsletter und den lese ich gerne, dann öffne ich den natürlich auch gerne, wenn da steht „Bitte stimmt für uns ab“ oder „Bitte engagiert euch“ oder „Bitte spendet für uns.“ Wenn da so ein Call to Action drin ist. Also das als wichtiger Hinweis: Bitte, bitte, bitte meldet euch nicht nur, wenn ihr was wollt.

00:30:10
Katrin: Was ihr euch selber natürlich auch fragen könnt ist, welche Newsletter ihr gerne lest. Das können welche sein zu beruflichen Themen, das können welche sein zu Hobbys, die ihr habt, das können welche sein zu eurem Engagement. Überlegt einfach mal, was mögt ihr gerne an diesen Newslettern? Mögt ihr das, wenn die kurz und knackig sind, mögt ihr das, wenn die ausführlich sind? Findet ihr das witzig, wenn ein Pokémon- oder Start-up-Spiel drin ist oder ist das albern? Findet ihr das gut, wenn da auch Bilder drin sind? Oder sagt ihr nur Text reicht mir? Überlegt einfach mal für euch selber, was euch gut gefällt und probiert dann euren Newsletter bewusst zu gestalten. Und wenn ihr dann ein paar Leute habt, die den abonniert haben, dann könnt ihr die ja einfach fragen, findet ihr das eigentlich cool, dass unser Newsletter so kurz und knackig ist oder sollte er auch ein bisschen länger sein? Und dann habt ihr eben wieder die Daten von den Leuten, die ihr wirklich erreichen möchtet und musst euch nicht auf so eine Studie beziehen, die hat ergeben, dass 423 Wörter die ideale Länge für einen Newsletter ist oder so ein Kram. Dann müsst ihr euch nicht darauf verlassen, sondern wisst eben wirklich, wie eure Leute ticken.

00:31:14
Leonie: Ein Vorteil, den E-Mail-Newsletter auch haben, den ihr zum Beispiel bei Instagram oder so was nicht habt, weil ihr dort quasi für eine breite Masse die gleichen Nachrichten ausschickt. Es gibt die Möglichkeiten, beim E-Mail-Newsletter so ein bisschen was anzupassen, denn nicht alle interessiert alles. Also zum Beispiel diejenigen, die sich nur für das Thema interessieren, aber jetzt auch nicht das Geld haben, irgendwie für euch zu spenden oder so was, die wirds es vielleicht nerven, wenn irgendwie in jedem Newsletter drinsteht, wir brauchen eure Spenden, bitte spendet für blablabla und so. Genau da habt ihr die Möglichkeit, so ein bisschen zwischen verschiedenen Zielgruppen zu unterscheiden bei den E-Mail-Newslettern. Das ist so ein bisschen für die Fortgeschrittenen vielleicht.

00:32:00
Katrin: Genau das Zauberwort heißt hier Segmentierung. Hier mal ein Beispiel für verschiedene Adressatinnen und Adressaten, die ihr haben könntet. Also du hast als Beispiel schon genannt Leute, die spenden, die wollen dann vielleicht auch wissen, was passiert denn mit den Spendengeldern? Vielleicht wird gerade das Meerschweinchenhaus renoviert im Tierschutzverein oder so und die wollen dann vielleicht wissen, was es da jetzt gerade Neues gibt. Und das kann man dann natürlich direkt mit dem nächsten Spenden-Call-to-Action verbinden und sagen, wir brauchen jetzt noch das und das und das. Wenn du 20€ spendest, finanzierst du damit ein Meerschweinchenhäuschen aus unbehandelten Bio-Holz oder so was, während andere Leute sich eben für andere Inhalte interessieren.

00:32:44
Katrin: Wenn wir jetzt mal als Beispiel eine Kita nehmen würden, also jetzt weg vom Tierschutzverein, wenn wir jetzt mal eine Kita nehmen würden, da hätte man zum Beispiel die haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, also einfach die Angestellten dort. Aber vielleicht gibt es auch Leute, die übernehmen eine Lese-Patenschaft oder so was oder helfen bei anderen Sachen mit. Vielleicht Angehörige von den Kitakindern oder vielleicht irgendwie nur eine Omi aus der Nachbarschaft, die irgendwie gerne Zeit mit Kindern verbringt und deswegen dort gerne ans Lesepatin aktiv ist. Ihr habt die Leute, die die Kita nutzen, also in dem Fall die Kids, die werden euren E-Mail-Newsletter nicht abonnieren, aber die Angehörigen mit Sicherheit. Also vielleicht die Eltern der Kinder oder vielleicht auch die Großeltern oder andere Bezugspersonen der Kinder, die eben wissen wollen, was gibt’s Neues in der Kita? Sowohl im Sinne von „Hey, was gibt’s Neues?“ Als auch „Oh! Nächste Woche ist Märchen-Tag und ich muss ein Kostüm für mein Kind besorgen“ oder so was. Was man dann eben so wissen muss zum Betrieb der Einrichtung. Ihr habt aber mit Sicherheit auch Kooperationspartner und Kooperationspartnerinnen, also vielleicht andere Einrichtungen für Kinder oder Kultureinrichtungen. Vielleicht seid ihr irgendwie Teil von einem Verband oder so was. Und da gibt es dann eben Leute, die auch wissen möchten, was gibt es Neues und die interessiert jetzt eben nicht, dass nächste Woche der Märchen-Tag ist und dass da ein Kostüm mitgebracht werden muss, sondern die interessieren sich eben für andere Dinge, wo sie selber dann wieder was mit zu tun haben. Dann die Spenderinnen und Spender – haben wir schon genannt. Und natürlich gibt es auch immer noch die Möglichkeit, dass einfach Menschen sich für die Arbeit interessieren. Also vielleicht die Nachbarschaft, vielleicht haben sie kein Kind mehr, was in die Kita geht, die Kinder sind selber schon in der Schule oder schon aus dem Haus, aber man wohnt halt immer noch neben der Kita und möchte deswegen auch ein bisschen mitbekommen, was da los ist. Und man kann sich jetzt natürlich schon vorstellen, dass diese verschiedenen Zielgruppen sich für ganz unterschiedliche Dinge interessieren. Nehmen wir jetzt mal diese Zielgruppen hier als Beispiel. Man hat die Angehörigen, man hat die Ehrenamtlichen und man hat die Kooperationspartner, andere Organisationen, Vereine und Institutionen. Leonie, fällt dir ein Beispiel ein, was jeweils für die interessant wäre oder auch gar nicht interessant?

00:34:56
Leonie: Also das Beispiel, was du genannt hast. Nächste Woche ist der Märchen-Thementag. Das interessiert dann wahrscheinlich nur diejenigen, die ihre Kinder zum Beispiel dorthin schicken oder vielleicht auch die Ehrenamtlichen und Mitarbeiter*innen, aber ich denke mal, die werden das auch andersweitig mitbekommen haben. Aber die Kooperationspartner*innen, die finden das vielleicht interessant, dass so was stattfindet und freuen sich darüber, dass da schöne Sachen gemacht werden, aber die interessieren sich nicht um die einzelnen Fakten, so von wegen zum Beispiel, welche Märchen vorgelesen werden oder was auch immer. Diese Details interessieren sie wahrscheinlich eher weniger bei dem Beispiel.

00:35:42
Katrin: Genau das gleiche wie zum Beispiel aktuelle Öffnungszeiten und Corona-Regeln oder so was. Das ist halt relevant für die Leute, die jeden Tag zur Kita gehen oder vielleicht auch für die Ehrenamtlichen, die einmal pro Woche für keine Ahnung den Sport-Nachmittag kommen oder so was. Aber das wäre wahrscheinlich jetzt für die Kooperationspartner und Kooperationspartnerinnen auch nicht relevant, weil die wahrscheinlich nicht einfach so vorbei steppen im Kindergarten, sondern wenn dann auf Einladung und dann ja eh noch mal einen Termin bekommen. Andersrum ist es vielleicht dann für die Kooperationspartner*innen und Vereine dann auch wieder spannend, wenn zum Beispiel die Kita sagt „Hey, wir möchten nächstes Jahr dieses und jenes machen, wer hat denn Lust, mit uns gemeinsam da etwas zu planen?“ Also gerade so langfristige Sachen sind wahrscheinlich dann für eine Kooperationsorganisation viel viel interessanter als für einen Ehrenamtlichen, der sagt, „Aber das ist doch erst nächstes Jahr so, sag mir, wenn es konkret ist und dann kann ich gucken, wie ich mich da einbringe.“ Also sprich, diese verschiedenen Details, diese verschiedenen Informationen sind für die verschiedenen Organisationen und Gruppen unterschiedlich relevant. Das heißt, man würde jetzt zum Beispiel für die Kita einen Newsletter verschicken für die Angehörigen mit „Hey, das sind gerade die aktuellen Infos aus der Kita, die ihr wissen müsst. Nächste Woche ist Frühlingsfest und unsere Regeln haben sich geändert“ oder so was. Für die Ehrenamtlichen wäre vielleicht so was spannend wie „Nächsten Monat ist Frühlingsfest. Wer kann welche Aufgabe übernehmen? Wir suchen noch jemand, der das Buffet füllt oder der das Kinderschminken betreut. Und übrigens hier sind aktuelle Fortbildungsangebote in Kooperation mit der VHS. Hier könnt ihr euch anmelden für ein Rhetorik-Training, wenn ihr möchtet.“ Und für die Kooperationspartner und Kooperationspartnerinnen wäre das dann ja auch wieder vielleicht ein allgemeiner Newsletter, den man nur alle paar Monate verschickt. Aber dann, wenn zum Beispiel andere Vereine beim Frühlingsfest mit dabei sind, dass man da zum Beispiel ganz konkret noch mal schickt „Wir brauchen noch Leute für die und die Aktivität“ oder „Hey, wir gestalten das Sponsoring-Plakat. Dafür brauchen wir euer Logo, schickt uns mal die richtige Datei, damit wir das erstellen können.“ Und damit sind wir quasi schon bei fortgeschrittenen Methoden gelandet.

00:37:48
Leonie: Also hier sprechen wir jetzt über ein paar Sachen, die ihr vielleicht auch so aus diesen üblichen Newslettern von Online-Shops oder so was kennt. Die haben in der Regel dann zum Beispiel einen Newsletter, der halt in einem regelmäßigen Abstand erscheint, also zum Beispiel alle zwei Wochen. Aber außerhalb davon kriegt ihr auch ab und zu E-Mails von denen zum Beispiel zu Anlässen wie Muttertag, war jetzt kürzlich, dann kommt irgendwie so was „Mach deiner Mutter eine Freude mit dem und dem“ und so was. Also da gibt es dann zum Beispiel Feiertage, so welche Sachen oder auch Aktionen, wenn die irgendwie Rabatte oder so was haben, dann kriegt man auch noch mal außerhalb davon eine E-Mail. Aber es gibt auch noch andere Faktoren, die individuell sind. Zum Beispiel bei vielen Newslettern gibt man mit der E-Mail-Adresse bei der Anmeldung auch zum Beispiel das Geburtsdatum an und dann kriegt man am Geburtstag noch mal irgendwie eine Glückwunsch-E-Mail und dann in der Regel auch noch einen Rabatt-Code dazu. Oder man kriegt auch irgendwie eine eigene E-Mail, wenn man sechs Monate lang den Newsletter abonniert hatte oder so was als Jubiläum und dann kriegt man meistens auch irgendwie noch mal einen Rabatt-Code oder so als Belohnung. Oder wenn man treuer Anhänger von einem Shop ist und dort auch ein Kundenkonto hat, können die natürlich auch sehen, wenn man irgendwie Sachen geliked hat, irgendwie auf Wunschlisten getan hat oder im Shopping-Cart liegen lassen hat, ohne sie zu kaufen. Dann kriegt man manchmal so eine Erinnerung, „Hey, das liegt noch in deinem Shopping-Cart und das ist noch verfügbar. Willst du es vielleicht doch noch kaufen?“ Genau das sind dann diese persönlichen E-Mails, die dann außerhalb von einem normalen Newsletter mal ab und zu eintrudeln.

00:39:44
Katrin: E-Commerce-Unternehmen sind da irgendwie die krassesten. Da habe ich das Gefühl, wo man da dauernd irgendwelche „Hey, könnte dir nicht das gefallen? Du hast doch neulich das gekauft“ E-Mails bekommt, aber wahrscheinlich kennt ihr das auch. Also Leonie und ich sind bestimmt nicht die Einzigen, die online shoppen von den Leuten, die das hier anhören oder angucken. Dementsprechend kennt ihr das bestimmt auch und das ist jetzt quasi E-Mail-Marketing. Also da bekommt eben nicht jeder die gleiche E-Mail geschickt, sondern es gibt immer irgendeinen Trigger, irgendeine einen Auslöser, wie zum Beispiel, es ist mein Geburtstag und deswegen bekomme ich einen Rabatt. Mein Geburtstag schon ein paar Monate her. Also ihr könnt gerne den Code probieren, aber wahrscheinlich funktioniert der nicht mehr. Aber solche Trigger können auch andere Sachen sein, zum Beispiel Aktionen, wenn du was Bestimmtes angeklickt hast auf der Website oder in der E-Mail, dass dann eben wieder in dem E-Mail-Programm diese Zusatzinfo gespeichert wird, zum Beispiel „interessiert sich für Thema XY“ oder „ist Teil von Aktion Z“ und dann bekomme ich unterschiedliche E-Mails. Das Ganze kann aber auch an der Zeit liegen, also dass man eben sagt, 30 Tage nach der Anmeldung kommt ein „Hey, wie sieht es aus? Gefällt’s dir?“ oder nach 365 Tage kommt ein „Hey, das ist dein Jubiläum“ oder so was in der Art und da kann man ganz individuelle Sachen mit machen, kann da sehr schlaue Sachen mit machen und damit eben dafür sorgen, dass die Leute, die den Newsletter abonniert haben, nicht nur diese übliche Newsletter-Mail bekommen, sondern eben noch mal Sachen, die ganz speziell zu ihnen passen und zu ihrer Situation. Diese automatisierten E-Mails oder gerade wenn es mehrere sind, nennt man auch E-Mail-Sequenzen. Und hier seht ihr ein paar Beispiele dafür, was es so für häufige Sequenzen gibt.

00:41:23
Katrin: Ganz verbreitet ist so eine sogenannte Willkommens-Sequenz und die bekommt man quasi, wenn man sich frisch anmeldet für den Newsletter. Und meistens ist da so was wie „Hey, cool, dass du dich angemeldet hast. Das und das machen wir das. Und das sind unsere Angebote.“ Also in dem Fall zum Beispiel, „so kannst du dich bei uns engagieren“ oder „Diese Angebote haben wir in unserem Sportverein“ oder „Hey, kennst du schon dieses und jenes?“ Und das hat quasi das Ziel, dass man die Organisation noch mal besser kennenlernt, dass man irgendwie noch mal so eine Übersicht bekommt über die wichtigsten Sachen. Und manchmal wird man da zum Beispiel auch aufgefordert „Hey, antworte doch auf die E-Mail und erzähle uns, was interessiert dich?“ Oder „Klick hier an, was dich besonders interessiert.“ Auch hier aus so einem E-Commerce-Beispiel wäre wieder, dass man zum Beispiel sagt „Hey, du hast dich für den Newsletter für Damenbekleidung angemeldet, shoppst du zufällig auch Herrenbekleidung oder Kinderkleidung? Klickt das hier an und wenn dich das interessiert, kriegst du auch Angebote dazu.“ Und wenn ich dann ein Kind habe, dann klicke ich auf Kinderkleidung und kriege dann auch Infos, was es Neues gibt für Kids. Und wenn ich eben sag Nein, habe ich nicht oder interessiert mich nicht, dann kriege ich eben weiterhin nur die Sachen für die Damenbekleidung. Jetzt könnt ihr mal wieder überlegen, was wären denn da vielleicht Möglichkeiten für euch, dass man zum Beispiel sagt, wir sind ein Sportverein, wir haben Fußball, Handball und Basketball. Und man könnte zum Beispiel segmentieren „Wofür interessierst du dich? Möchtest du nur die Fußball-News haben oder möchtest du auch wissen, was es in der Handball-Abteilung Neues gibt?“ Also dass man da eben die Leute auch so ein bisschen fragt, dass sie sich dann selber so ein bisschen zuordnen und dann selber quasi dafür sorgen, dass sie die relevanten E-Mails bekommen.

00:42:58
Katrin: Dann gibt es auch Onboarding-Sequenzen. So eine Willkommens-E-Mail könnten auch alle bekommen, also wenn ich einfach nur beim Tierschutzverein meiner Nachbarschaft sage „Ach, ich will wissen, was es da Neues gibt, aber ich bin gar nicht selber Teil der Organisation. Ich bin nicht eine Ehrenamtliche dort oder ich habe kein Tier von dort adoptiert.“ Bei Onboarding habe ich jetzt im Kopf, dass die Leute schon mehr Teil der Organisation sind. Das heißt, angenommen, ich würde mich da jetzt zum Beispiel anmelden und sagen „Hey, ich möchte ehrenamtlich mit den Hunden spazieren gehen, einmal die Woche“ oder so was oder Katzenklos sauber machen, dass ich dann zum Beispiel so eine Onboarding-Sequenz bekomme, weil die mich dann quasi in ihrem System hinzufügen als neue Ehrenamtliche. Das ist dann der Trigger, also der Auslöser und ich bekomme dann zum Beispiel E-Mails mit „Hey, cool, dass du da bist, das musst du wissen. Es gibt drei wichtige Regeln im Umgang mit den Hunden“ oder „Hier sind drei schöne Routen, die du gehen kannst rund um unser Tierheim. Wenn du nicht so viel Zeit, das hier ist die Kurze, wenn du sportlich bist, gehe hier den Berg hoch, hast auch ne schöne Aussicht am Ende.“ Also dass ich irgendwie so einen Einstieg bekomme in etwas, auch da könnt ihr wieder überlegen, was gibt es da bei euch, wo das Sinn machen würde. Oder vielleicht auch so was wie „Du hast dich für das Sommerferien-Camp angemeldet. Es geht in acht Wochen los. Bis dahin kannst du dich so und so vorbereiten. Mach dir schon mal Gedanken dazu. Besorgt dir einen guten Schlafsack, sonst frierst du.“ Also, dass man da zum Beispiel auf etwas vorbereitet, was dann später stattfinden wird. Dann gibt es natürlich noch E-Mail-Kurse. Leonie, fällt dir da was ein? Was könnte man denn so in so einem Kurs vermitteln? In dem Tierschutzverein oder in der Kita oder in irgendeinem anderen Beispiel, was wir sonst immer so benutzen?

00:44:40
Leonie: Also man könnte zum Beispiel als Tierschutzverein einen Kurs machen, so hier die ersten sechs Wochen mit deinem neuen Tier, deiner neuen Katze, was auch immer. Und dann würde zum Beispiel dieser Kurs halt eben über diese sechs Wochen laufen. Und in jeder E-Mail gibt es quasi eine Lektion oder irgendwie die wichtigsten Sachen, die man beachten muss. Am Anfang vielleicht eine Einkaufsliste, das musst du kaufen, wenn das deine erste Katze ist oder was auch immer. Und man kann das ja dann eben anpassen. So wie die Zeit voranschreitet, kann man sagen „Okay, wenn jetzt nach fünf Wochen deine Katze sich relativ gut eingelebt hat“ und dann kann man so einen Ausblick geben. So, das sind die Sachen, die man jetzt so längerfristig, woran man arbeiten könnte.

00:45:22
Katrin: Vielleicht hat sie angefangen, die Sessel zu zerkratzen.

00:45:27
Leonie: Ja, genau. Und das kann man natürlich unterschiedlich takten, man kann auch irgendwie eine Woche lang nen Crashkurs machen. Irgendwie so eine E-Mail pro Tag, längerfristig vielleicht auch über ein paar Monate, wo jede Woche was kommt. Genau, also ein Kurs, der so persönlich ins Postfach kommt.

00:45:52
Katrin: Was man auch machen kann, sind so Reaktivierungsequenzen. Vor allem werden die dann getriggert, wenn man länger nicht mehr aktiv war. Also wenn man zum Beispiel schon länger nicht mehr die E-Mails geöffnet hat vom normalen Newsletter, dass dann halt hinterlegt ist, wenn jemand seit drei Monaten nicht mehr die E-Mails angeklickt hat „schicke eine Reaktivierungsequenz“ und die könnte zum Beispiel so aussehen „Hey, interessierst du dich noch für unsere Inhalte? Wir haben gesehen, du hast die Sachen nicht mehr angeklickt. Woran liegt es?“ Und dann kann man zum Beispiel sagen „Hey, wenn es dich nicht interessiert, dann melde ich einfach ab. Dann schicken wir dir keine E-Mails mehr, wir wollen dich auch nicht nerven. Aber wenn du zum Beispiel nicht so viel Zeit hast, dich zu engagieren, dann schicken wir dir hier Infos, wie du uns anderweitig unterstützen kannst. Vielleicht kannst du was für uns spenden, vielleicht kannst du von uns weitererzählen.“ Mit dem Ziel, dass man noch mal die Leute eben reaktiviert und sie dann vielleicht sagen „Okay, jetzt möchte ich die E-Mails wieder erhalten.“ Oder im nächsten Schritt, „Jetzt gehe ich wieder hin und gehe mit dem Hund spazieren“ oder so was. Oder dass die Leute dann halt einfach sagen „Nein, ich bin umgezogen“ oder „Ich habe neuen Job angefangen, habe keine Zeit mehr“ und dann ist es ja auch gut. Aber dass sie eben nicht nur so rum dümpeln und eben total selten eure E-Mails anklicken.

00:46:59
Katrin: Auch hier gilt, wenn ihr googelt nach Beispielen für E-Mail-Sequenzen und so, da werdet ihr sehr, sehr viele Beispiele sehen. Vieles davon ist natürlich nicht für Vereine ausgerichtet, sondern für Shops, für Unternehmen usw. Das müsst ihr dann einfach immer ein bisschen abstrahieren und gucken, welche Ideen davon ihr für euch übernehmen könnt. Aber das Grundprinzip ist immer so, dass man eben so eine Sequenz baut, die quasi aus mehreren Bausteinen bestehen. Es gibt irgendeine Art von Auslöser und dann gibt es irgendwie „warte fünf Minuten und schicke dann die E-Mail“, „warte dann einen Tag und schicke dann die E-Mail“, „warte dann drei Tage und schicke dann die E-Mail“ oder so was wie „wenn die dritte E-Mail verschickt ist und die Person die öffnet, dann mache das und wenn die Person sie nicht öffnet, mache das.“ Also wie gesagt, das kann euer E-Mail-Tool dann und da könnt ihr euch einfach überlegen, macht eine dieser Sequenzen für euch Sinn, dass ihr so was baut oder vielleicht noch mal was ganz anderes, was noch besser zu euch passt und eurem Thema.

00:47:51
Katrin: So, jetzt sind die Leute vielleicht ein bisschen eingeschüchtert, nachdem was wir ihnen alles erzählt haben, was sie alles machen können. Wir haben aber damit ihr wisst, wie ihr anfangen könnt, schon mal so die wichtigsten ersten Schritte für euch aufgeschrieben, damit ihr wisst, wie ihr euch orientieren könnt. Und der erste Schritt, wie gesagt, da können wir euch nicht helfen – Tools blenden wir hier heute aus – aber ihr solltet eben für euch recherchieren, welchen E-Mail-Anbieter ihr nutzen möchtet. Ihr solltet nicht einfach E-Mails von eurer normalen E-Mail-Adresse verschicken und dann einfach in Outlook oder Thunderbird euch so einen Verteiler machen oder ganz viele Leute in den BCC setzen. Dann kann eure E-Mail als Spam erkannt und markiert werden und das wollt ihr nicht, weil dann landen alle eure E-Mails im Spam. Nutzt bitte einen designierten E-Mail-Anbieter, weil die haben dann ihre Technik so konfiguriert, dass das eben nicht passiert, sondern dass die E-Mail-Anbieter der Empfänger, also so was wie gmx.de oder web.de oder so was, dass die dann halt sehen, das ist ein Newsletter und das ist keine komische Spam-E-Mail. Also das wäre der erste Schritt, dass ihr da recherchiert und guckt, welchen davon möchtet ihr benutzen.

00:48:59
Katrin: Dann könnt ihr verschiedene Formulare anlegen und gucken, könnt ihr den in eurer Website einbinden? Könnt ihr ein Formular erstellen, was wie so eine eigene kleine Website ist? Eine eigene Anmelde-URL hat, was sie dann zum Beispiel bei Social Media verlinken könnt, ihr auch einen Link in Bio packen könnt und so weiter, damit Leute die Möglichkeit haben, sich anzumelden. Auch hier Datenschutz dies das nehmt nicht einfach E-Mail-Adressen von Kontakten und fügt die zu einem Newsletter hinzu, das ist nicht erlaubt. Sondern die Leute müssen sich selber anmelden. Wenn die sich selber anmelden und das bestätigen, dann seid ihr auf der sicheren Seite. Dementsprechend solltet eben mehrere von diesen Formularen anlegen und überlegen, wo könnt ihr die alles einbinden. Leonie, ich weiß nicht, ob du dich erinnerst, die letzten Newsletter, wo du dich eingetragen hast, wie bist du denn auf die aufmerksam geworden? Weiß das noch?

00:49:45
Leonie: Wahrscheinlich durch Rabatt.

00:49:49
Katrin: Der Klassiker.

00:49:51
Leonie: Ja, also wahrscheinlich, weil ich halt irgendwie auf einer Webseite war und dann direkt dort gesehen habe, dass es einen Newsletter gibt und eventuell, dass es einen Vorteil gibt, wenn man diesen Newsletter abonniert.

00:50:01
Katrin: Ja, das ist übrigens auch noch eine Idee. Wir haben eben schon über diese E-Mail-Kurse gesprochen. Das könnte auch ein Anreiz sein, warum die Leute sich für den Newsletter anmelden, dass man eben sagt „Hey, hier in unserem E-Mail-Kurs ‚Fünf Tipps für neue Hundebesitzer in Stadt XY‘ da lernt ihr Tipps und Routen und Anlaufstellen usw. kennen“, dass Leute sich deswegen für den Newsletter eintragen und dann eben hängen bleiben, weil sie sagen „Ah ja, cool. Auch der monatliche Newsletter oder der wöchentliche Newsletter gibt einem gute Infos.“ Also da den Leuten sagen, was sie davon haben, wenn sie den abonnieren, in dem Fall einen Rabatt-Code. Was ihr auch überlegen könntet, ihr könnt zum Beispiel in eure normale E-Mail-Signatur ein Hinweis mit einem „Hey, wir haben jetzt auch Newsletter, melde dich hier an“ Da mal sich Gedanken machen, was gibt es für Orte, wo Leute darauf aufmerksam werden könnten, wenn ihr eine Art Schaufenster habt, vielleicht hat euer Verein einen kleinen Laden in der Innenstadt oder ein Büro oder so was, wo Leute dann vorbeigehen, die Leute wissen jetzt, was QR-Codes sind und wie man sie benutzt, da könntet ihr zum Beispiel so was erstellen oder auf eure Visitenkarte einen Hinweis machen „Hey, wir haben einen Newsletter, melde dich an!“ Also macht euch da Gedanken, wie die Leute da hinkommen.

00:51:10
Katrin: Dann könnt ihr diese sogenannte Willkommens-Sequenz erstellen, also dass die Leute sich nicht einfach nur anmelden und dann hören sie vielleicht im schlimmsten Fall dreieinhalb Wochen nichts von euch, bis dann der nächste Newsletter kommt, sondern dass da schon mal ein, zwei nette Mails kommen mit „Hey, das machen wir, das solltest du über uns wissen und das erwartet dich hier.“ Und dann könnt ihr eben Kontakte einladen. Also wie gesagt, nicht einfach E-Mail-Adressen nehmen und da mit reinpacken, sondern ihr könnt dann eben davon erzählen, „Hey, wir haben jetzt diesen Newsletter. Wir würden uns freuen, wenn ihr euch dazu anmeldet“ und dazu einfach die verschiedenen Kanäle nutzen, die ihr schon habt. Also wir haben ja vorhin schon über Social Media gesprochen, wenn ihr einen Social-Media-Kanal habt, dann macht doch da einen coolen Post mit „Hey, wir haben jetzt Newsletter gestartet. Das und das erwartet euch. Den ersten schicken wir am Freitag raus. Meldet euch jetzt an, damit er ihn bekommt“ und dann werden dadurch bestimmt die ersten Kontakte da reinkommen.

00:52:02
Katrin: Dann könnt ihr eben diese verschiedenen Segmente anlegen, also euch da Gedanken machen. Was haben wir denn für verschiedene Empfängergruppen? Das muss auch nicht sofort so supersophisticated sein mit diesen 1000 verschiedenen Gruppen, die wir vorhin gezeigt haben, sondern vielleicht gibt es erst mal so eine interne Gruppe für die Leute, die schon bei euch engagiert sind und dann externe Gruppe für Leute, die interessierte Öffentlichkeit und die Kooperationspartner*innen sind. Das wäre schon mal so eine ganz einfache Variante, um das Ganze zu segmentieren. Und dann müsst ihr natürlich eine Routine etablieren. Wir haben ja vorhin darüber gesprochen, wie wichtig Regelmäßigkeit ist. Also vielleicht könnt ihr jetzt erst mal sagen, die ersten drei Monate probieren wir es erst mal mit einem monatlichen Newsletter oder mit einem 14-Tägigen und dann könnt ihr ja später immer noch schauen, ob wir die Frequenz ein bisschen hochschrauben könnt und vielleicht sogar auf einen wöchentlichen Newsletter kommt. Dann solltet ihr die Ergebnisse auswerten. Also euch mal hinsetzen und die Statistiken angucken. Was können wir daraus lernen? Aus den Öffnungszeiten, aus den Klickraten, aus den Anmeldezahlen, von den ersten paar Wochen oder Monaten? Und daraus Rückschlüsse ziehen. Und dann, wenn ihr das habt, könnt ihr eben noch weitere Sequenzen erstellen, wie zum Beispiel so eine Onboarding-Sequenz oder so einen kleinen E-Mail-Kurs. Und das wäre mal so ganz grob die Reihenfolge.

00:53:14
Katrin: Übrigens, falls ihr unser Öffentlichkeitsarbeit mit zwei Stunden pro Woche-System noch nicht kennt, da ist tatsächlich auch Zeit eingeplant für einen monatlichen Newsletter, der quasi daraus bestehen würde, dass ihr euren großen Beitrag, also euren Content, den ihr stellt so was wie ein Blogpost, dass ihr einmal den vorstellt und sagt, wir haben ja einen Blogpost und dass ihr ein paar Linktipps sammelt. Das ist nämlich dann auch mit in diesem System drin, also dass ihr eben zum Beispiel guckt, was gibt es für Veranstaltungen oder was gibt es für Zeitungsartikel, die wir gelesen haben und gut fanden. Und das wäre so ein ganz einfaches Beispiel für so Newsletter, dass ihr immer sagt „Hey, das ist der Inhalt von uns. Und hier noch ein paar Empfehlungen, was irgendwie was los ist oder was für guten Content ihr euch angucken könnt“ und dass ihr daraus einfach so einen Newsletter erstellt. Und dann könnt ihr euch natürlich im Laufe der Zeit weitere Formate überlegen, wie zum Beispiel Leonies Vorschlag mit dieser Frage, das fand ich sehr cool, dass man der Community eine Frage stellt und dann die Antworten oder das Stimmungsbild oder die Tipps oder so was beim nächsten Mal wieder mit rein nehmt. Ich hoffe, die Leute sind jetzt motiviert und nicht abgeschreckt. Leonie, hast du noch einen Newsletter-Tipp am Ende, was wir vergessen haben zu erzählen?

00:54:34
Leonie: Aber ich hoffe, die Leute haben ein bisschen Lust drauf bekommen. Also, ich glaube, es ist cool, wenn sich bei euch jemand findet oder eine kleine Gruppe von Leuten finden, die da wirklich Spaß dran haben und dann quasi für diesen Newsletter verantwortlich sind und sich überlegen, ob man irgendwie einen Kurs machen könnte über E-Mail-Newsletter oder was für Sequenzen man noch machen könnte und dann kann man viel Cooles damit machen.

00:55:02
Katrin: Also so eine Newsletter-AG quasi gründen im Verein. Gute Idee, sehr gut. Wir haben jetzt nicht darüber gesprochen, wie man genau einen guten Newsletter schreibt oder wie man so eine Headline textet oder so was, sondern über das große Ganze. Aber wenn ihr wollt, dass wir noch mal eine Zusatzfolge machen zur Newsletter-Praxis, dann schreibt uns das doch gerne. Ihr findet uns in den sozialen Netzwerken zum Beispiel über Instagram und Twitter unter @erzaehldavon, ihr könnt mir auch eine Mail schreiben katrin@erzaehldavon.de Da freue ich mich über eure Themenwünsche für diesen Podcast und wir haben natürlich selber auch einen Newsletter. Wenn ihr gucken wollt, ob unser eigener Newsletter denn gut genug ist, dass wir hier Tipps über Newsletter geben können, dann könnt ihr euch gerne dafür anmelden. Dankeschön für’s Zuhören oder Zusehen und wir hören uns dann in zwei Wochen wieder.

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