Premiere! Heute haben wir uns einen Gast eingeladen, um unseren Tool-Tipp Notion zu besprechen. Jennifer Kosche nutzt das Tool für diverse private und berufliche Situationen. Wir besprechen, wie Notion sich von Trello, Evernote und anderen Tools unterscheidet; was es alles auf dem Kasten hat und natürlich, wie man Notion in der Vereinsarbeit einsetzen kann.
Notion – unser neues Lieblings-Tool
Inhalte
| 01:44 | Wie würdest du Notion für jemanden beschreiben, der noch nie damit gearbeitet hat? |
| 04:14 | Der Unterschied zwischen Notion und Trello |
| 06:19 | Beispiele für Notion-Seiten: Catsitting, Pflanzen-Guide und Sprachen lernen |
| 10:02 | Der Unterschied zwischen Notion und Evernote |
| 12:54 | Redaktionspläne auf Notion benutzen |
| 13:33 | Properties und Individualisierung |
| 17:32 | Jennis Engagement |
| 19:03 | Wie können Vereine und soziale Initiativen Notion nutzen? |
| 19:46 | Wofür kann man Notion gebrauchen? |
| 24:42 | An welcher Stelle im Prozess setzt man Notion ein? |
| 27:44 | Wann lohnt sich die Pro-Version? |
| 30:40 | Was für Nachteile hat Notion? |
Links
Notion ausprobieren: notion.so
Jennis Blogpost über Notion: jenni.works/notion-9-templates
Die Datenschutz-Seite von Notion selbst
Wenn ihr neugierig seid, wie andere Leute Notion benutzen, könnt ihr mal bei YouTube stöbern. Dort teilen viele Leute ihre Setups für verschiedene Einsatzzwecke.
Passender Kurs von uns:
Transkript
Katrin: Hallo Jenni, willkommen im erzähl davon Podcast.
Jenni: Hallo Katrin , schön, dass ich hier sein darf.
Katrin: Ja, du bist quasi eine Ausnahme, denn normalerweise haben wir ja Leute hier, die selber in einem Verein oder sowas sind. Und du bist jetzt hier nicht wegen deines Engagements, sagen wir mal so *lacht
Jenni: richtig!
Katrin: sondern weil du die inoffizielle Notion-Queen bist, zumindest von der deutschsprachigen #Produktivitäts-Insta-Bubble
Jenni: Ich denke, das kann man so sagen.
Katrin: Ja, also die Krone, die setzen wir jetzt einfach mal auf. Ja, steht dir ausgezeichnet. Danke. Und ich wollte dich quasi in diesem Podcast holen, weil wir hier immer mal wieder Tools vorstellen, die hilfreich sind in der Arbeit, in der ehrenamtlichen Arbeit und Notion ist gerade so mein Lieblingstool. Deins natürlich auch, genau! Und deswegen dachte ich, das wäre langweilig, wenn ich das einfach nur selber vorstelle. Ich hol dich dazu, weil du noch mehr Zeit mit Notion verbracht hast in den letzten Wochen, als ich; da ja auch schon einen Blogpost zu geschrieben hast, den wir natürlich in den Shownotes verlinken. Und ich dachte, wen könnte ich besseres haben, um über dieses wundervolle Tool zu sprechen als dich? Stell dich doch mal vor, was machst du denn so?
Jenni: Ja, ich bin Jenni offensichtlich. Bin gar nicht so ehrenamtlich unterwegs. In einem kleinen Verein schon, aber dazu vielleicht später noch mal mehr. Ansonsten bin ich im wahren Leben Social Media Managerin (selbstständig) und bin sehr viel im Internet, sehr viel auf Notion und an jedem Tool interessiert, was mir so in die Finger kommt.
Katrin: Wie würdest du Notion denn jemandem beschreiben, der noch nie damit gearbeitet hat, der schon jetzt zum ersten Mal hört? Es ist ein bisschen schwierig, ich weiß. Aber wie würdest du es beschreiben?
Jenni: Ich würde Notion als ultimatives Produktivitätstool bezeichnen, das sich jedem individuellen Bedürfniss anpassen lässt.
Katrin: Das klingt aber kompliziert.
Jenni: Das Gute an Notion ist ja, dass man so viel machen kann. Aber ich kann mir auch vorstellen, dass es Leute erst mal so ein bisschen überfordern kann, weil es eben jetzt nicht wie zum Beispiel bei Trello eine Funktion gibt, die man dann nutzen kann und die für einen passt oder auch nicht, sondern man hat eine Auswahl von Funktionen und muss da eben recht viel selber rein geben, sag ich mal, um Notion wirklich so zu nutzen, dass es einem auch was nützt. Klar gibt es da wie bei allen Tools auch Templates, die man da benutzen kann und für sich individualisieren kann. Aber wenn man selber nicht weiß, was man möchte, ist Notion glaube ich erstmal kompliziert und vielleicht auch ein bisschen überfordernd.
Katrin: Kann ich hundertprozentig unterschreiben. Bei mir war das nämlich so, dass ich ein paar Videos gesehen habe von Leuten, die Notion nutzen. Sah total toll aus. Dann habe ich mich auch angemeldet und war erst mal komplett überfordert von diesen leeren Seiten und 100000 Blöcken, die ich da jetzt benutzen könnte. Und dann habe ich einfach ein paar Wochen liegen lassen, bis ich das nächste Video gesehen habe und so angefixt war, dass ich gesagt habe „Nein, ich muss mir das jetzt angucken, das sieht so cool aus!“ Aber ich stimme dir zu. Ich glaube, man braucht erst das System und wenn man schon ein System hat, dann kann man das super umsetzen. Aber wenn man selber so gar keine Ahnung hat, was man da jetzt eigentlich mit machen will oder wofür man es nutzen will, dann ist man erst mal überfordert.
Jenni: Das stimmt. Wobei ich es auch ganz interessant finde. Also klar, man guckt sich dann irgendwelche Templates an oder schaut wie andere Leute das so machen. Aber ich habe auch schon super viele Ideen bekommen, wo ich vorher vielleicht noch nicht drauf gekommen wäre. Also wenn ich irgendwas sehe: „Achja, das könnte für mich ja auch nützlich sein!“ Vielleicht nicht eins zu eins, wie die Person das benutzt, aber man kann da schon sehr viel Inspiration kriegen, auch wenn man jetzt selber vielleicht noch gar nicht weiß, dass man eine Pflanzen-Übersicht braucht oder was auch immer.
Katrin: Das stimmt, das ist auch wieder was, wo man dann entweder bei den Templates gucken kann, die schon [in Notion] drin sind oder eben, dass man guckt, wie andere Leute das machen, die darüber Youtube-Videos machen oder Blogposts schreiben.
Katrin: Du hast jetzt Trello schon angesprochen. Wir hier bei erzähl davon Luisa und ich, wir sind oder eigentlich waren wir sehr große Trello-Fans. Wir werden jetzt untreu für Notion, aber wir haben bisher auch viel darüber gesprochen, wofür man Trello alles einsetzen kann. Haben da auch immer dieses jährliche Board mit den Kommunikationsanlässen, was wir als Trello-Board anlegen und so weiter. Was würdest du denn sagen? Was ist denn der Unterschied zwischen Notion und Trennung? Also für diejenigen, die jetzt sagen „Boah Katrin , du hast uns doch gerade erst Trello angedreht, jetzt haben wir da unsere tollen Trello-Boards und jetzt sollen wir zu Notion wechseln, oder was?!“ Wie würdest du denen denn den Unterschied zwischen Trello und Notion erklären?
Jenni: Ja, ich fühle das. Wir haben auch ganz, ganz lange Trello benutzt, sowohl intern im Team als auch extern mit Kunden. Aber das Schöne an Notion oder der große Unterschied zu Notion ist: Die Funktion von Trello, diese Kanban Boards, ist nur ein Teilbereich in Notion. Also Trello macht das natürlich super gut, dieses System und das möchte ich auch gar nicht absprechen. Wer damit klarkommt, ist mit Trello vielleicht auch super happy. Aber man kann eben nicht nur diese typische Trello -Ansicht, diese Kanban-Board-Ansicht, sondern auch Listen und Galerie-Ansichten. Also man kann sich seine Seite so gestalten, wie man das eigentlich möchte, und kann vor allem auch mit sogenannten Datenbanken, die man anlegen kann, sehr gut verschiedene Ansichten erstellen. Aus einer Datenbank kann ich zum Beispiel eine Kalender-Ansicht und eine Kanban-Ansicht wie in Trello generieren und dann nicht unterschiedliche Trello-Boards oder unterschiedliche Tools pflegen, sondern kann das alles innerhalb von Notion abbilden. Und das ist eigentlich auch schon so der große Unterschied: Also Notion vereint sehr viele Tools oder sehr viele Funktionen in sich und macht das alles sehr gut. Natürlich, was Trello im Speziellen jetzt noch ein bisschen besser kann, ist so diese Automatisierung. Also das nutzen wir super stark, dass wir bei Trello ganz, ganz viele automatisierte Vorgänge eingerichtet haben. Das funktioniert auch perfekt und so was hat Notion noch nicht. Also so eine automatisierte Geschichte wie z.B. „Wenn eine Aufgabe erledigt ist, passiert X“. Das geht in Notion aktuell noch nicht, aber die Entwickler sind da immer sehr offen, was sie so auf ihrer Roadmap haben. Vielleicht tut sich da ja was.
Katrin: Und man muss sagen, das ist ja auch eher so ein Feature für Fortgeschrittene. Ich glaube ja nicht alle Menschen, die Trello benutzen, haben auch das mit den Automatisierung schon raus. Oder kennen das Feature überhaupt oder haben das irgendwie eingerichtet.
Jenni: Das stimmt. Also eher was für Trello Ultras.
Katrin: Ich mache mal meine Notizen auf, die ich natürlich in Notion gespeichert habe. Ich wollte dich noch fragen, ob du uns ein bisschen beschreiben kannst (man kann sie jetzt natürlich nicht mal eben so zeigen, sondern du musst jetzt beschreiben.= Aber du hast ja sowohl im Privaten wie auch im Beruflichen sehr tolle Möglichkeiten gefunden, wie Notion dir hilft. Du machst die Notion-Boards ja nicht nur, weil sie Spaß machen, sondern auch, weil sie irgendetwas brauchst. Und du warst da zum Beispiel neulich im Urlaub und hast da so ein gewisses Board angelegt. Du weißt wahrscheinlich, worauf ich hinaus will.
Jenni: Ich weiß, worauf du hinaus willst. Ja, ich bin in den Urlaub gefahren und habe zwei Kater. Also diese Information hat erst mal nichts miteinander zu tun. Aber während meines Urlaubs muss sich natürlich jemand um meine zwei Kater kümmern. Und da habe ich liebe Freunde gefragt, ob sie da die Katzenpflege für die drei Tage übernehmen. Dem haben sie auch zugestimmt. Sie haben sich aber ein Erklärvideo gewünscht. Also ich sollte einmal filmen, wie ich die Katzen füttere, damit sie da auch nichts falsch machen. Das sind keine Katzen-Menschen und es wäre sozusagen das erste Cat-Sitting gewesen. Und statt eines Videos dachte ich mir „Ah, perfekte Gelegenheit für eine Notion-Seite !“ und habe eine Cat-Sitting-Seite in Notion angelegt. Und da waren sowohl Fotos der Katzen. Ich habe natürlich auch so wichtige Informationen inkludiert wie die Spitznamen der Katzen, aber dann auch weniger wichtige Dinge wie Tierarzt-Informationen. Und das Schöne ist, ich konnte auch direkt eine Karte zum Tierarzt hinzufügen. Ich habe verschiedene GIFs erstellt, wie man gewisse Sachen macht hier. Also eventuell habe ich ein bisschen übertrieben.
Katrin: Nein, die Seite ist fantastisch! Wenn ich bei dir Cat-Sitterin gewesen wäre, da wäre keine einzige Frage unbeantwortet geblieben, inklusive in welchem Schrank genau sich die Leckerchen verstecken und so weiter.
Jenni: Richtig, all das sind wichtige Informationen und ich habe mir auch gedacht, wenn, dann eben richtig. Und das Schöne ist ja, dass man mit Notion jedes jede Seite auch öffentlich schalten kann. Das heißt, die Freunde, die sich um die Katzen gekümmert haben, die haben selber keinen Notion-Account, haben aber trotzdem auf die Inhalte zugreifen können. Das sind ja jetzt zeitlose Inhalte. Das heißt, ich kann jetzt ständig in Urlaub fahren und dann diese Seite an die jeweiligen Katzen-Sitter teilen.
Katrin: Praktisch! Genau, das geht. Also man schaltet die Seite quasi auf öffentlich mit Link und alle, die den Link haben, können dann auf die Seite zugreifen. Das ist jetzt nicht unbedingt SEO relevant, dass Leute nach „Cat Sitting Düsseldorf“ googeln und wahrscheinlich eine Seite kommen, dann eine Seite. Aber das ist jetzt ein praktischer Weg, um Informationen mit anderen Leuten zu teilen, ohne dass die dann auch ein Konto bei einem Tool haben müssen und so weiter. Also ja, eine praktische Funktion von Notion und ansonsten, das Pflanzen-Board hast du ja auch eben als Beispiel genannt. Erzähl doch mal!
Jenni: Das beispielhafte Pflanzen-Board existiert wirklich. Da kümmere ich mich mit meinem Freund um unsere Pflanzen. Seitdem hat sich die Überlebensrate unserer Pflanzen zu Hause ins Unermessliche gesteigert. Danke Notion an dieser Stelle, auch im Namen meiner Pflanzen. Dann habe ich eine Notion-Seite für meine Sprache, die ich lerne. Ich lerne seit ein paar Jahren Chinesisch, mehr oder weniger erfolgreich, aber dachte mir, vielleicht kann ich das auch in Notion abbilden. Und es gibt auf YouTube super viele Videos dazu, wie vor allem Studenten und Schüler Notion fürs Lernen benutzen. Und da habe ich mir so ein bisschen was abgeguckt und habe jetzt schon diverse Schriftzeichen-Verzeichnisse angelegt und bin auch gerade dabei, zu jedem Themenfeld, also so typischen Smalltalk-Themenfeldern einzelne Seiten anzulegen. Und immer wenn ich irgendwas lese oder aufschnappen oder mir sonst merken will, notiere ich das da und versucht das so ein bisschen in eine für mich sinnvolle Struktur zu bringen. Und schon allein das Anlegen der ganzen Themen habe ich zumindest so das Gefühl, dass sich da mir mehr behalten kann als ohne Notion.
Katrin: Also ich muss auch sagen, ich wünschte, es hätte Notion schon gegeben, als ich noch im Studium war. Ich glaube, das hatte mir geholfen und an der Stelle könnte man vielleicht noch ein bisschen abgrenzen von Evernote. Das kennen ja vielleicht viele als populäres Tool, um digitale Notizbücher anzulegen. Wie würdest du Notion und Evernote abgrenzen?
Jenni: Das ist auch ein gutes Beispiel, weil auch Evernote habe ich vorher sehr fleißig genutzt. Evernote war eher so, wieso meine Gerümpelkammer an Notizen. Also das war ich überhaupt nicht organisiert, muss ich sagen, sondern ich habe da einfach alles rein getippt, was ich so gerade so aus dem Kopf bekommen wollte und habe da alles von Kundennotizen über – das darfst gar nicht sagen –Passwörter alles reingehauen, was ich so gefunden habe. Da waren Linklisten drin. Also alles was man sich vorstellen kann, also auch Sachen, die auch nichts da drin verloren haben.
Jenni: Da war wirklich alles mögliche drin und all das habe ich jetzt einmal strukturiert in Notion reingeworfen. Das Schöne ist, Notion bietet da sehr komfortable Import-Funktionen an, sowohl für Trello-Boards als auch für Evernote-Notizen und habe da mal direkt die Chance genutzt, ein bisschen aufzuräumen und geguckt welche Notiz sparkt Joy und darf bleiben und der Rest musste dann gehen.
Katrin: Ja also ich muss sagen, ich habe früher auch Evernote benutzt. Ich finde Notion aber viel übersichtlicher. Also irgendwann habe ich in Evernote selber nicht mehr richtig durchblickt und in Notion fällt es mir viel leichter den Überblick zu bewahren und eben nicht einfach nur Texte oder Bilder, Schnipsel oder so, sondern dann auch einfach mal zwischendurch eine To do Liste oder einen Verweis von einer anderen Seite und so weiter zu haben. Also das passt irgendwie auch besser zu der Art, wie ich denke. Es klingt vielleicht blöd, aber dass man halt zum Beispiel so Querverbindungen hat. Viele Notion-User machen ja sogenannte Dashboards, wo sie dann eine Übersicht machen über einen bestimmten Bereich und dann dort eben verschiedene Sachen verlinken. Also du könntest zum Beispiel ein Wohnungs-Dashboard anlegen und dann dort sowohl dann Pflanzen-Tracker als auch das Katzen-Handbuch als auch in die Liste mit den besten Pizzalieferdienste in der Umgebung zum Beispiel speichern. Also das finde ich eigentlich total erfrischend an Notion. Weil man hat ja gerade wenn man so verschiedene Sachen parallel irgendwie versucht zu bewältigen. Da sind wir jetzt auch wieder beim Bezug zum Ehrenamt. Also wenn man sagt ich habe einen Job oder ich habe mein Studium, vielleicht habe ich noch einen Nebenjob, ich habe dann mein Hobby, ich habe mein Ehrenamt und manchmal fühlt man sich dann ja überfordert. Man weiß gar nicht, was genau als nächstes ansteht. Dann hat man vielleicht die Notizen zum Studium in einem Papierkalender und die Notizen zum Ehrenamt in Trello. Ja, ich finde es schön, wenn man wirklich dann noch mal so Dashboards hat, wo man dann die besagten Sachen in Notion verlinkt oder halt Links nach nach außen/ nach extern setzt. Das hilft mir auf jeden Fall, den Überblick zu behalten.
Jenni: Finde ich auch. Und das Schöne an Notion ist halt, dass es nicht so in so ein vorgefertigtes Gerüst irgendwie geschubst, wie jetzt Trello zum Beispiel, sondern man kann halt alles so gestalten, wie es für sich selber oder für sein Projekt einfach gerade passt. Und ja, wie eingangs schon gesagt, auf der einen Seite kann das natürlich auch überfordern, auf der anderen Seite gibt es eben auch sehr, sehr viele Möglichkeiten.
Katrin: Lass uns mal kurz über Redaktionspläne sprechen, da hast du ja auch schon mal Notion für eingesetzt, richtig?
Jenni: Genau das benutze ich auch schon sehr fleißig für ihre Redaktionspläne und muss sagen, da gefällt mir eben vor allem diese Datenbank-Funktion, also „Database“. Das funktioniert so, dass man seinen ganzen Content in einer Datenbank sozusagen reinwirft und anlegt. Das ist eine tabellarische Geschichte, super übersichtlich und kann dann auf diese Datenbank verweisen und zum Beispiel eine kleine Übersicht erstellen von geplanten Postings auf einer Seite das ganze danach filtern und kann dann nur diese Informationen, zum Beispiel, Leuten zur Verfügung stellen.
Katrin: Was ich cool finde: Notion ist es vom Design her ziemlich reduziert. Man hat da auch nicht so krass die Möglichkeiten, das alles total bunt zu machen, sondern man hat zum Beispiel die Möglichkeit, Texte oder Elemente farbig zu hinterlegen und da gibt es dann halt nur acht Farben oder so zur Auswahl, aber das macht es dann gleich übersichtlicher. Und was man zum Beispiel machen kann, ist, wenn man angenommen, man hat jetzt einen Blog und einen Instagram-Account und einen E-Mail-Newsletter, dann könnte man zum Beispiel eine große Datenbank anlegen und dann zum Beispiel dem E-Mail Newsletter die Farbe Orange zuweisen, Instagram die Farbe Pink und dem Blog die Farbe Lila und könnte dann da eben diese verschiedenen „Properties“ anlegen. Wie kann man das künftig übersetzen? Was sind Properties in Notion? Ähm, also das sind so Merkmale.
Jenni: Ja, also ich bin jetzt fast mit „Tags“ übersetzt, aber das ist ja noch mal eine andere Geschichte.
Katrin: Also als Beispiel gerade zum Thema Redaktionsplan könnte man zum Beispiel sagen, diese Elemente in der Datenbank sollen das Merkmal haben „Wann soll der Post erscheinen?“ als „Datum“. Die sollen einen „Status“ haben mit „ist noch in der Mache“ und „ist fertig“ und „ist veröffentlicht“. Und man kann dann eben diese verschiedenen Properties kann man sich selber anlegen und da könnte man dann zum Beispiel eine Property machen mit „Medium“ und dann sagen „Das ist ein Beitrag für den Newsletter“, „das ist ein Beitrag für Instagram“, „das ist ein Beitrag für den Blog“. Könnte dann zum Beispiel eine Property machen mit „Ideen-Status“: „ist in Arbeit“ und „ist fertig“ und dann kann man eben filtern. Und das ist so das Magische, dass man dann verschiedene Ansichten machen kann. Und dann kann man sagen „Zeig mir nur die Sachen, die in den nächsten vier Wochen erscheinen sollen und noch nicht fertig sind.“ Damit ich meine To do Liste habe oder zeig mir alles, was auf Instagram passiert, damit ich eine Übersicht über Instagram habe und das ist so, was Trello und Co. leider nicht können. Nicht in dem Maße.
Jenni: Das hast du schön zusammengefasst. Und auch da ist ebenso diese krasse Individualisierung, so dass das, was Notion für mich so ausmacht. Und ja, gerade so farblich und designtechnisch ist es schon beschränkt. Aber so ein paar nette Features gibt es ja. Also jede Seite kann mit einem Titelbild versehen werden. Man kann sogar customized Icons hochladen. Also wenn ihr irgendwie ein Logo habt oder so, kann man das Ganze integrieren und da anzeigen lassen. Da gibt es so ein paar Möglichkeiten, aber so farblich, die Corporate Farbe, die wird man wahrscheinlich nicht unbedingt einbinden können.
Katrin: Und es gibt auch nur drei verschiedene Arten von Fonts und so. Also da ist es schon reduziert. Aber ein sehr markantes Element ist ja, dass man jeder Seite so ein Emoji zuweisen kann, was dann quasi wie so ein Art Logo für die Seite gelten kann. Also zum Beispiel dein Katzen-Wiki: natürlich nimmst du dann ein Katzen-Emoji. Oder für dein Pflanzen-Board nimmst du natürlich eine Pflanze. Was ich an diesen Emojis so cool finde ist, dass das ja so was Assoziatives ist. Sprich wenn ich mir ein Life Dashboard machen will, dann fällt mir halt ein, welches Emoji verbinde ich mit Life? Und dann ist es aber auch für mich sofort auf den ersten Blick dann wieder sichtbar, wenn ich in meinem Notion rum klicke, weil das ist ja für mich total klar, das ist das grünes-Herz-Emoji, wenn ich irgendwie ein bisschen öko und wenn jemand anders total der Gamer ist, dann hat er vielleicht so ein Controller-Emoji oder so was für sein Life-Dashboard. Und das finde ich eigentlich total cool, weil das so ein Menü ist, was es einem sehr leicht macht, sich dann auch in seinem eigenen Notion heimisch zu finden und zurechtzufinden.
Jenni: Und das macht es auch super übersichtlich. Ich habe auch für fünf verschiedene Projekte festgelegte Emojis. Oder ganz neu: alle Seiten, die ich zum Beispiel nicht teilen möchte, die versehe ich zum Beispiel mit einem Schloss-Emoji so, damit ich weiß „Okay, das sind Seiten, da wird nichts geshared“. Oder auch, wenn man im Team zusammenarbeitet, dass das dann klar ist, dass das das sind die internen Seiten, die eben nicht nach außen geteilt werden. Und so kann man sich so sein eigenes Icon-System erschaffen.
Katrin: Lass uns jetzt mal die fünf Fragen durchgehen, die wir uns bei diesem Tooltips quasi immer angucken und das jetzt mal durch die Verein-Brille anschauen und ach, erzähl doch noch mal kurz von deinem Engagement. Ich habe vorhin gesagt, eigentlich geht hier nicht um dein Engagement. Aber ein bisschen was machst du ja auch! Erzähl doch mal, was machst du denn ehrenamtlich?
Jenni: Also eigentlich sind sogar zwei kleine Vereine. Das eine Engagement ist ganz neu, deshalb bin ich da noch nicht so in Erscheinung getreten. Zum einen bin ich im Social-Media-Team der Connichi. Die Connichi ist die größte deutsche, ehrenamtlich organisierte Anime- und Manga-Convention. Wobei es geht auch um allgemeine japanische Popkultur und da ist mein Part dieses Jahr besonders gefragt, weil offensichtlich findet die Community nicht vor Ort in Kassel statt wie die letzten 18 Jahre, sondern dieses Jahr zum ersten Mal online. Und da bin ich seit ein paar Jahren im Social-Media-Team und dieses Jahr eben ein bisschen mehr eingebunden und erstelle da zusammen mit dem Team Postings, Texte und betreue die Social-Media-Kanäle davon. Und der andere Verein ist der Youlios Award, also der Verein, der dahinter steht, ist Web Video Kultur e.V. und die organisieren einen Award einmal im Jahr, der kleinere YouTube-Kanäle fördert. Und da habe ich lange als Moderatorin ausgeholfen. Immer so ein bisschen so: Keiner kann, Jenni, bitte komm mit uns auf die Bühne, okay. Und jetzt seit diesem Jahr ganz frisch, erst seit ein paar Wochen bin ich da jetzt auch im Online-Marketing-Team. Das heißt, ich schalte die Anzeigen für für den Verein oder für den Award.
Katrin: Eigentlich sehr schön. Du bist jetzt geistig wieder voll im Engagement-Modus. Sehr gut, dann lass uns doch jetzt mal überlegen, wie können Vereine, soziale Initiativen und so weiter. Wie könnten die Notion benutzen, nachdem wir ihnen jetzt 20 Minuten lang erzählt haben, wie toll Notion ist. Die erste Frage ist ja immer „Was ist das?“ Ich glaube, da haben wir jetzt grundsätzlich schon viel über die verschiedenen Funktionen gesprochen, nicht wahr? Also es ist ein Projektmanagement-Tool, ein Produktivitäts-Tool, ein Notiz-Tool, ein Wiki-Tool.
Jenni: Es kann alles!
Katrin: Man muss es erlebt haben, um es zu verstehen. Also es ist auf jeden Fall ein Tool, was man für verschiedene Arten benutzen kann. Und auch hier wieder der Appell, sich vorher vielleicht Gedanken zu machen, wofür man das genau nutzen will, statt einfach wild alle Templates einmal auszuprobieren. Also sprich, es könnte jetzt ein Tool sein, was ein bisheriges Tool bei euch ersetzt, wenn ihr zum Beispiel bisher mit Trello gearbeitet hat. Die zweite Frage ist „Wofür braucht man das?“ Jenni, was fallen dir denn so für praktische Szenarien ein? Wie könnte ein Verein einsetzen?
Jenni: Zum einen natürlich ganz klassisch der Redaktionsplan. Ich glaube die Funktion ist super in Notion abzubilden und mit verschiedenen Personen zu teilen. Dann für Für meine Agentur benutze ich Notion zum Beispiel auch: Ich habe so und so ein so ein Board angelegt, auf dem alle Brand Assets angelegt sind. Da ist ein…
Katrin: Halt, Stop. Was meinst du mit Brand Assets? Das musst du jetzt erklären.
Jenni: Okay. Brand Assets im Sinne von da ist unser Logo hinterlegt, da sind unsere Schriften hinterlegt, unsere Corporate Farben, also alles, was so das Design von der Agentur praktisch betrifft und auch so Geschichten wie „wie füge ich meine E-Mail Signatur ein? “ und so. Also alles was, was das organisatorische visuelle Auftreten betrifft, das ist auf so einer Seite zusammengefasst und auch alles mit Downloadlinks und alles versehen, so dass wir das ganz, ganz leicht teilen können. Sowohl an externe Leute, die irgendwie Designs für uns erstellen oder wenn jemand mal anfragt und ein Logo von uns braucht. Also das passiert jetzt nicht so oft. Es ist nicht so, als würde das wöchentlich passieren. Aber ich bin darauf vorbereitet. Sagen wir so und dann kann man das einfach teilen. Und da sind alle Assets hinterlegt, die man sich wünschen kann.
Katrin: Ja, das ist für Vereine auf jeden Fall auch super super wichtig, weil das sonst schon mal passiert, dass man zum Beispiel einen Flyer gestalten lassen möchte oder irgendjemand aus dem Team sich dazu bereit erklärt. Und dann „Hm, wo ist eigentlich unser Logo?“ Und dann lädt man das irgendwie als pixeligs .png von der Webseite runter, statt das richtige Logo in der druckfähigen Qualität quasi zu verwenden. Und das sehe ich auch für Vereine, dass das total sinnvoll ist, wenn man sich da diese Brand Assets, also die Logos, Schriften, Informationen, welcher Hex-Code für die Farbe und so weiter, wenn man das alles mal an einem Ort sammelt.
Jenni: Und auch generell ist so dieses diese Wiki-Funktion sag ich jetzt mal ist super interessant. Also alles was irgendwie an Wissen in einem Verein oder in einer Organisation vorhanden ist, was man einmal aufschreiben und bündeln kann, dafür eignet sich Notion einfach super. Also das kann von irgendwelchen Richtlinien sein. Das kann auch zu einer Team-Übersicht sein. Wer ist eigentlich für was zuständig? Wer hat das Sagen in welchem Bereich? Und da also alles was so an Wissensdatenbank oder klassischem Wiki praktisch existiert (oder vielleicht noch nicht existiert, aber schon existieren kann) kann für Vereine glaube ich super sinnvoll sein, weil das dann natürlich auch super einfach macht, neue Leute an Bord zu holen oder da auch mal jemand Fremdes an irgendwas ran zu setzen, der vielleicht noch nicht alles auf dem Schirm hat.
Katrin: An der Stelle schamlose Werbung für unseren kostenlosen Online-Kurs zum Thema Wissensmanagement, denn wir wissen, dass das ein großes Thema bei Vereinen ist, gerade bei zum Beispiel Vereinen mit vielen Studierenden. Die sind dann halt mal zwei Semester dabei und verschwinden dann wieder, weil sie an ihrer Bachelorarbeit schreiben oder in einer anderen Stadt weiter studieren. Und wenn man da dann nicht mehr weiß, wie man genau etwas macht oder wie denn das letztes Mal aussah usw. da verschwendet man sehr viel Zeit und Energie, um das dann immer wieder neu zu machen, das Rad neu zu erfinden. Und das muss nicht sein. Und deswegen haben wir einen Kurs zum Thema Wissensmanagement. Da beschreiben wir auch ein bisschen, wie das ganze funktioniert. Also zum Beispiel mit der Wissensspirale und mit dem Baukastensystem. Da gibt es ein paar Modelle und dafür kann man tatsächlich Notion auch an verschiedenen Stellen einsetzen, also um Wissen zu sammeln oder um Wissen dann zu strukturieren und anderen wieder zur Verfügung zu stellen. Wikis in Notion zu machen macht Spaß!
Katrin: Was ich mir auch vorstellen kann, ist für ganz konkrete Projekte (z.B. Events) dann auch zu sagen: Okay, dann machen wir eine Notion-Seite, wo alles Relevante hinkommt zu dem Event. Und da kann man dann ja zum Beispiel auf das Wiki dann wieder verlinken und sagen „Wir brauchen bei dem Event… Ich denke immer dann gleich offline… Bei dem Event bieten wir was zu essen an und dann haben wir zum Beispiel eine Notion-Datenbank, wo Sachen drinstehen, die man bei den letzten Malen angeboten hat, wo dann gleich drinsteht. Erfahrungsgemäß brauchen wir für 50 hungrige Mitglieder 75 Bratwürstchenauf dem Grill oder sowas und dann kann man eben bei der Planung des nächsten Events da direkt drauf zugreifen und hat dann da wieder das Wissen und das Bratwürsten-Rezept oder was auch immer. Oder die Info bei wem man sich den Grill ausleihen kann zum Beispiel.
Jenni: Alles ist möglich. Aber auch generell Budgetplanung kann man auch in Notion abbilden. Leider – das ist jetzt ein bisschen nur so ein kleiner Makel – ist es nicht so krass wie jetzt eine Excel-Tabelle, was man da in Notion erstellen kann. Das hat auch so eine ganz eigene Syntax. Also da muss man tatsächlich noch mal alle Formeln neu lernen. Das ist jetzt nicht so dieselbe Struktur wie jetzt in Google Tabellen oder in Excel, je nachdem was, was ihr nutzt. Aber das lohnt sich schon. Man kann da schon ein paar abgefahrene Sachen machen, aber man ist auch einigermaßen limitiert. Also es ist halt… Notion, kann viel, aber nicht alles perfekt und Tabellen gehört dazu. Aber für so eine einfache Kostenkalkulation oder eine Budget-Übersicht ist Notion auf jeden Fall absolut ausreichend.
Katrin: Die dritte Frage aus unseren Tooltip-Folgen ist immer: An welcher Stelle im Prozess setzt man das Tool ein? Also quasi wenn man so Workflows hat, wo spielt Notion da eine Rolle? Was denkst du, Jenni?
Jenni: Im Prinzip überall. Also sowohl ich kann mir Notion zur Mitglieder-Gewinnung vorstellen. Ich habe zum Beispiel vor kurzem mal nach einer Ausschreibungstext über eine Notion-Seite bekommen. Also das war wie so eine Stellenausschreibung. Das heißt also, da kann man bewusst öffentliche Notion-Seiten gestalten, die (SEO-mäßig ist dann nicht so viel los) die man aber eben bewusst streuen kann oder an Interessierte verschicken kann, in seinem Newsletter mit aufnehmen kann etc. Das heißt, ich kann es mir so wohl ganz am Anfang in der Mitglieder-Gewinnung zum Beispiel gut vorstellen. Dann Projekte, die man damit planen kann. Man kann dieses eben schon benannte Wiki aufbauen, also wirklich schauen, welches Wissen habe ich in meinem Verein oder in meiner Organisation, dass ich irgendwie mal strukturiert runterschreiben will, damit man neue Leute einfacher integrieren kann. Ich überlege gerade, ob man theoretisch auch… Ja ja, spricht ja nichts dagegen.. ein Mitglieder Verzeichnis mit Notion aufbauen kann.
Katrin: DSGVO spricht vielleicht dagegen.. Die Funktionen sind da!
Jenni: Das war gerade der Gedankengang, der mich da so ein bisschen davon abgehalten hat. Aber man kann zum Beispiel auch – das habe ich ein paar Mal gesehen – man kann sogar ganze Webseiten bauen in Notion. Also da gibt es auch ein paar Drittanbieter oder Add ons, die man da nutzen kann und sich da so ohne Programmierkenntnisse und fast ohne Kosten eine eigene Webseite erstellen kann. Wie gesagt, kleiner Disclaimer: SEO mäßig ist es halt nicht so der Burner, aber generell für den Start vielleicht oder für ein unkompliziertes Zusammenarbeiten, weil gerade für diese für dieses Zusammenarbeiten ist Notion auch super. Könnt ihr euch vorstellen wie Google Drive, Also jeder sieht genau wer macht was wo zu welchen Zeit und das ändert sich in Echtzeit.
Katrin: Und man kann Sachen kommentieren. Zum Beispiel wenn man etwas nicht einfach ändern will, sondern zum Beispiel dann da noch mal Kommentar schreibt: „Hey Jenni, die Formulierung finde ich ein bisschen missverständlich. Hast du das denn so gemeint oder so?“
Jenni: Das ist auch ganz wichtig. Man kann auch Seiten sperren, sodass sie nicht bearbeitbar sind. Also das ist vor allem eben für solche Seiten wie jetzt zum Beispiel die Brand Assets
Katrin: …oder das Budget! „Achso? Nur 40 Euro? Ich habe da noch eine Null hinzugefügt für meinen Bereich!“
Jenni: „Upsi, ich hab mein Gehalt mal erhöht!“ Nee, also so ein paar Seiten kann man auch gezielt sperren, sodass sie nur nicht bearbeitbar sind oder eben nur für Admins. Ja, also dieses Zusammenarbeiten geht glaube ich auf fast jeder Ebene mit Notion. Das ist das Schöne daran, weil absolut individualisierbar.
Katrin: Also was ich mir zum Beispiel total gut vorstellen kann. Angenommen man organisiert eine Demo oder sowas oder eine Social-Media-Hashtag-Aktion, dass man dann eine Notion-Seite erstellt, wo dann halt die wichtigsten Infos sind, den Link dann teilt. Und da kann man die dann zum Beispiel auch sehr einfach bearbeiten. Wenn es dann doch noch mal ein Update gibt. „Ah, die Demo fängt auch erst um 13 Uhr anstatt um 12“ oder so, dass man dann das sehr easy bearbeiten kann und die Leute einfach wissen: Unter diesem Link finde ich die aktuellen Infos zu der Aktion.
Katrin: Gehen wir mal zur nächsten Frage, die lautet: Wann lohnt sich die Pro-Version? Also nicht in allen Tools, die wir hier vorstellen, gibt es so eine kostenlose Version und eine Pro-Version. Bei Notion ist das ja der Fall, wobei da ja eh vor ein paar Monaten eine große Änderung kam, womit die kostenlose Variante nochmal mächtiger wurde, als sie es vorher war. Magst du das kurz erklären, was es für Varianten gibt von Plänen?
Jenni: Ja, sehr gerne, weil da haben wir noch gar nichts dazu gesagt. Notion ist nämlich zum großen Teil kostenlos. Und dieser Free Plan, wie du schon richtig sagst, vor ein paar Monaten wurde der nochmal umfangreicher gestaltet und jetzt ist es glaube ich bis zu 1000 Blöcken und ein Block…
Katrin: Nein, das war vorher und jetzt ist unbegrenzt!
Jenni: Ach schau an, bin ich gar nicht auf dem neuesten Stand. Ich wunderte mich nämlich schon, weil ich dachte, ich habe bestimmt schon über 1000 Blöcke
Katrin: schon über 5000 Blöcke.
Jenni: Also good news. Unbegrenzt unbegrenzte Blöcke sind in der Free Version nutzbar. Es gibt ein paar Einschränkungen, aber, und zwar einmal, ist es: Man kann nur maximal 5 Nutzer auf seinem Board oder auf seiner Seite einladen, also die auch bearbeiten können. Diese öffentlich Schaltung geht natürlich unbegrenzt, aber wenn Leute auch bearbeiten sollen auf einem neuen Board, dann geht das in der Free Version nur mit maximal 5 Leuten und es gibt auch keine SEO-Funktion. Also die ist sowieso schon nicht so die beste bei Notion sagt man sich, aber wenn man überhaupt so eine kleine SEO-Funktion freischalten will, dann geht das auch nur in der Pro-Version. Also da würde ich tatsächlich sagen, sobald man mehr als 5 Teammitglieder hat oder generell viel zusammenarbeitet, macht so eine so eine Pro-Team- Version schon Sinn. Einfach weil das das Zusammenarbeiten noch mal ein bisschen einfacher macht und übersichtlicher einfach ist.
Katrin: Also das ist vielleicht die große Krux, denn wenn ihr jetzt total angefixt seid und sagt „Geil, wir stellen den kompletten Verein auf den Notion“ um und man da wirklich will, dass da viele Leute miteinander zusammenarbeiten, dann brauchen mindestens eine Person einen Pro-Account. Eine Person, die das Board anlegt, wenn die den Team Account hat, dann reicht es quasi. Und die Leute, die mit drauf sind mit bearbeiten brauchen dann nicht, ob auch alle denen ein Team Account. Aber dann kommt man mit der kostenlosen Variante einfach nicht mehr so weit, wenn man da jetzt wirklich mit vielen Leuten gleichzeitig in verschiedenen Spaces arbeiten möchte.
Jenni: Genau. Aber gerade so zum Ausprobieren oder wenn man irgendwie eine One-Man-Show ist oder wie gesagt bis zu fünf Leute, dann kann man die free Version glaube ich guten Gewissens nutzen und zum Ausprobieren natürlich sowieso.
Katrin: Ich kann mir tatsächlich auch vorstellen, dass eh jetzt nicht der ganze Verein Bock drauf hat. Aber wenn zum Beispiel eine Einzelperson sagt „ich nutze Notion, um mein Studium zu organisieren und mach dann auch für meinen Bereich ein paar Wiki-Artikel, die ich dann den anderen freigebe“ oder so was. Oder wenn jetzt nur ein Team aus einem Verein sagt, wir entscheiden uns dafür, nicht mehr Trello zu benutzen, sondern dann ist das ja auch wieder kein Stress. Wenn es nur ein paar Leute sind. Dann bleibt nur noch die letzte Frage, nämlich: Was für Nachteile hat denn das Tool oder was? Was gibt es denn vielleicht für Situationen, wo du sagst: Hm da ist vielleicht nicht das Tool der Wahl. Was denkst du?
Jenni: Wenn man glaube ich viel mit so Automatisierung arbeitet, wie eben schon gesagt, da ist Notion glaube ich nicht das richtige Tool. Dann gibt es ja noch dieses DSGVO-Problem, sage ich jetzt mal, das leider gar nicht so irrelevant ist. Es ist so Notion ist wie fast alle Tools natürlich ein Tool aus den USA und auch die Server stehen in USA und natürlich ist alles zertifiziert und auch unter dem ePrivacy Shield unterworfen. Aber das wurde ja gekippt, kürzlich, im Juli glaube ich. Das heißt der EuGH hat gesagt, das reicht nicht, dass es nicht datenschutzkonform und hat somit praktisch jedes Tool, das nicht in Europa ansässig ist, damit so ein bisschen… Ich will nicht sagen, illegal gemacht, aber ich sage mal datenschutz-problematisch gemacht. Und wie das Ganze gerichtlich irgendwie bewertet wird, kann man noch nicht sagen. Ich bin ja auch kein Datenschutzanwalt, also werde ich mich auch hüten irgendwelche absoluten Aussagen zu treffen. Ich sage nur, das ist schon mit Vorsicht zu genießen. Und leider kann man jetzt nicht mehr sagen ja Notion ist datenschutzkonform oder DSGVO-konform. Also Notion ist da selber sehr sehr transparent. Da gibt es auch natürlich eine eigene Notion-Seite von Notion über ihren Umgang mit Datenschutz. Aber Fakt ist eben: die Server stehen in den USA. Das heißt, eure Daten sind in den USA gespeichert und das könnte natürlich zum Problem werden, wenn ihr mit sensiblen Daten arbeitet.
Katrin: Also sprich wenn ihr jetzt total Bock drauf habt und probiert Notion noch mal aus, indem ihr eure Pflanzen Übersicht anlegt oder eure Katzen-Sitting Übersicht. Eure Katzen haben da kein großes Problem damit…
Jenni: .. aber vielleicht keine Mitgliederliste führen.
Katrin: Genau. Die sensiblen Daten, Mitgliederlisten, Kontaktliste und so weiter, die vielleicht erst mal nicht auf Notion einpflegen. Und wie immer gilt: Besprecht das bitte mit eurem Anwalt oder eurer Anwältin oder wenn ihr einen Datenschutzbeauftragten habt, dann ist der der Richtige dafür.Dieses Datenschutz Thema begleitet uns eben leider alle.
Jenni: Und mal gucken. Das betrifft ja nicht nur Notion. Also das vielleicht noch mal ganz klar: Das ist kein Notion-Problem, sondern das ist ein Problem von allen nicht in Europa ansässigen Technologieunternehmen. Und – Spoiler – fast jedes gute Technologieunternehmen sitzt nicht in Europa.
Katrin: Mist. Ja…. Enden wir die Folge mit einem Downer.
Katrin: Das waren jetzt fünf Punkte, die wir euch, die wir eigentlich dann immer besprechen, wenn wir über so ein Tool sprechen, wie ihr gemerkt habt. Diese Folge ist ungefähr fünfmal so lang, wie unsere sonstigen Tool-Folgen. Wir haben extra ein Gast dafür gehabt und euch nicht nur einfach so von Audacity und Co erzählt, sondern ich persönlich bin ein großer Notion-Fan, Jenni auch, wie ihr gehört habt. Und ich glaube, dass Notion tatsächlich wirklich die Chance bietet, produktiver und entspannter und übersichtlicher zu arbeiten als andere Tools. Deswegen von mir der Appell: Probiert es gerne mal aus! Werdet Mitglied in unserem Fanclub und Jenni , hast du noch letzte, abschließende, motivierende, von Notion-Begeisterung triefende Worte?
Jenni: Wow, jetzt hast du mir so viel, so viel Druck aufgebaut. Was kann ich dir jetzt sagen, was dem gerecht wird? Also ich glaube Notion ist ein super Tool, das sehr sehr viele Tools in sich vereint und für sehr sehr viele Leute absolut ausreichend ist was den Funktionsumfang angeht. Und sofern man da datenschutzkonforme Daten eingibt, dann sollte das kein Problem darstellen. Wow, das war so ein richtig schlechtes Schlusswort. Probierts aus! Ich liebe Notion und ich hoffe ihr werdet das auch.
Katrin: An der Stelle noch mal ein Plug: Die Jenni hat da ja einen Blogpost zu geschrieben, warum sie Notion liebt und warum du es auch lieben wirst und wie sie es genau benutzt. Den verlinken wir in den Shownotes und da könnt ihr euch dann gerne noch mal inspirieren lassen. Sind da Screenshots von dem Katzen-Board eigentlich?
Jenni: Ja, da sind sind Screenshots vom Katzen-Board und es ist auch natürlich ein Template für ein Redaktionsplan den man sich kopieren kann in sein Notion.
Katrin: Also da könnt ihr gerne mal gucken, was es mit den Katzen auf sich hat und euch Jennis Templates kopieren und damit weiterarbeiten, wenn ihr System euch in euren Kram passt.
Jenni: Und auch natürlich, das Katzen-Board. Ich merke schon, das ist es vielleicht wichtiger.
Katrin: Also mich hast du damit aus den Socken gehauen mit dem Katzen-Board. Ich hatte richtig Lust nach Düsseldorf zu fahren und Cat-Sitting zu betreiben.
Jenni: Ja, also ich suche immer mal wieder Leute, die sich um die Schnurrberts kümmern. Nee, Spaß. Also das hat mir auch sehr viel Spaß gemacht, das Board zu erstellen.
Katrin: Und wenn man noch mehr Fotos und Videos von deinen Katzen sehen möchte, wo kann man die denn da sonst noch folgen?
Jenni: Man kann mir folgen auf Instagram unter ienni.works, auf Twitter unter jenni_works oder auf meinem Blog jenni.works super unkompliziert!
Katrin: Total! Wird verlinkt, damit ihr nicht tippen, sondern nur klicken müsst. Danke schön, dass du dir die Zeit genommen hast, mit mir über Notion abzunerden.
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