Raus aus der Meetinghölle

Wer dachte, schlechte Meetings gibt’s nur im Büro, wurde in den letzten zwei Jahren eines besseren belehrt. Aus “lasst uns mal schnell zusammen-zoomen” entstehen nicht selten genauso langatmige und ermüdende Meetings, wie wir sie aus vorpandemischen Zeiten kennen. In der aktuellen Podcastfolge geht’s deshalb darum, wie wir mit einfachen Mitteln mehr Spaß und bessere Ergebnisse im digitalen Austausch erreichen. Kommt mit, wir geleiten euch raus aus der Meetinghölle 👹🔥

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workshop-spiele.de

Caspar von Workshop-Spiele.de war schon in Katrins anderem Podcast zu Gast.

Transkript

Hier spricht heute mal wieder Luisa und ich freue mich auf ein Thema, was den meisten von uns wahrscheinlich eher auf die Nerven geht und zwar das Thema Meetings. Ja, wir alle haben viel in Meetings gesteckt, vor allem in den letzten zwei Jahren. Und wir haben, glaube ich, häufig ähnliche Erfahrungen gemacht, dass sie nicht gut vorbereitet waren, dass sie unstrukturiert waren, dass man bei den Themen, die man eigentlich sich vorgenommen hat, irgendwie den Blick verloren hat oder während des Meetings auf Themen kommt oder in Diskussionen gerät, die ausschweifend werden und wo man am Ende eigentlich gar nicht mehr so genau weiß, wer jetzt was machen soll, wer wofür zuständig ist und was eigentlich das Ergebnis genau ist. Woran liegt das? Das liegt natürlich daran, dass häufig die Vorbereitung und die Durchführung nicht so gut geplant sind und dass aber auch Leute nicht wirklich involviert werden, die an dem Meeting teilnehmen. Dass es also häufig nur eine oder zwei Personen sind, die den Hut aufhaben und alle anderen so ein bisschen mitlaufen, aber nicht wirklich aktiv dabei sind. Und da wollen wir uns heute mal genauer angucken, wie man das ändern kann. Zum Thema Meetingstruktur oder effektive Teamsitzungen gestalten haben wir schon mal eine Podcastfolge aufgenommen in Folge 46, da ging es vor allem darum, wie wir die vorbereiten und durchführen können. Und heute liegt der Fokus jetzt mehr auf der Interaktion, also wie wir wirklich alle ins Boot holen können.

Zwei Jahre Pandemie oder länger schon, und wir arbeiten jetzt mittlerweile ganz viel digital zusammen. Im digitalen Raum sieht es mit den Meetings natürlich auch noch mal anders aus. Ganz viele schöne Aspekte von Meetings, die wir vorher hatten, die gehen jetzt unter. Also, dass wir uns zum Beispiel nicht mehr in einem Raum gemeinsam treffen, dass wir die Zusammentreffen oder das Zusammensein auch nicht mehr so zelebrieren, indem wir zum Beispiel das mit Kaffee und Kuchen verbinden, in dem wir uns auch persönlich fragen, wie es uns geht, uns Raum schaffen, auch physische Nähe schaffen, indem wir eben an einem Ort zusammenkommen und da auch ganz bewusst uns nicht von ablenken lassen. Also manchmal haben vielleicht Leute trotzdem aufs Handy geguckt oder waren natürlich nicht ganz geistig anwesend, aber wir haben einen Raum gehabt, in dem wir zusammenkommen. Und jetzt, in den digitalen Zeiten oder in digitalen Meetings ist es ja häufig so zum einen, dass wir viel häufiger Meetings haben und zum anderen, dass wir auch einfach dadurch, dass wir digital zusammenarbeiten, nicht mehr diese Abwechslung haben. Wir haben auch oft nicht wirklich die Gelegenheit, uns in dem Rahmen privat zu unterhalten, weil gerade private Gespräche finden ja auch eher als Nebengespräche statt oder vielleicht, bevor man sich dann wirklich an den Tisch zusammensetzt und anfängt mit der Besprechung und auch zwischen zwei Personen. Also der Austausch dieser Art ist im Digitalen weitaus schwieriger, weil ja immer eine Person zu allen spricht und man quasi gar nicht mehr diese Gespräche haben kann. Das bedeutet natürlich auch, dass man teilweise schneller auf den Punkt kommt oder Zeit spart im Digitalen, dass man vielleicht auch Themen mal effektiver besprechen kann, weil man eben nicht mehr dieses Vorgeplänkel hat und direkt zu den Themen kommt, um die es geht. Aber es ist natürlich auch anstrengend, gerade weil wir sowieso so viel im digitalen Raum unterwegs sind, der private Austausch kürzer kommt und man einfach keine Abwechslung hat, also weiterhin vor dem PC sitzt und auch diese physische Begegnung einfach nicht mehr stattfindet. Und gerade im Vereinskontext kann das auch mit Frustration verbunden sein, wenn die persönliche Begegnung fehlt und der Fokus nur noch auf der Arbeit liegt. Das ist auch nicht unbedingt förderlich für eine offene Gesprächskultur, wenn man weniger privat miteinander ins Gespräch kommt. Man weiß dann automatisch vielleicht auch weniger voneinander und hat dementsprechend möglicherweise auch weniger Verständnis, falls mal Aufgaben liegen bleiben oder eine Person vielleicht nicht so präsent ist. Und besonders in der ehrenamtlichen Arbeit ist aber ja intrinsische Motivation, das A und O und auch ein gutes Teamklima wichtig, damit eben die gemeinsamen Aktivitäten und Aufgaben gut bewältigt werden können und man als Team auch gut funktioniert und auch visionär oder perspektivisch für die Zukunft sich gute Gedanken machen kann. Wie können wir also jetzt diese Regeltermine, wenn wir sie Meetings nennen, Regeltermine, Jours fixes, wie auch immer ihr das gestaltet, das ist egal, aber wie können wir es dann schaffen, die besser zu gestalten und eben auch mit kleinen Stellschrauben die Zusammenarbeit in dem digitalen Raum schon verbessern? Dafür habe ich jetzt heute mal drei zentrale Tipps dabei und noch ein Methodentipp im Anschluss, den ihr gerne mal ausprobieren könnt, wenn ihr möchtet.

Als Erstes ist es ganz wichtig, gut ins Meeting zu starten. Also wenn wir uns im Meetingraum befinden, sagen wir, es ist der digitale Raum, dass wir dann wirklich einen Raum schaffen, um eben gemeinsam uns auf das Thema einzustimmen, um uns auch zu begrüßen und vielleicht auch einen Raum zu schaffen, in dem jeder schon mal direkt aktiv werden kann. Und zwar kann man das ganz gut machen über ein kleines Warm-up. Mit Warm-ups habt ihr euch vielleicht auch schon auseinandergesetzt oder habt ihr schon was ausprobiert. Das muss ja gar nichts Aufwendiges sein oder Komplexes, sondern da hilft es einfach schon, wenn man am Anfang des Meetings Raum schafft, um zum Beispiel allen kurz Zeit zu geben, um über ein aktuelles Highlight oder über ein aktuelles Low Light zu berichten. Das könnte zum Beispiel sein, dass jeder aus der vergangenen Woche erzählt, was ihn oder sie besonders gefreut hat, was eine besonders schöne Begegnung war, was einem vielleicht gut gelungen ist, was man Neues gelernt hat. Vielleicht ein Ereignis oder ein Erlebnis, was man hatte, was man gern mit den anderen teilen möchte. Man kann aber natürlich auch darüber berichten, was gerade nicht so gut läuft. Vielleicht im Privaten, aber auch in der Arbeit, wo man gerade so ein bisschen Probleme hat und was man vielleicht den anderen einfach ganz gerne mitteilen würde. Eine weitere Aktivität wäre, dass man gemeinsam mitteilt oder dass man in der Runde bespricht, was meine Entdeckung der Woche war. Also was habe ich vielleicht Spannendes erlebt oder aufgenommen? Welche Inspiration habe ich vielleicht für meine Arbeit oder für meine Menschen, meinen persönlichen Alltag gewonnen? Was habe ich Neues ausprobiert? Was habe ich vielleicht für eine coole Veranstaltung besucht? Oder einen neuen Tipp für die ehrenamtliche Arbeit oder für ein Teamspiel? Das kann alles Mögliche sein, aber meine Entdeckung der Woche wäre da die Rubrik. Und dann vielleicht auch: Was war in letzter Zeit ein besonders schöner Moment für mich in der ehrenamtlichen Arbeit? Also wo habe ich besonders viel Wertschätzung erfahren? Wo konnte ich vielleicht auch für die Zielgruppen des Vereins gute Arbeit leisten? Was ist mir gut gelungen? Wo habe ich was Neues dazugelernt? Welche Begegnungen, welches Gespräch war schön? Und wo konnte ich vielleicht auch Aspekte erfahren, die mir in der ehrenamtlichen Arbeit besonders viel Freude bereiten?

Der zweite Aspekt ist, alle mit einzubeziehen oder alle abzuholen. Und die häufigste Frage im Meeting ist wahrscheinlich: Was zur Hölle mache ich hier eigentlich? Ich könnte in der Zeit 1000 andere Dinge erledigen. Und damit das nicht passiert, ist es wichtig, sich zu fragen, bevor man auch diese Regeltermine macht, was eigentlich das Ziel des Meetings ist? Möchten wir, dass alle abgeholt werden über den aktuellen Stand? Ist es quasi so eine Art Jour fixe, in dem wir wirklich einfach informieren wollen? Dann muss man eben darauf achten, dass nicht zu ausschweifend diskutiert wird, dass es wirklich darum geht, es ist ein Infotermin und alles, was quasi sich um Aufgaben dreht oder um kleinteilige Themen, die werden dann in einem anderen Raum besprochen. Vielleicht ist es aber auch eine Arbeitsgruppe, also zum Beispiel das Event-Team, das gerade ein bestimmtes Event planen soll oder das Marketing-Team oder Presse-Team, was sich gerade eben auch mit bestimmten Aktivitäten beschäftigt. Dann ist es wichtig, dass man einfach zu Beginn des Meetings auch die Punkte klärt, über die gesprochen werden soll, damit auch alle vielleicht eigene Punkte mit einbringen können und dass man dann wirklich pro Punkt auch eine gewisse Zeitspanne festlegt. Deswegen ist es immer sinnvoll, für Meetings eine vorgefertigte Agenda zu haben, über die man sich einmal zusammensetzt und verständigt und dann festlegen kann: Okay, in regelmäßigen Abständen sprechen wir über diese und jene Formate oder Themen. Die finden vielleicht nicht jedes Mal statt, aber wir können die hier in dieser Vorlage festhalten und können uns dann daran entlanghangeln. Und zu Beginn eines jeden Meetings verständigen wir uns über die Aspekte, über die wir heute sprechen können, damit wir auch eine Vorstellung davon haben, wie viel Zeit welches Thema braucht. Vielleicht ist es auch sinnvoll, am Anfang des Meetings dann zu überlegen, was ist für uns heute wirklich Prio, also auch mit Blick auf den Kalender oder auf die anstehenden nächsten Themen, welche Punkte stellen wir heute zurück und worauf wollen wir uns fokussieren? Also da ist es einfach wichtig, ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und eben auch zu gucken, wer von den Leuten, die heute mit dabei sind, bekommt wirklich einen aktiven Part oder kann was berichten. Und wenn die Leute in der Unterzahl sind, also wenn überwiegend Leute dabei sind, die eigentlich nur dann passiv zuhören würden, dann ist es ganz gut, sich noch mal Gedanken zu machen, wie man das ändern kann, weil es einfach grundsätzlich frustrierend ist, eine Stunde oder länger in dem Termin zu sein und überhaupt keinen Beitrag zu haben. Daher auch der Gedanke, dass man zu Anfang des Termins so ein kleines Format macht, damit einfach jeder schon mal gesprochen hat. Es geht dabei gar nicht unbedingt darum, dass jetzt so ein großer Gewinn stattfindet, sondern wirklich, dass auch die Zungen geölt werden oder man eben einfach in die Situation kommt, dass man feststellt oder dass eben alle spüren, okay, das ist ein Ort des Austauschs und ich habe auch heute schon mal mehr gemacht, als mich zu räuspern, sondern auch schon mal einen Wortbeitrag gehabt. Wichtig ist auch, dass ihr auf die Rollenverteilungen achtet. Es sollte nicht eine Person, Moderatorin oder Moderator sein, gleichzeitig protokollieren und alle Themen und die Zeit im Blick haben, sondern da kann man ja wunderbar gucken, dass man sich abwechselt, sodass auch die Kompetenzen gestärkt werden. Vielleicht kann es eine Person zwar besonders gut, aber es ist auf jeden Fall sinnvoll, um auch alle aktiv dabei zu behalten, dass mehrere Leute eine kleine Aufgabe bekommen, weil das eben auch dann einfach ein schöneres Setting schafft für alle. Also macht euch da Gedanken, was es für Rollen gibt. Vielleicht gibt es ja auch TOP-Owner, das heißt jemand, der einen Tagesordnungordnungspunkt oder ein Thema mit reinbringt und das dann eben auch eigenständig vorstellen soll. Und dann eben auch wichtig ist, einen begrenzten Raum für Diskussionen zu schaffen. Also welche Themen können vielleicht auch zwischen zwei Personen im Anschluss geklärt werden, weil die überhaupt in dem Thema selber drinstecken? Wo braucht es vielleicht auch noch mal einen extra Termin? Und welche Themen sind aber wirklich für den jetzigen Termin relevant? Nehmt euch da am Anfang einfach Zeit, gemeinsam drauf zu schauen, damit ihr wirklich auch einen Termin durchführt, wo alle die Infos bekommen, die sie brauchen und alles andere dann auch in einem anderen Setting oder zu einem anderen Zeitpunkt auch geklärt wird. Das wärs zum Thema Alle mit einbeziehen.

Erfolge feiern ist mein dritter Aspekt. Da ist es ganz wichtig, dass man wirklich regelmäßig auch mal guckt: Was hat in letzter Zeit eigentlich gut geklappt? Wo haben wir wichtige Learnings draus gezogen? Was könnte man vielleicht in Zukunft noch besser machen? Da bietet sich zum Beispiel an, dass man ein oder zweimal im Jahr so einen kleinen Team-Workshop macht oder vielleicht einen extra Termin, in dem man diese Punkte im Team zusammen trägt und diskutiert und daraus auch Ziele fürs nächste halbe Jahr ableitet. Da gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten, wie man das durchführen kann, auch in welchem Umfang man das machen möchte. Aber wenn man das auf einer regelmäßigen Basis tut, dass man dafür einfach einen Raum schafft, um über diese Punkte zu sprechen, dann ist das etwas, was alle auch für sich als positive Erfahrung verbuchen können. Dass man wirklich auch immer wieder guckt und stehen bleibt und ein bisschen ein Schritt zurücktritt und sich fragt: Warum machen wir eigentlich das, was wir hier machen? Und wie können wir das vielleicht für uns, aber auch für unsere Zielgruppen noch besser gestalten? Und da macht ja jeder, vielleicht auch im kleinen Bereich Erfahrungen, die nicht unbedingt immer irgendwo notiert werden. Und damit dieses Wissen eben nicht verloren geht und man gemeinsam da als Team und als Verein, als Initiative, auch wächst und auf den Erfahrungen aufbauen kann, muss man dafür einfach einen extra Raum schaffen, um Erfolge zu feiern, Lessons Learned zu teilen.

Mein letzter Tipp für heute ist noch mal ein kleiner Methodentipp, wie man Meetings auch ganz anders durchführen könnte. Und zwar heißt das Format Stand-up -Meeting. Das habt ihr vielleicht schon mal gehört, das kommt aus dem Scrum. Also Scrum ist eine agile Methode, das kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, genauso wie die Kanban-Methode, wird aber mittlerweile auch als eine Methode im agilen Projektmanagement verwendet. In innerhalb dieser Scrum Methode, auf die ich jetzt nicht näher eingehen möchte, weil das recht umfangreich ist und jetzt auch Themen betrifft, die an der Stelle zu weit gehen würden, aber innerhalb dieser Methode gibt es eine Form für Meetings und die nennt sich Stand-up -Meeting. Das ist eine bestimmte Art und Weise, wie man Meetings durchführt und diese Form macht besonders Sinn, wenn ihr bei euch im Verein mit vielen Aufgaben zu tun habt, die parallel laufen, oder wenn ihr auch Projektarbeit macht. Also wenn es darum geht, viele Aufgaben zu steuern, die zu erledigen sind und man die Aufgabenverteilung und auch die Aufgabenbewältigung im Team verbessern möchte oder da einfach einen guten Überblick haben möchte, wer was wann macht. Und das Ziel von dem Stand-up -Meeting ist, dass man mehr Bewegung in die Meetingstruktur bringt, dass man den regelmäßigen Austausch sicherstellt und alle in der kurzen Zeit auf Stand bringt. Warum heißt es Stand-up -Meeting? Das könnt ihr euch schon denken: weil man sich im Stehen trifft. Es ist ursprünglich so gedacht, dass man sich stehend in einem Raum trifft, im digitalen Raum würde man jetzt nicht stehen, natürlich kann man sich trotzdem hinstellen währenddessen, das würde ich jetzt aber nicht als zwingend voraussetzen, sondern man kann es auch im Sitzen machen. Im Prinzip leitet sich nur dadurch der Name her. Aber worum es eigentlich geht, ist, dass man sich täglich trifft für 15 Minuten. Ihr werdet euch wahrscheinlich nicht täglich treffen, sondern das ist dann vielleicht einmal die Woche. Es geht aber dabei darum, dass man wirklich das Meeting verkürzt auf ca. 15 Minuten und dass jedes Teammitglied drei Fragen beantworten muss und die Teammitglieder sich reihum abwechseln. Und zwar sind diese drei Fragen: Was habe ich seit dem letzten Stand-up erreicht, also seit dem letzten Meeting? Was werde ich heute erreichen oder was möchte ich heute tun? Beziehungsweise wenn man sich eben nicht täglich trifft, dann wird man fragen: Was möchte ich bis zum nächsten Mal tun? Und die dritte Frage ist: Welche Hindernisse oder Herausforderungen bestehen bei mir und wer kann mir oder wie kann mir das Team dabei helfen? Also sind diese drei Fragen und da bekommt jede Person zwei Minuten, um diese drei Fragen zu beantworten. Es ist dann wichtig, dass es eine Moderation gibt, also eine Person, die die Zeit im Blick behält und eben auch guckt, dass nach zwei Minuten die Person wechselt. Dafür würde man dann auch einen Timer einsetzen. Und wichtig ist auch, dass jede Person die drei Fragen vorab vorbereitet. Man kann das gut organisieren, wenn man mit einem Kanban-Board arbeitet, sodass jedes Team oder jedes Teammitglied seine eigenen Aufgaben auf diesen Kanban-Board unterbringt, man dann gemeinsam auf das Board guckt und alle so einen Überblick über die Aufgaben haben und auch aus der Gruppe hören, wer gerade wo steht. Was eben auch ganz nett ist, wenn man sich den Termin dann auch so gestaltet, dass jeder was zu trinken mitbringt, Kaffee oder Tee, dass man also einen lockeren Austausch schafft und dann quasi jeder diese Zeit bekommt und gerade aus seinem Thema zu berichten. Die Benefits davon sind, dass wirklich alle aktiv mit einbezogen werden. Niemand ist einfach nur da und hört zu. Jeder wird über den aktuellen Stand von allen Aufgaben abgeholt. Es finden keine ausschweifenden Diskussionen statt, sondern die Zeit ist ganz klar begrenzt auf zwei Minuten pro Person. Wenn dann wirklich Diskussionsbedarf oder noch Probleme besprochen werden müssen, dann kann man das ausschlagen und sagen, wir machen noch mal einen extra Termin. Vielleicht auch nur zwischen den Personen, die es betrifft. Man kann Hindernisse oder Probleme schnell identifizieren. Man hört einfach, wenn eine Person grad ein aktuelles Problem hat, weil sie darüber berichten wird und kriegt einfach einen Überblick darüber, wo es gerade vielleicht grundsätzlich hakt und wie man der Person auch helfen kann. Insgesamt wird also der Informationsfluss zwischen allen einzelnen Beteiligten verbessert, der Austausch wird verstetigt und es ist eine Struktur, in der jeder zu Wort kommt und in der man sich aber nicht zu lange mit Punkten aufhält, die da eigentlich nichts verloren haben. Es gibt ja immer Leute, die vielleicht sehr ausschweifend kommunizieren, die dann vielleicht auch noch vom Hölzchen aufs Stöckchen kommt und diese Methode verhindert das eben, dass man da quasi in andere Bereiche noch ausschweifend. Was wichtig ist zu wissen, dass es oft Zeit braucht, bis es rund läuft, dass es auch erst mal schwierig ist, sich wirklich so zu fokussieren oder zu verkürzen auf diese zwei Minuten. Und die Voraussetzung ist natürlich auch, dass vorher die Aufgaben klar verteilt wurden, bevor man dieses Meeting so umsetzt, dass jedem also auch klar ist, was die eigenen Aufgaben sind. Und dafür könnte man ein Kick-off-Meeting machen, in dem man mal alle Aufgaben zusammen trägt, die gerade so anliegen. Sei es jetzt, dass ihr in einem kleineren Team seid oder in einem größeren, dass ihr euch mal vorab Gedanken macht, welche Aufgaben das überhaupt sind, die mal zu identifizieren, dann zu gucken, wie die Kapazitäten gerade aussehen, wer was übernehmen kann, wie man die auch priorisiert, also was steht jetzt im Fokus? Was ist am wichtigsten, was ist vielleicht weniger wichtig? Und dann quasi wirklich zu schauen, dass jede Person Aufgaben hat, die sie bewältigen kann, vom Umfang her und die auch inhaltlich zu dem passen, was die Person mitbringt. Und dann, wenn diese Aufgaben entsprechend verteilt sind, dann kann man die auf den Kanban-Board übertragen und kann dann mit diesen Kanban-Board in jedem Termin arbeiten, sodass man immer gemeinsam drauf guckt und eben auch dann positiv erlebt, wie die Aufgaben abgearbeitet werden. Wenn euch das riskiert, dann findet ihr zu dem Thema Stand-up -Meeting, oder Scrum-Meeting wird es auch genannt, ganz viele Informationen im Internet. Also da gibt es wirklich superviele Website, wo ihr euch informieren könnt und auch YouTube-Videos, wie ihr da den Start machen könnt und könnt euch da einfach informieren.

Das waren jetzt mal so drei, eigentlich vier, Tipps für eure Meetingstruktur, die ihr mal ausprobieren könnt, wo ihr einfach zu mehr Interaktion und Austausch im Team kommt, wo ihr auch schafft, das wirklich jede Person mit involviert wird. Vielleicht habt ihr ja auch noch weitere Ideen oder habt schon besondere Sachen ausprobiert, da freuen wir uns immer, wenn ihr das mit uns teilt. Und dann wünschen wir euch ganz, ganz viele, hoffentlich erfolgreiche und kurzweilige Meetings in Zukunft und viel Erfolg für eure Themen und Projekte.

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